Viisi asiaa, jotka jokaisen pitäisi tietää etäkokouksista

1. Suuri etäkokous on tehoton ja unettava

Monella työpaikalla etäkokouksista on tullut tiedonjakokanavia, joihin kutsutaan kaikki – langoillehan mahtuu rajattomasti osallistujia.  Suuri määrä kokoustajia johtaa kuitenkin lähes poikkeuksetta siihen, että vain kourallinen pääsee ruudulle, ja muut osallistujat ovat näytöllä pieninä kuvina tai mustina ruutuina ja nimikirjaimina. Tämä on hankalaa kaikille osallistujille, koska toisten reaktioita on vaikeaa havaita. Tutkimuksen mukaan passiivisuus langoilla aiheuttaa myös väsymystä, joka laskee kognitiivista suoriutumista viidenneksellä – unelias kokoustaminen vaikuttaa siis työskentelytehokkuuteen myös kokouksen jälkeen. Jos kokous on osalle osallistujista vain tiedoksi, heille kannattaakin lähettää muistio kokouksesta jälkikäteen – ilman että he osallistuvat kokoukseen.

2. Etäkokouksen ihannepituus on alle puoli tuntia 

Tutkimuksen mukaan ihmiset alkavat etäkokouksissa väsyä jo 10 minuutin kohdalla, ja 30 minuutin kohdalla väsyminen kasvaa radikaalisti. Kokoukset kannattaa siksi pitää lyhyinä ja aktivoivina, keskusteluun kannustavina. Kalvojen ääneen lukeminen on turhauttavaa, koska ihmiset omaksuvat tiedon nopeasti. Jokainen voi perehtyä kokousmateriaaliin itsenäisesti, ja kokouksessa pelkästään keskustellaan. Yksipuolisen tiedotuksen voi hoitaa esimerkiksi nauhoittamalla tai kirjallisesti. Materiaalien läpi käymiseen ei kannata tuhlata aikaa, sillä etäkokouksissa sitä kuluu muutenkin livekokouksia enemmän: asioiden käsitteleminen on paljon hitaampaa virtuaalisesti kuin kasvotusten, koska viestintä ei ole niin rikasta, vain yksi pystyy puhumaan kerrallaan ja aikaa menee myös puheenvuorojen jakamiseen.

3. Yhden multitaskaus vaikuttaa muidenkin kokemukseen

Organisaatioissa on yleensä tiukemmat normit sähköpostien lukemiseen ja muuhun oheistoimintaan livekokousten aikana, mutta etäkokouksissa osallistujat vetäytyvät helposti omiin tehtäviin. Varsinkin jos kamerat eivät ole päällä, osallistuja voi jäädä alivirittyneeseen tilaan ja alkaa kompensoida sitä multitaskauksen avulla.

Jos joku havaitsee toisen lukevan sähköpostia etäkokouksen aikana, sammuttaa se halukkuuden osallistua keskusteluun. Erityisen lannistavaa on huomata kokouksen järjestäjän, esihenkilön tai muun korkean statuksen osallistujan keskittyvän muihin asioihin kokouksen aikana. Tiedosta siis oma roolisi etäkokouksessa.

4. Palautteen antaminen etänä on vaikeaa – mutta tärkeää

Vireystilaa pitää yllä se, että saa palautetta omalle sanomiselleen. Mustilta ruuduilta ja nimikirjaimilta on kuitenkaan mahdotonta saada mitään palautetta. Ihmisten aktiivisuutta voi nostaa peukuilla tai emojeilla, mutta niiden käyttö on vahvasti sidonnainen organisaatiokulttuuriin. Lähikokouksissa annettavan palautteen tehoon ne eivät yllä – erilaiset myöntelevät äänet tai nyökyttely kasvokkain viestivät aktiivisesti toiselle, että kuuntelet ja se kannustaa häntä jatkamaan.

5. Oman kuvan tuijottaminen häiritsee – piilottaminen vähentää stressiä

Tutkimusten mukaan ihmiset tuijottavat virtuaalikokouksissa omaa kuvaansa. Monet kokevat sen häiritseväksi, stressaavaksi ja kuormittavaksi. Etäkokoustelija saattaa siis tavallaan viettää tuntikausia päivästä itsensä seurassa, itseään samalla mielessään kritisoiden. Normaalitilanteissa ihmiset eivät ole omista eleistään ja olemuksestaan niin tietoisia kuin he ovat etäkokouksissa.

Jos kokouksessa laittaa kameran pois päältä, se voi auttaa osallistujaa itseään, mutta muut kokoukseen osallistujat joutuvat pinnistelemään entistä enemmän ilman kuvan antamia vihjeitä. Oman kuvan voi kuitenkin piilottaa itseltään, vaikka kamera onkin päällä ja kuva näkyy muille.