Palvelut

Ulkomaanmatkan IT-ohjeistus

Tämä ohje koskee Aalto-yliopiston kannettavien tietokoneiden ja matkapuhelimien käyttöä ulkomailla, toimenpiteitä ennen matkaa ja sen jälkeen.

Linkki ohjeeseen:

Kadonneet ja varastetut laitteet

A1. Ennen matkaa - tietokoneesi ja tiedostosi

Jos käytössäsi on leasing-rahoituksella hankittu tietokone, tarkista tietokoneesi leasing-ajan päättyminen ennen matkalle lähtöä. Jos leasing päättyy matkan aikana, tietokone tulee joko vaihtaa ajoissa uuteen ennen matkaa tai sopia esimiehesi kanssa pidennetyn leasing-ajan tilaamisesta (lisäaika on 3 kk jaksoissa). Tietokoneen leasing- ajan voi tarkistaa:

  • Tietokoneessa olevasta leasing-tarrasta.
  • Yksikön ylläpitäjältä tai hankintayhteyshenkilöltä.
  • IT-hankinnoista: [email protected]aalto.fi.

Huolto ja takuuasiat

Aalto-yliopiston hankkimilla PC-kannettavilla (merkki: HP) on 3 vuoden maailmanlaajuinen on-site tuki, joka on saatavissa kaikissa niissä maissa, joissa Hewlett Packardilla on toiminnassa oleva huolto-organisaatio. Saatavuudessa ja vasteajassa voi olla maakohtaisia eroja. Apple-kannettavien tuki on kansainvälinen. Laitteen voi viedä Applen huoltoon missä vain. On-site -huoltotakuuta Apple-kannettaville ei ole tarjolla.

Vierailijaverkko kohteessa

Onko sinulla mahdollista liittyä esimerkiksi kohdeyliopiston verkkoon? Saatko IT-tukea vierailukohteestasi ja voisitko kenties saada heiltä myös tietokoneen vierailusi ajaksi?

  • Käytä aina VPN-yhteyttä vierailijaverkoissa, myös lankaverkoissa, oli ne salasanalla suojattu tai ei.
  • Muista, että Eduroam-yhteyden avulla voit käyttää langattomia verkkoyhteyksiä Aalto-käyttäjätunnuksella useissa yliopistoissa maailmanlaajuisesti (https://wiki.eduuni.fi/display/funet/eduroam-verkkovierailu)

Toimivatko tarvitsemasi ohjelmat ilman VPN-yhteyttä Aalto-verkkoon? Osa ohjelmista tarvitsee VPN-yhteyden lisenssipalvelimiin. Ohjelmien toimivuus kannattaa kokeilla etukäteen ennen matkaa ilman VPN-yhteyttä. Samalla kannattaa tarkistaa, että kaikki työssä tarvittavat sovellukset on asennettu koneeseen. Ohjelmistojen päivitykset tarvitsevat VPN-yhteyden.

Varmuuskopiointi ja salaus. Tallennus ja synkronointi koneelta Aallon verkkolevylle ei välttämättä aina toimi Internet-yhteyksien laadun vuoksi, joten kannattaa ottaa mukaan tietokoneeseen yhteensopiva ulkoinen levyasema tai muistitikku tiedostojen tallennusta ja varmuuskopiointia varten. Muista tietoturva, jos tiedot ovat luottamuksellisia.

Mikäli tietokoneessasi ei ole levyasemien salausta käytössä, ota yhteyttä IT Service Deskiin, jossa koneellesi voidaan asentaa käyttöjärjestelmään yhteensopiva salausohjelmisto. Myös puhelimesi ja tablettisi tulisi olla salattuja.

Työtiedostot tulee tallentaa Work-levylle ja synkronoida Aallon levypalvelimen kanssa kannettavalta. Tarkemmat ohjeet tiedostojen synkronoinnista:

Tarkista myös oma kotihakemistosi (Z-verkkolevy), sillä sen synkronointi ei toimi, jos levytilasi on täynnä. 

  • Windows-ohje. Avaa resurssienhallinta, avaa sieltä Computer-valikko ja mene hiirellä Z-levyn päälle ja klikkaa hiiren oikealla painikkeella auki pikavalikko, josta avaa Properties-välilehti. Kotihakemiston levytila näkyy avautuvassa ikkunassa. (Toimii vain Aallon verkossa /VPN)
  • Mac-ohje. Mene Finderissa Go-komennolla -> Connect to server ja kirjoita polku smb://home, valitse data ja näet kotihakemistosi tilan painamalla avautuvan ikkunan valikosta Action -> Get Info. Levytilan koko näkyy Data info -ikkunan oikeassa ylänurkassa. 

