Informaatiojalanjälki: tietovarannot ja tietojärjestelmät
Sivua muokataan.
Aallon tietojärjestelmäsalkku on hyvin laaja ja sitä ylläpidetään Aallon tietotekniikkapalveluiden (Aalto ITS) toimesta. Tietojärjestelmäsalkussa olevien tietojärjestelmien tärkeimmät tiedot ovat käyttötarkoitus, omistaja, ylläpitäjä ja mahdollinen sopimuskumppani.
Aallon tietojärjestelmäsalkun ymmärrettävyyden parantamiseksi olemme jakaneet sen loogisiin kokonaisuuksiin, jotka kiinnittyvät suoraan toimintaamme. Samalla se muodostaa pohjan tietovarantokokonaisuudelle, jossa tietoja käsitellään ja tallennetaan.
Käyttäjille tämä kokonaisuus näyttäytyy heille tarjottuna palveluina.
Looginen ryhmittely muodostuu seuraavasti:
- asiayhteys, jossa tietoa käytetään (strategia ja toimialue)
- palvelu, joka käyttäjälle tarjotaan (opiskelija, henkilökunta, tutkijat, vierailijat)
- tekniset toiminnot/komponentit, jotka suoritetaan palvelun toteuttamiseksi
Yhteiskäyttöiset palvelut jakautuvat seuraavalla tavalla:
- Yhteiset palvelut
- Sähköinen viestintä ja yhteistyö
- Sähköinen viestintä ja yhteistyö / taustajärjestelmät
- Infrastruktuuri
- Infrastruktuuri / taustajärjestelmät
Näiden lisäksi muita Aalto-tasoisia kokonaisuuksia ovat:
- Tutkimus ja innovaatiot
- Oppimis- ja opetustoiminta
- Kampuspalvelut
- Henkilöstöhallinto
- Talous
Aalto-yliopiston tiedonhallinnan kokonaisuudet ja tietovarannot (työversio, kesken)
XXXXX
Organisaation ohjauksen, johtamisen ja ydintiedon tietovarannossa käsitellään Aalto-yliopiston toimielimiin, johtamiseen, päätöksentekoon, organisaation toiminnan ohjaamiseen ja kuvaamiseen sekä ydintietoon liittyviä prosesseja. Tietovaranto koostuu useasta yliopiston johtoa, kouluja ja laitoksia tukevasta tietojärjestelmästä ja työnkulusta, tärkeimpinä sähköinen asianhallinta, tietovarasto ja erilaiset analytiikkapalvelut.
| Prosessit | Järjestelmät | Tietovarannon toimialuejako | TOS | Tietosuojailmoitus |
| Kokoukset, yleishallinto, asianhallinta | SAHA, VALMU, Vakka, PowerBI/ AaltoDW |
Hallinto, riskit ja vaatimuksenmukaisuus Kyvykkyyksien kehittäminen Strateginen johtaminen |
00 | Asianhallinnan tietosuojailmoitus Arkiston ja asiakirjahallintapalveluiden tietosuojailmoitus | Aalto-yliopisto |
Henkilöstöhallinnon tietovarannossa käsitellään Aalto-yliopiston rekrytointeihin, työsuhteisiin, henkilöstöön, vierailijoihin, työhyvinvointiin ja työturvallisuuteen liittyviä tukiprosesseja. Tietovaranto koostuu useasta tietojärjestelmästä ja työnkulusta, tärkeimpinä henkilöstötietojärjestelmä.
