Lisää tai vaihda tilinumero palkanmaksua varten
Miksi suojattu yhteys ja erillinen henkilöllisyyden varmentaminen?
Työnantajalla on velvollisuus suojella henkilökohtaisia tietojasi. Erityisesti palkanmaksuun liittyvät tiedot joutuvat kalastelu- ja muiden väärinkäytösyritysten kohteeksi usein, joten Aallossa on otettu käyttöön keinoja tietojen suojelemiseksi, samoin kuin esimerkiksi luottokortilla internetissä maksamiseen on otettu erityisiä varmenteita käyttöön EU:ssa.
Ensimmäisenä kannattaa ladata puhelimelle Microsoft Authenticator-sovellus ja ottaa se käyttöön seuraamallaIT:n ohjeita.
Omaa tietokonetta käyttävät pääsevät muokkaamaan tilitietojaan etänä vain käyttämällä virtuaalista työpöytää sekä Microsoft Authenticator-sovellusta, ohjeistuksen virtuaalisen työpöydän käyttämiseen löydät alempaa vdi.aalto.fi-kohdasta.
Pankkitilin lisääminen tai vaihtaminen Workdayssa vaatii suojatun yhteyden lisäksi henkilöllisyyden varmentamisen.
Aaltolaiset eli Aallon käyttäjätunnuksen haltijat voivat yhdistää laitteensa Aalto-yliopiston verkkoon myös verkon ulkopuolella AnyConnect VPN -palvelun avulla. Näin he pääsevät esimerkiksi käyttämään verkon sisäisiä palveluja ja tarkastelemaan Aallon verkkolevylle tallennettuja tiedostoja.
Ohje, kuinka voit käyttää Aallon virtuaalista työpöytää omalla laitteellasi mistä tahansa VMware Horizonilla.
Pankin maa
- Ensimmäistä kertaa lisätessä pankkitiliä on pankin oletusmaana Suomi. Voit lisätä suomalaisen pankkitilin suoraan Workday-järjestelmään.
- Jos sinulla on ulkomainen pankkitili jossakin SEPA-alueen (Single Euro Payments Area) maassa, pyydä HR:ää vaihtamaan ensin pankin maa Workdayssä. Tämä on tarpeen vain ensimmäistä kertaa tiliä lisätessä, jos haluat sen jälkeen vaihtaa pankkitiliä, niin voit itse lisätä minkä tahansa SEPA maan tilin.
- Jos pankkisi sijaitsee SEPA-maiden ulkopuolella, pankkitili ilmoitetaan suoraan palkkaryhmään lomakkeella, jonka saa HR:sta. Workdayn Saapuneet-kansion viesti lähetetään (Submit) eteenpäin ilman toimenpiteitä.
Palkkaryhmä ei ota vastaan lomakkeella toimitettuja suomalaisia tai SEPA-maissa sijaitsevien pankkien tilitietoja, vaan ne viedään aina Workdayn kautta.
Uusi työntekijä
(tuntiopettajille ja kurssiassistenteille Onboarding ei käynnisty; kts ohjeen kohta Vaihda tilinumero)
Huom! Lisääthän tilinumerosi Workayhin vasta klo 10 jälkeen ensimmäisenä työpäivänäsi. Aiemmin lisätyt tiedot eivät valitettavasti siirry palkkajärjestelmään.
- Varmista, että olet suojatussa yhteydessä Aallon verkkoon
- Osana aloitusjärjestelyjä Saapuneet-kansioosi tulee pyyntö lisätä palkanmaksutili. Pyynnöstä löytyy linkki kohtaan Maksuvalinnat, josta pääset lisäämään pankkitilisi.
- Jos Maksuvalinnat-kohdassa Lisää (engl. Add) valinta ei ole näkyvillä, suojattu yhteys Aallon verkkoon ei ole muodostunut. Kokeile myös kirjautua ulos ja uudelleen sisään yhteyden muodostamisen jälkeen (IP-osoite päivittyy).
