Arkistoi ja julkaise Aalto Repon arkistointityökalulla
Toimita palveluun ensisijaisesti aineistoa, joka on valmis, ei enää kartu ja on julkaistavissa. Tällä sivulla kerrotaan Aalto Repon arkistointityökalusta ja siitä, miten aineisto toimitetaan julkaistavaksi ja arkistoitavaksi.
Ohje arkistointityökalun käyttöön
- Koosta yhteen tallennettavan kokonaisuuden tiedostot sekä niihin liittyvät tiedot. Kokonaisuuden voi muodostaa esimerkiksi yksi projekti, kurssi, taiteellinen tuotos, näyttely tai tapahtuma. Tästä kokonaisuudesta muodostuu arkistointityökalussa kokoelma.
- Tarvittavat tiedot ovat esim. tekijä(t), ajoitustiedot, projektin tai tapahtuman nimi.
- Tutustu myös aineiston luovutussopimukseen ja käyttöoikeuksiin.
- Jos kokonaisuuteen kuuluu useiden eri tekijöiden tuotoksia (esim. näyttely, kurssi, projekti), voit kutsua heidät lisäämään aineistonsa samaan kokoelmaan arkistointityökalussa.
- Ota yhteyttä arkistoon: Uuden kokoelman luomiseksi, pyydä Aalto-yliopiston arkistosta pääsy arkistontityökaluun lähettämällä pyyntö sähköpostitse osoitteeseen: arkisto(at)aalto.fi
- Avaa kokoelma arkistointityökalussa: Arkisto jakaa sinulle linkin uuteen kokoelman, jonka tiedot täytetään seuraavissa vaiheissa.
- Olet nyt kokoelman omistajan roolissa (Collection Owner).
- Täytä kokoelman metatiedot lomakkeella: Pakollinen kenttä on merkitty ∗ tähdellä. Info-painike sisältää kenttäkohtaisen ohjeen.
- Nimeä kokoelma (Title)∗: Anna kokoelmalle nimi, esim. tapahtuman, projektin tai kurssin nimi.
- Kuvaile kokoelma (Description): Kuvaile mistä kokoelmassa on kysymys: kuvaile kurssi, projekti, tapahtuma, näyttely tai muu kokoelman konteksti, jossa sen tallennettavat kohteet ovat syntyneet.
- Huomiot arkistolle (Notes): Lisää halutessasi lisätietoja tai huomioita kokoelmasta aineiston käsittelijälle arkistossa, nämä tiedot eivät tallennu näkyviin järjestelmässä.
- Vuosi, varhaisin (Year from): Vanhimman tallennettavan kohteen ajoitus ilmaistuna vuoden tarkkuudella, esim. 2024.
- Vuosi, myöhäisin (Year to): Uusimman tallennettavan kohteen ajoitus ilmaistuna vuoden tarkkuudella, esim. 2026.
-
Tallenna (Save): Klikkaa Save ja kokoelma tallentuu. Voit klikata Save & New jos haluat luoda heti perään toisen uuden kokoelman.
(∗ pakollinen kenttä)
- Jos haluat kutsua toisen henkilön tai useampia henkilöitä lisäämään omat tuotoksensa mukaan kokoelmaan, klikkaa kokoelman tallennuksen jälkeen oikeassa yläreunassa Sharing.
- Access-valikosta valitaan Read/Write-oikeudet henkilölle, jolle kokoelma jaetaan.
- User-valikosta haetaan nimellä ne henkilöt, joille kokoelma jaetaan.
- Share and send notifications: Klikkaa painiketta lähettääksesi kutsun henkilöille, voit lisätä myös ohjeen tai kommentin kutsuun.
- Tiedoston lisääminen: Lisää kokoelmaan tiedosto klikkaamalla oikeassa yläkulmassa painiketta Create New Collection Asset. "Asset" on arkistointityökalussa yksi tiedosto, joka kuvaillaan tällä lomakkeella tarkemmin.
- Täytä assetin metatiedot lomakkeella. Pakollinen kenttä on merkitty ∗ tähdellä. Info-painike sisältää kenttäkohtaisen ohjeen. Alla on ohjeet kullekin lomakkeella näkyvälle kentälle.
- Title ∗ : Kirjoita tiedostolle lyhyt kuvaileva nimi suomeksi tai englanniksi.
- Content Type ∗ : Valitse valikosta tallennettavan tiedoston tyyppi: kuva, teksti, video, ääni.
- Creator: Kirjoita kohteen tekijän nimi muodossa: Sukunimi, Etunimi. Vain yksi nimi per kenttä.