A2. Ennen matkaa - käyttäjätunnuksesi ja salasanasi

Aalto-tunnuksen voimassaolo ja henkilökohtaisen työaseman ylläpitotunnuksen hankinta

Ulkomaan matkalla saattaa tulla tilanteita (esim. ohjelman tai lisälaitteen asennus), joissa tavallinen käyttäjätunnus ei riitä. Aalto-Macissa ei tarvita erillistä ylläpitotunnusta, mutta Windows-ja Linux-koneelle voi anoa henkilökohtaisen ylläpitotunnuksen (wa-tunnus). Tunnuksen saamisessa saattaa kestää viikko tai pari.

Tarkista Aalto-tunnuksesi voimassaoloaika. Tunnuksien voimassaolon voit tarkistaa verkkopalvelusta https://password.aalto.fi, seuraamalla verkkosivulla annettuja ohjeita. Hoida ajoissa ennen matkaa työsuhteeseen liittyvät asiat kuntoon, koska tunnusten tiedot ja voimassaoloajat tulevat henkilötietojärjestelmään tallennetuista tiedoista.

Aalto-tunnuksen salasana ja salasanan vaihtoväli

Aalto-käyttäjätunnuksen ja henkilökohtaisen työaseman ylläpitotunnuksen salasana on voimassa 180 päivää, joten vaihda se juuri ennen matkan alkua ja varmista uuden salasanan toimivuus kannettavaasi kirjautumalla siihen käyttäjätunnuksellasi ja ylläpitotunnuksella Aallon verkossa.

Vaihda salasana myös Aalto-sähköpostiin matkapuhelimeesi.

A3. Ennen matkaa - puhelimesi

Selvitä ennen matkalle lähtöä kohdemaassa toimivat teleoperaattorit.

  • Ennen kohdemaahan lähtöä tutustu Aalto-yliopiston puhelinoperaattorin, Elisan verkkosivuilta kohdemaassasi toimivaan Elisan roaming-partneriin ja puheluhintoihin. Käytä sivustolla mainittua verkko-operaattoria, mikäli et hanki erillistä prepaid-liittymää puhelimeesi. Katso Elisan sivulta myös 3G/4G -verkon toimivuudet kohdemaassa.
  • Joudutko käyttämään mobiilidatayhteyksiä merkittävässä määrin? Suosittelemme hankkimaan paikallisen operaattorin prepaid-dataliittymä matkan ajaksi (laskutus Aallolta matkalaskunyhteydessä). Äärimmäisessä tapauksessa ylisuureksi paisunut puhelinlasku voidaan laskuttaa käyttäjältä, joten sovi esimiehesi kanssa asiasta etukäteen.
  • Sähköpostin salasanan vaihtaminen älypuhelimessa. Muista vaihtaa salasana vaihdon jälkeen myös puhelimessa sähköpostin asetuksiin, muuten puhelin saattaa lukita tunnuksesi yrittäessään turhaan ottaa yhteyttä sähköpostipalvelimeen vanhalla salasanalla.
  • Puhelimen sähköpostin etätyhjennys puhelimen kadotessa. Android-puhelimissa valitse puhelimen asetuksista kohta etätyhjennyksen mahdollistaminen, joka mahdollistaa puhelimen tietojen etätyhjennyksen webmaililla varkaus- ja katoamistapauksessa. Nokian ja iPhonen älypuhelimissa etätyhjennys toimii automaattisesti. Etätyhjennys edellyttää Aalto-sähköpostia puhelimessasi ja siten yhteyttä Aallon Exchange-postipalvelimeen. Tutustu älypuhelimesi sähköpostisovelluksen asetuksiin ja ohjeisiin. Lisätietoja saat tarvittaessa IT Service Deskistä.
  • Muut asetukset, PIN - lukitus, puhelimen suojakoodi. Laita puhelimeesi PIN-kysely päälle, jos se ei ole käytössä ja tutustu älypuhelimesi käyttöohjeeseen, jossa kerrotaan PIN- ja suojakoodien asetukset.
  • Jos puhelin lukkiutuu esim. väärin syötetyistä PIN-koodista, tarvitaan lukituksen poistamiseen PUK-koodi. PUK-koodin saat ottamalla yhteyttä IT Service Deskiin. Yhteystiedot: https://www.aalto.fi/fi/palvelut/it-service-desk-yhteystiedot-ja-aukioloajat

A4. Tarvikkeita matkaan

Varaa matkalle mukaasi:

  • Kohdemaan sähköjärjestelmään sopivat virtalähteet (kannettava sekä matkapuhelin).
  • Tarvittavat verkkoadapterit.
  • Ulkoinen kovalevy tai muistitikku (väh.32Gt) varalle tiedostojesi varmuuskopiointia varten.
  • Riittävän pitkä (3m) tietokoneen verkkokaapeli. Kaikkialla ei ole käytettävissä langatonta Internet-yhteyttä.