Alatietovarantoja ovat: rekrytointi, työsuhteisten HR-asiat, muut henkilöstöasiat
| Prosessit | Järjestelmät | Tietovarannon toimialueet | TOS | Tietosuojailmoitukset |
| Työehdoista sopiminen; tehtävien perustaminen, täyttö ja vapautuminen; akateemisilla urilla eteneminen; akateemiset arvonimet; palvelussuhteiden hallinta; palkanmaksu; matkustaminen; työterveyshuolto; työhyvinvointipalvelut; työsuojelu; palkitseminen; henkilöstökoulutus; yhteistoimintaneuvottelut; tasa-arvoasiat; opettajien ja tutkijoiden vaihto-ohjelmat; luottamusmiestoiminta |
Workday, SAHA, RecRight, Tiima, PersonecF, Halli, LAPA, Rekrymaatti, BrakePro, ePassi | Henkilöstöhallinto, henkilöstöjärjestelmät | 01.00 |
Tietosuojailmoitus työntekijälle Tietosuojailmoitus työntekijälle | Aalto-yliopisto Tietosuojailmoitus työnhakijalle tietosuojailmoitus_rekrytointi_laaja_20180516_final_paivitys_020120.pdf |
Taloushallinnon tietovarannossa käsitellään Aalto-yliopiston talous-, sijoitus- ja rahoituspalveluihin, omistuksiin, hankintoihin ja talouden raportointiin liittyviä prosesseja. Tietovaranto koostuu useasta johdon, palveluiden, koulujen ja laitosten, sekä controller-organisaation käyttöön tarkoitetusta tietojärjestelmästä ja työnkulusta.
| Prosessit | Järjestelmät | Tietovarannon toimialue | TOS | Tietosuojailmoitukset |
|
Abacus, SAHA, Rondo, Raindance, Neo, Ceepos |
Taloushallinto Sopimusten hallinta |
01.01 | Taloushallinnon tietosuojailmoitus CertiKit GDPR Toolkit Version 2 |
Kiinteistötoimen ja tilapalveluiden tietovarannossa käsitellään Aalto-yliopiston tiloihin, tilaturvallisuuteen, riskienhallintaan, varautumiseen, aulapalveluihin, sekä tutkimuksen, tieteen ja taiteen tekniseen tukeen ja infrastruktuurin ylläpitoon liittyviä tukiprosesseja. Tietovaranto koostuu useasta tietojärjestelmästä ja työnkulusta.
Aalto-yliopiston kiinteistöpalvelut ACRE Oy hoitaa kiinteistö- ja tilahallinnon prosesseja Aalto-yliopiston lukuun.
| Prosessit | Järjestelmät | Tietovarannon toimialueet | TOS | Tietosuojailmoitukset |
|
Turvallisuuspalvelut: Tutkimuksen ja taiteen Vuokraus |
Asio, Infrabooking, Aalto Space, People Flow, Building Officer, Aalto Studios, Asset-laskutusjärjestelmä |
Kampus, kampuspalvelut, tilapalvelut (facility and estate management) Turvallisuuspalvelut Tilainsfrastruktuuri |
01.03 |
Kameravalvonnan tietosuojailmoitus: Kameravalvonta | Aalto-yliopisto Kulunhallinnan tietosuojailmoitus Tietosuojailmoitus_kulunhallinta_19032020_1.pdf ASIO-tilavarauksen tietosuojailmoitus CertiKit GDPR Toolkit Version 2 Henkilöturvallisuuden varmistaminen: |
IT- palveluiden tietovarannossa käsitellään Aalto-yliopiston IT-ratkaisujen elinkaarenhallintaan, infrastruktuuriin, tietoturvaan, loppukäyttäjäpalveluihin, digitaalisen transformaation suunnitteluun ja toimeenpanoon liittyviä tukiprosesseja. Tietovaranto koostuu useasta tietojärjestelmästä ja työnkulusta.
Tietovarantojen alaluokkina ovat Käyttövaltuushallinta sekä tietoturva/lokituspalvelu.
| Prosessit | Järjestelmät | Tietovarannon toimialuejako | TOS | Tietosuojailmoitukset |
|
|
Koulujen IT Tieto- ja viestintätekniikan hallinta |
01.04 | IT-palvelujen tietosuojailmoitus IT-palvelujen tietosuojailmoitus | Aalto-yliopisto |
Viestintäpalveluiden tietovarannossa käsitellään Aalto-yliopiston ja koulujen sisäiseen ja ulkoiseen viestintään, markkinointiin, brändin rakentamiseen ja tapahtumiin liittyviä tukiprosesseja. Tietovaranto koostuu useasta tietojärjestelmästä ja työnkulusta.
