Tapahtuman viestintä

Viestintäsuunnitelma. Luo yksinkertainen viestintäsuunnitelma tai lista markkinointitoimenpiteistä. Kenelle viesti suunataan ja mitä kanavia käytetään. Voit käyttää viestintäsuunnitelmapohjaa, joka löytyy templates -osiosta.
Yleisiä ohjeita suomenkielisten ajankohtaisartikkeleiden kirjoittamiseen

Ota yhteys viestintään. Tapahtuman viestintä olisi suunniteltava aina kukin tapahtuman luonne ja tavoite huomioiden. Koulujen viestintätiimit voivat antaa tukea suunnittelussa. Tapahtuman sisältö ja viestintäsuunnitelma kannattaa käydä läpi viestinnän kanssa hyvissä ajoin etukäteen. Sosiaalisen median julkaisut tulee suunnitella hyvissä ajoin yhteistyössä koulun tai yliopiston viestintäasiantuntijoiden kanssa. Suuremmissa ja strategisissa tapahtumissa uutiset ja mediakontaktit ovat tärkeä osa viestintäsuunnitelmaa.
Yhteys viestintään eSupportin kautta

Kohdenna tapahtuma oikealle yleisölle. Tiedota tapahtumasta kohderyhmille hyvissä ajoin etukäteen ja anna aina yhteystietosi. Voit ilmoittaa ylioppilaskunnalle opiskelijoille suunnatuista tapahtumista AYY:n kautta ja alumneille sopivista tapahtumista alumniverkoston kautta.Tapahtumaviestinnän vinkit

Tapahtumakalenteri. Lisää tapahtumat Aalto.fi:n tapahtumakalenteriin vähintään kahdella kielellä (FI/EN), mielellään myös ruotsiksi. Kun julkaiset tapahtuman verkkosivuilla, ota julkaisuasetuksissa huomioon kaikki asiaankuuluvat hubit ja tutkimusryhmät, myös Platform -yhteistyöalustat.Tapahtumakalenteri

Visuaalinen ohjeisto. Käytä yliopiston brändin mukaisia mallitiedostoja ja tutustu visuaaliseen ohjeistoon varmistaaksesi, että tapahtuman viestintä ja markkinointi ovat yhdenmukaisia yliopiston visuaalisen ilmeen kanssa.MallitiedostotVisuaalinen ohjeistoKäännökset. Viestinnässä tulee noudattaa yliopiston virallisia kielilinjauksia. Käytä Oppimispalveluiden tarjoamia oikoluku- tai käännöspalveluita.Kielelliset linjauksetKäännös- ja kielentarkistuspalvelut

Kanavat. Yliopistolla on viralliset kanavat Twitterissä, Facebookissa, Instagramissa, LinkedInissä ja YouTubessa. Kaikki kanavat löytyvät tunnisteella @aaltouniversity. Joillain yksittäisillä kouluilla, laitoksilla, koulutusohjelmilla ja yksiköillä on omat kanavat. Käänny lähimmän viestintäyksikkösi puoleen jos haluat hyödyntää kanavia tapahtumasi viestintää.
Viestinnän yhteystiedot

Sivuston luominen. Yksittäiselle tapahtumalle on mahdollista luoda oma alasivu aalto.fi:n alle. Hubin tai alasivun avaaminen vaatii harkintaa, ja se voi olla perusteltua esimerkiksi siksi, että tapahtumalla on merkitystä koko yliopistolle tai se järjestetään vuosittain. Tutustu ohjeisiin verkkosivujen luomisesta aalto.fi-sivustolle.
Tapahtumasivun luominenSisällöntuotanto. Tapahtumaa järjestävä tiimi vastaa tapahtuman sisällöstä ja tapahtumasivuston tiedoista. Tukea saa korkeakoulujen viestintäyksiköistä.
Viestinnän yhteystiedotUlkoinen domain. Jos tapahtumalle on toiveena luoda oma domain-nimi, nimeämisperiaatteet ja hakuohjeet alla olevasta linkistä.
Domain-osoitteen hakuohjeet

Kuvien ja liikkuvan kuvan käyttäoikeudet. Luvat valokuvien, suoratoiston ja/ tai videotallenteiden jakamiseen ja julkaisemiseen tulee olla selvillä ennen tapahtuman alkua. Puhujille ja esiintyjille tulee selventää ennen tapahtumaa mahdollisesta tallenteista tai jakamisesta. Tapahtuman valokuvauksesta on syytä mainita tapahtuman viestinnässä ja tapahtumapaikalla ilmaista asia asianmukaisella ilmoituksella.

Valokuvien ja videoiden käyttö- ja tekijänoikeudetValokuvaus. Uutiset ja kuvat tapahtumasta on suunniteltava etukäteen. Tapahtuman valokuvat ladataan valokuvaajan toimesta yliopiston materiaalipankkiin, jonka jälkeen kuvien tilaaja siirtää ne ao. kansioon. Pyydä freelance-valokuvaajan ja/tai -videokuvaajan yhteystiedot viestinnästä. Valokuvaajalla tulee olla asianmukaiset oikeudet materiaalpankkiin ladataakseen kuvat.

MateriaalipankkiValokuvausohjeistoViestinnän palvelutSuoratoisto ja videointi. Verkon yli tapahtuva suoratoisto, eli streamaus, voi olla toimiva vaihtoehto, jotta yleisön ei tarvitse olla samassa tilassa fyysisesti, mutta voivat silti seurata ohjelmaa. Hyödyllisiä kontakteja ja palveluita tarjoavat esim. Unigrafia, opiskelijoiden Elokuvakerho Montaasi tai Aalto Studios, joka voi auttaa suunnittelussa ja resursoinnissa ja ehdottaa sopivia toimittajia, joita ovat muun muassa Creative Technology, Broadway ja Stremia.

UnigrafiaElokuvakerho MontaasiAalto StudiosSopimustoimittajat