- Creator: Mikäli kohteella on useita tekijöitä, kirjoita seuraavan tekijän nimi muodossa: Sukunimi, Etunimi. Vain yksi nimi per kenttä.
- Creator: Mikäli kohteella on useita tekijöitä, kirjoita seuraavan tekijän nimi muodossa: Sukunimi, Etunimi. Vain yksi nimi per kenttä. Jos tekijöitä on lisää, jatka nimien lisäämistä Description (kuvailu)-kentässä.
- Asset Created Year ∗ : Kohteen ajoitus vuoden tarkkuudella, esim. 2026.
- Place: Lisää kohteeseen liittyvä paikkakunta, esim. Espoo.
- Degree Programme: Mikäli tallennettava kohde liittyy johonkin Aallon koulutusohjelmaan, hae se nimellä valikosta.
- Publicity: Järjestelmässä on oletuksena valittu Public. Arkistointityökalulla arkistoidun aineiston tulee olla julkista.
-
License ∗ : Valitse kohteen käyttölisenssi, joka määrittelee aineiston käyttöehdot muille:
Tarjolla olevia käyttölisenssejä ovat Creative Commons ja Rights Statement -lisenssit:
CC-BY (Nimeä)
Lue lisenssiehdot: https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/deed.fi
Creative Commons CC-BY 4.0 -lisenssi antaa luvan jakaa, käyttää ja muokata teosta myös kaupallisesti, kunhan teoksen alkuperäinen tekijä (tai tekijät) mainitaan. Jos teosta muutetaan, muutoksista on kerrottava.CC-BY-NC-ND (Nimeä – Ei kaupallisiin tarkoituksiin – Ei muutoksia)
Lue lisenssiehdot: https://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/deed.fi
Creative Commons CC-BY-NC-ND 4.0 -lisenssi sallii teoksen jakamisen, kunhan alkuperäinen tekijä (tai tekijät) mainitaan. Teosta ei saa muuttaa tai käyttää kaupallisiin tarkoituksiin.InC-EDU (Käyttö opetustoiminnassa sallittu)
Lue lisenssiehdot: https://rightsstatements.org/page/InC-EDU/1.0/?language=fi
Rightsstatement InC-EDU 1.0 -merkintä tarkoittaa, että teos on tekijänoikeuden alainen, mutta sitä voidaan käyttää oppilaitoksissa ja opetustarkoituksiin - Description in English: Kuvaile englanniksi kohteen aihetta, kuten tuotosta ja sen merkitystä, tilannetta ja siihen liittyviä henkilöitä tai paikkoja.
- Description in Finnish: Kuvaile suomeksi kohteen aihetta, kuten tuotosta ja sen merkitystä, tilannetta ja siihen liittyviä henkilöitä tai paikkoja.
- Identifier: Mikäli kohteella on yksilöivä tai pysyvä tunniste, lisää se tähän kenttään, esim. DOI.
- Upload file ∗ : Hae tallennettava tiedosto, lataaminen käynnistyy automaattisesti. Tallennettava tiedosto voi olla maksimissaan 2 GB. Sallitut tiedostotyypit ovat png, .jpg, .pdf, .jpeg, .tif, .tiff,. mp4, .avi, .mov, .mpeg, .mpg, .mp3, .wav
- Read & Approve Agreement: Klikkaa auki Luovutussopimus-dokumentti. Lue sopimusehdot ja hyväksy ne painamalla viimeisen sivun lopussa: I have read and approve the agreement
- Save: Tallenna klikkaamalla Save. Valitse Save & New jos haluat heti perään jatkaa uuden tiedoston tallentamiseen samaan kokoelmaan.
-
Mikäli jatkoit tallentamaan uutta kohdetta, voit kopioida edelliset metatiedot valitsemalla (Copy Previous Record)
(∗ pakollinen kenttä)
- Kun kokoelma on valmis eikä siihen enää lisätä aineistoa, lähetä se hyväksyttäväksi.
- Valitse Submit for Approval kokoelmanäkymän oikeassa yläkulmassa. Voit lisätä kommentin tai viestin, joka näkyy henkilöille, joille kokoelma on jaettu.
- Jos kokoelma hyväksytään, saat sähköpostiisi tästä vahvistuksen viestissä Your collection has been approved.
- Jos kokoelma hylätään, siihen täytyy todennäköisesti lisätä joitakin tietoja. Saat tässä tapauksessa sähköpostiisi viestin Your collection has been rejected, joka sisältään tarkemman ohjeen mitä sinun pitää tehdä seuraavaksi.
- Jos lisäsit kokoelmaan omia tiedostoja, saat sähköpostiisi viestin Your assets have been approved, jossa eritellään tallentamasi tiedostot ja niiden tiedot.
