Digitoinnista usein kysytyt kysymykset

Digitoinnin myötä opinnäytteiden saatavuus ja löydettävyys parantuu merkittävästi. Koska digitoinnissa käytetään OCR-tekniikkaa, myös opinnäytteiden sisältöön voi tehdä suoria tekstihakuja. Digitoitua opinnäytettä ei enää tarvitse lukea paikan päällä yliopiston tiloissa, vaan sen voi lainata digitaalisessa muodossa omalle koneelle. 
Digitoimalla vapautetaan samalla arkistointitilaa muille kokoelmille. 

Teknillisen korkeakoulun ja Helsingin kauppakorkeakoulun opinnäytteet vuosilta 1960-2015, lukuun ottamatta arkkitehtuurin diplomitöitä. Vuodesta 2015 opinnäytteet ovat digitaalisia PDF-tiedostoja.

Taiteelliset opinnäytteet eivät sovellu massadigitointiin, sillä nämä työt harvoin käyttävät standardin mukaisia mittoja. Liitteissä on sen lisäksi usein fyysisiä näytteitä, kuten kankaita, joita ei voida mekaanisesti massadigitoinnissa digitoida.  
Tavoitteena on kuitenkin saada myös nämä opinnäytteet digitaaliseen muotoon tulevaisuudessa.  
Taideteolliset työt ovat luetteloituna Aaltodoc-julkaisuarkistossa https://aaltodoc.aalto.fi ja ovat luettavissa Oppimiskeskuksessa fyysisinä kappaleina. Ota yhteyttä [email protected]

Valtaosa opinnäytteistä, sekä digitoidut että fyysiset, löytyy Aaltodoc-julkaisuarkistosta: https://aaltodoc.aalto.fi

Digitaalisen kopion sivuista ei saa puuttua merkittäviä osia. Tekstin on oltava luettavaa eikä sivuista saa löytyä mitään siihen kuulumatonta, kuten post-it-lappuja tai muuta ylimääräistä. 

Digitoinnin yhteydessä opinnäytetöiden sivut leikataan irti sidoksestaan. Digitoinnin jälkeen sivuja säilytetään niin kauan, kunnes digitaalinen kopio on varmistettu ja hyväksytty pitkäaikaissäilytykseen (minimi 5 vuotta digitoinnista). Tämän jälkeen materiaali viedään tuhottavaksi.

Sidoksestaan leikatut sivut säilytetään varmuuskopiona, kunnes digitaalinen kopio on todettu virheettömäksi (minimi 5 vuotta digitoinnista). Alkuperäisiä sivuja ei luovuteta tekijälle tai muille. Tekijänä voit kuitenkin halutessasi tehdä uuden printin digitaalisesta kappaleesta. 

Opinnäytteet ovat julkisia, mutta Suomen julkisuuslaki ei tällä hetkellä anna lupaa avoimeen verkkojulkaisemiseen. Tämä tarkoittaa, että jos tekijä ei ole antanut julkaisulupaa tai jos tekijän kuolemasta ei ole kulunut 70 vuotta, opinnäytettä ei voida avata avoimeen verkkoon. Näitä opinnäytteitä voi kuitenkin vapaasti lukea ja tulostaa Aalto-yliopiston oppimiskeskuksen koneista sekä tilata digitaalisena kopiona omaan käyttöön.

Opinnäytteet on digitoitu kolmeen eri muotoon, PDF-tiedostona, XML-muotona sekä jokainen sivu erillisinä TIFF-tiedostoina. Kaikki nämä tiedostot metatietoineen säilytetään pitkäaikaissäilytyksen hyviä periaatteita noudattaen. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että tiedostoja ei säilytetä ainoastaan elektronisesti vaan myös fyysisillä LTO-nauhoilla.

Sisältöön ei saa tehdä muutoksia julkaisupäivämäärän jälkeen. Työ on oltava täsmälleen samanlainen kuin se aikanaan on hyväksytty.  
Jos korjaus liittyy digitointiin, sivuilla on luettavuutta häiritsevä tekijä, puuttuva liite tai vastaavaa virhe, ota yhteyttä [email protected].

Jos kuulut perikuntaan ja haluat tarkistaa digitointilaadun tai antaa julkaisuluvan, ota yhteyttä sähköpostitse [email protected].

Joissain tapauksissa ainoastaan tulostettu versio on arkistoitu. Näissä tapauksissa tulostettu versio on virallinen, hyväksytty opinnäyte. Muita versioita emme tällä hetkellä ota vastaan.