| Prosessit | Järjestelmät | Tietovarannon toimialuejako | TOS | Tietosuojailmoitukset |
|
Suhdetoiminta Tapahtumanjärjestäminen; markkinointi; yliopiston ja korkeakoulujen sisäinen ja ulkoinen viestintä; brändin rakentaminen |
Aalto.fi (Drupal), Dynamics (Aalto CRM), Salesforce Marketing Management, Mentoring Platform, LinkedIn, Vainu, AaltoBinder Zoom, Teams, Panopto, Liveto, Youtube, Webropol, Blackthorn, EasyChair |
Markkinointi Suhdetoiminta Sähköinen viestintä ja yhteistyö |
01.05 |
Viestinnän tietosuojailmoitus tietosuojailmoitus_viestinta_18122020-1KK._HT[1].pdf Aalto.fi -verkkosivujen tietosuojailmoitus Tietosuojailmoitus aalto.fi | Aalto-yliopisto Tietosuojailmoitus viestinnän ja tapahtumapalvelujen asiakkaille: Tietosuojailmoitus viestinnän ja tapahtumapalvelujen asiakkaille | Aalto-yliopisto |
Kirjastopalveluiden tietovarannossa käsitellään Aalto-yliopiston tietoaineistoihin, tiedonhakuun, tiedonhankintaan, opinnäyte- ja tiedejulkaisuprosesseihin, avoimiin palvelutiloihin ja asiakaspalveluun liittyviä tukiprosesseja.Tietovaranto koostuu useasta tietojärjestelmästä ja työnkulusta.
Alatietovarantoja ovat kirjaston aineistot ja asiakastiedot.
| Prosessit | Järjestelmät | Tietovarannon toimialueet | TOS | Tietosuojailmoitukset |
|
Kokoelmatoiminta Julkaisutoiminta |
PRIMO; DSpace (Aaltodoc); AaltoRepo; Finna; Matomo | Kirjasto, kokoelmienhallinta | 01.06 | Oppimiskeskuksen tietosuojailmoitus Oppimiskeskuksen asiakasrekisteri - Tietosuojailmoitus | Aalto-yliopisto |
Yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen tietovarannossa käsitellään laajasti Aalto-yliopiston eri yhteiskunnalliseen vuorovaikutukseen liittyviä tukiprosesseja, kuten alumnitoimintaa, yrityskumppanuuksia, koulutus- ja yliopistoyhteistyötä, lausuntopyyntöprosesseja ja vaikuttavuustyötä. Tietovaranto koostuu useasta tietojärjestelmästä ja työnkulusta.
| Prosessit | Järjestelmät | Tietovarannon toimialuejako | TOS | Tietosuojailmoitukset |
|
Alumnisuhteiden edistäminen ja ylläpito Lahjoitusten hankinta ja lahjoittajasuhteiden ylläpito Yrityskumppanuudet/Yritysyhteistyö Koulutus- ja yliopistoyhteistyöhankkeet ja -sopimukset Lausunnot Vaikuttavuustyö, avoimuusrekisteritiedot |
SAHA CRM Aalto.fi Abacus |
Suhdetoiminta (kumppanuuksien edistäminen, kumppanuusyhteistyö, sidosryhmäsuhteiden hallinta, sidosryhmäviestintä) |
00.01.0700.01.0801.07. 02.05. 03.03. |
Kumppanuuspalveluiden tietosuojailmoitus Kumppanuuspalveluiden tietosuojailmoitus | Aalto-yliopisto |
Opiskelijavalintaan liittyvässä tietovarannossa käsitellään Aalto-yliopiston kandi-, ja maisteritason ja tohtorikoulutuksen opiskelijavalintaan ja tilastointiin, sekä opiskelijavalinnan kansalliseen yhteistyöhön liittyviä tukiprosesseja. Tietovaranto koostuu useasta tietojärjestelmästä ja työnkulusta
| Prosessit | Järjestelmät | Tietovarannon toimialue | TOS | Tietosuojailmoitukset |
|
Yhteisvalinta Kansainvälisten maisteriohjelmien hakuprosessi Tohtorinkoulutuksen opiskelijavalinnat |
Opintopolku, Salesforce, SAHA, | 02.00 | Tietosuojailmoitus tutkintokoulutukseen hakeville Tietosuojailmoitus tutkintokoulutukseen hakeville | Aalto-yliopisto |
Koulutustoiminnan tietovarannossa käsitellään Aalto-yliopiston koulutuksen suunnitteluun, ohjaukseen, tukiprosesseihin, sekä tutkinnon myöntämiseen, täydennyskoulutuksen toteuttamiseen ja koulutuksen tilastointiin liittyviä tukiprosesseja. Tietovaranto koostuu useasta tietojärjestelmästä ja työnkulusta.