- Sähköpostien liitteenä on myös oma kappaleesi luovutussopimuksesta, joka sisältää tiedot kaikista luovutetuista aineistoista.
- Arkistointityökalulla viety aineisto käsitellään seuraavaksi Aalto Repositoryssä. Käsittelyaikana aineisto ei ole vielä julkinen.
- Aineisto on haettavissa, katseltavissa ja ladattavissa, kun se julkaistaan verkkosivuilla: repo.aalto.fi ja aaltoarkisto.finna.fi
- Julkaisemisesta ei tule erillistä ilmoitusta kokoelman omistajalle tai kohteiden tallentajille.
Aalto Repository
Aalto Repository (Aalto Repo) on tietojärjestelmä, joka on suunniteltu digitaalisen sisällön pitkäaikaissäilytykseen, hallintaan ja esittämiseen. Järjestelmä varmistaa yliopistossa luodun pysyvästi...
Työkalulla toimitettava aineisto
Aalto Repon arkistointityökalulla voi toimittaa arkistoitavaksi ja julkaistavaksi aaltolaisten työn, tutkimuksen ja opintojen aikana sekä näiden tuloksena syntynyttä ja kertynyttä aineistoa. Arkistointikyökalun kautta voidaan ottaa vastaan myös muuta yliopiston historiaan liittyvää sähköistä aineistoa.
- Aaltolaisen omat aineistot
- Aaltolaisten yhteisaineistot (projektit, kurssityöt, näyttelyt yms.)
-
Aalto-yliopiston historiaan liittyvät aineistot
| Esimerkkejä aineistosta | |
|---|---|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Vastaanotetut tiedostoformaatit
Arkistointityökalulla voi toimittaa seuraavia tiedostoformaatteja:
| Kuva | jpg, png, tif |
| Teksti | |
| Video | mp4, mov, avi, mpg |
| Ääni | mp3, wav |
Maksimitiedostokoko 2 GB.
Arkistointi ja pitkäaikaissäilytys
Arkistointityökalulla tallennettavaksi toimitetun aineiston säilytyksestä ja julkaisemisesta vastaa Aalto-yliopiston asiakirjahallintapalvelut. Aineisto tallentuu Aalto-yliopiston arkiston sekä Aalto ITS:n hallinnoimaan pitkäaikaissäilytys- ja arkistointijärjestelmään Aalto Repositoryyn. Aalto Repository on Preservica Ltd:n toimittama järjestelmä, joka varmistaa digitaalisten aineistojen käytettävyyden pitkällä aikavälillä, myös teknisten ympäristöjen muuttuessa ajan myötä.
Aineiston julkisuus, käyttöoikeudet ja henkilötiedot
Arkistointityökalulla voi lähtökohtaisesti toimittaa arkistoitavaksi aineistoa, joka on julkaistavissa avoimissa verkkopalveluissa opiskelijoiden, tutkijoiden sekä muun yleisön käyttöön. Aalto Repositoryssä on julkinen käyttöliittymä repo.aalto.fi aineiston hakemiseen, katseluun ja lataamiseen. Aineistoa haravoidaan rajapintojen kautta myös aaltoarkisto.finna.fi ja Finna.fi hakupalveluihin, jolloin aineistolla on laaja saavutettavuus.
Aineiston luovutuksen yhteydessä aineiston tekijät hyväksyvät aineiston luovutussopimuksen ja määrittelevät aineiston käyttöoikeudet. Aineiston luovutussopimukseen on hyvä tutustua jo ennen aineiston luovutusta: luovutussopimus.
Aineistoihin liittyvien henkilötietojen käsittely on kuvattu Arkiston ja asiakirjahallintapalveluiden tietosuojailmoituksessa: tietosuojailmoitus.
Aineiston kuvailu
Aineiston käytettävyyden ja pitkäaikaisen ymmärrettävyyden turvaamiseksi aineisto tulee kuvailla oleellisin tiedoin. Arkistointityökalussa on helppoa kuvailla aineistoa valmiilla kuvailulomakkeella, joka sisältää kaikki tarpeellisimmat tiedot arkistointia ja julkaisemista varten:
- Aineiston tai tuotoksen nimi
- Tekijät
- Ajoitus
- Paikka
- Koulutusohjelma
- Aineiston kontekstin ja sisällön kuvailu
- Käyttölisenssi
Aalto Repositoryn sisällön haku ja käyttö
Aalto Repositoryn (Aalto Repo) julkinen sisältö on haettavissa, katseltavissa ja ladattavissa järjestelmän hakuportaalissa. Tällä sivulla annetaan tarkemmat ohjeet Aalto Repositoryn aineiston...
