Tapahtumien järjestäminen Aallossa
Tapahtumaohjeisto Events Library antaa hyödyllisiä ohjeita ja työkaluja tapahtuman suunnitteluun sekä toteutukseen.
Tapahtumat
Ohjeet ja resurssit tapahtumien suunnitteluun, toteuttamiseen ja viestimiseen Aalto ARTSissa ja Aalto-yliopistossa. Luettelosta löydät tarkemmat tiedot. Kysythän apua tarvittaessa.
- Varaa tila booking.aalto.fi. Varmistathan, että tapahtumassa ei käytetä näyttelytiloja tai varmista, että se on sallittu (ota yhteyttä Jonna Utriaiseen)
- Varmista, ettei tilaisuutesi häiritse opetusta (erityisesti Väreen aulan luentosalit F101 ja F102)
- Ilmoita tapahtumastasi aulapalveluihin ja järjestyksenvalvojille aula-tapahtumat@aalto.fi. He auttavat yksityiskohdissa ja opastavat, miten edetä. Saat lisätietoa tapahtumaturvallisuudesta täältä.
Väreessä: - Ilmoita mahdollisesta tapahtumastasi Väreen aulan kahvilayrittäjälle ja varmista, että tapahtuma ei häiritse kahvilan toimintaa
- Suunnittele tekniikan ja huonekalujen siirtäminen Väreeseen ja niiden väliaikainen sijoittaminen ennen tapahtuman rakentamista (Kari Niiranen ja aulapalveluhenkilöstö neuvovat)
- Kaikki lastaus lastaussillan kautta: https://palvelukartta.hel.fi/unit/59266
- Suunnittele turvallinen ja esteetön tapahtuma aulapalveluiden avulla
- Ilmoita tapahtuman kesto, vastuuhenkilö ja vierailijoiden opastus, tekniikan ja huonekalujen poisto Väreen tiloista jne.
- Tupakointi on kielletty Väreen pääsisäänkäynnin edessä. Tupakointipaikat ovat Ainonaukion puolella sisäänkäyntien 14D ja 14B välissä sekä A-korttelin puolella 12A tasangolla sisäänkäynnin kohdalla
- Väreessä ei ole säilytystilaa. Muista siivota kunnolla ja lajitella kaikki jätteet. Ohje täällä.
- Katso Väreen ohjekirja ARTS-henkilöille (näiden ohjeiden alla)
- Muista tapahtumia koskevat Covid19-ohjeet.
Tapahtumasta viestiminen
Viestintäkanavat valitaan tavoitteiden ja kohderyhmien mukaan.
Events Library
Tapahtumaohjeisto kokoaa tarvittavat tiedot onnistuneen tapahtuman luomiseksi.
Tilojen tapahtumakäyttö ja tapahtumaturvallisuus
Aalto-yliopiston tiloissa voi järjestää tapahtumia ja tilaisuuksia. Tältä sivulta löytyy lomake tapahtumasta ilmoittamiseksi sekä tietoja esimerkiksi seuraavista aiheista: tapahtuman turvallisuus, tapahtumalle hankittavat hyväksynnät, alkoholin käyttö tilaisuudessa.
Tapahtuman tuotanto kestävästi – muistilista tapahtumanjärjestäjälle
Tämä muistilista auttaa tapahtumanjärjestäjää pienentämään tapahtuman hiilijalanjälkeä ja lisäämään inklusiivisuutta.
Esteettömän tapahtuman tarkistuslista
Invalidiliiton Esteettömyyskeskus ESKEn Esteettömän tapahtuman -kriteerit tarjoaa kätevän tarkistuslistan esteettömän Aalto-tapahtuman järjestäjälle.
Kierrätys ja lajittelu
Jätteiden tehokas kierrätys ja lajittelu on osa Aalto-yliopiston kestävän kehityksen strategiaa. Pyrimme vähentämään jätteen syntymistä, ja uusiokäyttämään raaka-aineet joko uusiksi tuotteiksi tai energiaksi.
Etkö löytänyt etsimääsi?
Ota yhteyttä:
aula-tapahtumat@aalto.fi saadaksesi apua tapahtuman järjestämiseen,
jonna.utriainen@aalto.fi jos sivu kaipaa editointia.