| Prosessit | Järjestelmät | Tietovarannon toimialue | TOS | Tietosuojailmoitukset |
|
SISU, Aaltodoc, SAHA, Päätöslomake (VAI Palvelualusta) | Oppimis- ja opetustoiminta | 02.01. 02.02. 02.03. 02.04. 02.06. 02.07. 02.08. 02.09. | Tietosuojailmoitus opiskelijoille Tietosuojailmoitus opiskelijoille | Aalto-yliopisto |
Tutkimuksen tuen ja innovaatiopalveluiden tietovarannossa käsitellään Aalto-yliopiston tutkimusprojekteihin liittyvää tietoa tutkijoiden, laitosten ja yliopiston johdon tueksi. Prosessit sisältävät tohtoriopiskelijoiden tuen, tutkimusrahoituksen haun ja hallinnan tuen, innovaatiotoiminnan, keksintöihin ja tutkimustulosten kaupallistamiseen ja hyödyntämiseen liittyvän tuen, tutkimukseen liittyvien linjauksien, monitieteisen tutkimusyhteistyön, avoimen tieteen ja tutkimusetiikan tietoja. Tietovaranto koostuu useasta tietojärjestelmästä ja työnkulusta.
| Prosessit | Järjestelmät | Tietovarannon toimialue | TOS | Tietosuojailmoitukset |
|
ACRIS, Aaltodoc/Dspace APL, SAHA verkkolevyt Zenodo, AaltoREPO, FairdataPAS Aalto CRM |
Tutkimus ja innovaatiot |
01.06. 03.01. 03.04. |
Tietosuojailmoitus tutkijoille Tietosuojailmoitus tutkijoille, asiantuntijoille, akateemisille vierailijoille ja tutkimusportaalin käyttäjille | Aalto-yliopisto |
Tutkimustoiminnan tietovarannossa käsitellään tutkimuksen suunnitteluun, toteutukseen ja hallinnointiin liittyviä prosesseja.
| Prosessit | Järjestelmät | Tietovarannon toimialueet | TOS | Tietosuojailmoitukset |
|
Tutkimusprojektien hallintaan sekä tutkimuksen tekemiseen (haastattelut, analysointi, laskenta) liittyvät järjestelmät:
Aalto-yliopisto käyttää seuraavia palveluja:
|
Tutkimus ja innovaatiot |
03.02 |
Tutkimusten tietosuojailmoitukset: tutkimushankkeiden verkkosivut, yhteinen verkkosivuille, tutkimushankkeiden hallussa (osallistujille näytettävät) Tutkimusten tietosuojailmoitukset | Aalto-yliopisto Ja vielä myös täällä: Tietosuojailmoitukset | Aalto-yliopisto |
Oikeudellisten asioiden tietovaranto pitää sisällään Aalto-yliopiston ydintoimintoihin liittyvien laki- ja sopimusasioiden tuen sekä kaikkiin tukipalveluihin liittyvien prosessien juridinen tuki ja ohjeistaminen.
| Prosessit | Järjestelmät | Tietovarannon toimialue | TOS | Tietosuojailmoitukset |
|
WhistleB APL SAHA |
01.02. | https://www.aalto.fi/fi/aalto-yliopisto/eettinen-kanava#10-henkilotietojen-kasittely-eettisessa-kanavassa---tietosuojailmoitus |
Yleistä tietoa yliopiston toiminnassa käytettävistä tietojärjestelmistä:
Suomen korkeakoulusektorin koostamat havainnot yleisimmin käytetyistä pilvipalveluista korkeakoulusektorilla löydät täältä:
Sähköinen asianhallinta SAHA
Yliopiston sähköisessä asianhallintajärjestelmässä käsitellään yliopiston virallisia asioita ja niiden käsittelyprosessista syntyneitä toimenpiteitä ja asiakirjoja. Samalla asiat myös kirjataan yliopiston diaariin.