- Siirry etuoikeutettuun istuntoon (engl. Privileged session) ja varmenna henkilöllisyytesi.
- Lisää uusi tilinumero. Tilinumerossa ei saa olla välilyöntejä (kaikki kirjaimet ja numerot yhteen putkeen).
- Pankkitili tulee syöttää sille varattuun kenttään, jotta se siirtyy automaattisesti palkkaryhmään. Kommenttikenttään syötetyt tiedot eivät siirry palkkaryhmään, eikä niitä ole suojattu.
- Tallenna tiedot ja olet lisännyt tilin onnistuneesti
- Siirry maksuvalinnat-kohtaan ja kohdista palkanmaksu äsken lisäämällesi tilille, joka löytyy nyt tili-valikosta
Huomaathan, ettei pankkitilinumero tule kokonaisuudessaan koskaan näkyviin. Voit tarkistaa, että tilinumero on tallentanut, painamalla muokkaa. Tällöin näkyviin tulee tallentuneen pankkitilin neljä viimeistä numeroa.
Vaihda tilinumero
Jos pankin maaksi on valittu muu kuin Suomi, voit vaihtaa sen itse takaisin Suomeksi. Jos haluat lisätä muun kuin suomalaisen pankkitilin ja pankin maa on Suomi, pyydä HR:ää ensin vaihtamaan pankkisi maa.
- Varmista, että olet suojatussa yhteydessä Aallon verkkoon.
- Mene työntekijän profiilisi osioon Palkanmaksu (engl. Pay).
- Siirry etuoikeutettuun istuntoon (engl. Privileged session) ja varmenna henkilöllisyytesi.
- Lisää uusi tilinumero (älä muokkaa vanhaa!). Pankkitilinumeroita on nyt kaksi.
- Pankkitili tulee syöttää sille varattuun kenttään, jotta se siirtyy automaattisesti palkkaryhmään. Kommenttikenttään syötetyt tiedot eivät siirry palkkaryhmään, eikä niitä ole suojattu.
- Tilinumerossa ei saa olla välilyöntejä (kaikki kirjaimet ja numerot yhteen putkeen).
- Muista vielä vaihtaa palkanmaksun tiliksi haluamasi uusi tili (alempi taulukko). Palkka maksetaan sille tilille, joka on valittu palkanmaksun tiliksi.
- Poista halutessasi vanha (huom! et voi poistaa tiliä, joka on valittu palkanmaksun tiliksi; voit poistaa vain "passiivisen" tilin).
Huomaathan, ettei pankkitilinumero tule kokonaisuudessaan koskaan näkyviin, vaan taulukossa näkyy tyhjä. Tallennetusta tilistä saa neljä viimeistä numeroa näkyviin, jos valitset "muokkaa". Lisäksi voit tarkistaa, että prosessin tila ei ole kesken (ylälaita).
Uuden työntekijän perehtymisopas
Uuden työntekijän avuksi perehdytystä tukevia linkkejä keskeisiin teemoihin. Perehdytys on tärkeä osa uuden työn aloittamista.
Workday-perusohje
Workday on henkilöstöhallintajärjestelmä. HR käyttää Workdayta kaikissa HR prosesseissa. Workday on myös työntekijöiden sekä vierailijoiden itsepalveluportaali: esimerkiksi yhteystiedot päivitetään ja poissaolot anotaan Workdayssa. Kirjautuaksesi Workdayhin tarvitset aktivoidut Aalto-tunnukset, sekä voimassaolevan työ- tai vierailijasopimuksen. Workdayta voi käyttää suomeksi tai englanniksi.
Henkilöstöpalveluiden (HR) yhteystiedot
Löydät oman yksikkösi henkilöstöpalveluiden yhteyshenkilön tämän sivun kautta.
Henkilötiedot, pankkitili ja verokortti
Palkanmaksuun vaadittavat henkilö- ja pankkitiedot lisätään Workday-järjestelmässä ja verokortti toimitetaan palkkaryhmälle.