Tallenna tiedot mukanasi olevista laitteista paperille ja esim. sähköpostiviestinä omaan sähköpostiisi:

  • Puhelimesi ja tietokoneesi valmistaja, merkki, tyyppi/malli, sarjanumero, IMEI-koodi.
  • Tietokoneesta myös työaseman Aalto-nimi.

A5. Matkan jälkeen - tietokone ja tiedostot

Tietokone

Tarkista yksikkösi omalta laitosylläpitäjältä tai IT Service Deskistä tarvitseeko tietokoneesi ohjelmistot tai käyttöjärjestelmä päivitystä. Palattuasi matkalta takaisin Suomeen toimi saamiesi ohjeiden mukaisesti. Jos olet saanut matkaa varten lainaksi erillisen päätelaitteen, palauta se ohjeiden mukaisesti.

Tiedostot

  • Tiedostojen synkronointi. Varmista, että olet synkronoinut oman kotiverkkolevysi (Z-aseman) ja Work- levyn) off-line -tiedostot työasemaltasi Aallon palvelimelle.
  • Varmista että tietokoneesi kotiverkkolevyaseman (Z-asema) My Documents -kansioissa ei ole yli 40 Gt verran tiedostoja, koska tällöin tiedostojen synkronointi työasemaltasi verkkopalvelimeen epäonnistuu, minkä seurauksena tiedostot voivat kadota.
  • Jos et ole varma, kysy apua IT Service Deskistä tai yksikkösi paikalliselta IT-ylläpitäjältä.

B1. Matkan aikana - tietokone ja puhelin

Huolto- ja takuuasiat. Aalto-yliopiston hankkimilla kannettavilla tietokoneilla (merkki: HP) on 3 vuoden maailmanlaajuinen on-site -tuki, joka on saatavissa kaikissa niissä maissa, joissa Hewlett Packardilla on toiminnassa oleva huolto-organisaatio. Saatavuudessa ja vasteajassa voi olla maakohtaisia eroja. Apple-kannettavien tuki on kansainvälinen. Laitteen voi viedä Valtuutettuun Applen huoltoon missä vain. On-site-huoltotakuuta Apple-kannettaville ei ole tarjolla.

Oheisista linkeistä voit tarkistaa, onko kannettavasi takuu voimassa:

HP: https://support.hp.com/fi-fi/checkwarranty

Apple: https://checkcoverage.apple.com/

Huawei Android puhelimissa takuu on yleensä 2-3 vuotta ja Applen iPhonessa 1 vuosi.

Puhelimen takuun voimassaolon voi tarkistaa seuraavasti:

Applen iPhonen takuun voimassaolon voi tarkistaa IMEI-koodin avulla sivulla:

https://checkcoverage.apple.com/

Huawei Android

https://consumer.huawei.com/us/support/warranty-query/

B2. Matkan aikana - salasanan vaihtaminen

Aalto-salasana kannattaa ehdottomasti vaihtaa mukanasi olevassa Aalto-työasemassa, jotta salasana tallentuu Aallon palvelimelle ja käytettävälle tietokoneelle. 

Matkan aikana salasanan vaihto tietokoneessa onnistuu vain VPN-yhteyden ollessa päällä.

Aalto-tunnuksen salasanan vaihtoa ei saa suorittaa Internet-kahvilassa tai muussa tietoturvan kannalta epäluotettavassa paikassa.

Huom! Jos vaihdat salasanan password.aalto.fi -palvelussa tai webmailissa kannettavan tietokoneesi muistiin ei tallennu uutta salasanaa.

Työasemakohtaiset (Windows, Mac, Linux) ohjeet:

https://www.aalto.fi/fi/palvelut/kuinka-vaihdan-salasanan

B3. Matkan aikana - tiedostojen tallennus ja synkronointi verkkolevylle

Offline-tiedostot kannettavalla ja niiden synkronointi Windows-työasemalla:

https://www.aalto.fi/fi/palvelut/tiedostojen-synkronointi-tiedostopalvelimelle-windows

Offline-tiedostot kannettavalla ja niiden synkronointi Mac-työasemalla

(ohje tulossa)

Henkilökohtaisen verkkolevytilan, kotihakemiston (Home) käyttö ja levytilan koko

Aalto-yliopiston opiskelijoilla ja henkilökunnalla on käytettävissä 40 gigatavun kotihakemistotila verkkolevyllä. Windows-työasemissa kotihakemisto näkyy resurssinhallinnassa Z-asemana.

Huom! Jos kotihakemiston levytilasi (quota) on esimerkiksi 40 gigatavua ja koneesi levyllä on synkronoitavaksi valituissa hakemistoissa enemmän tiedostoja, osaa tiedostoista ei voida tallentaa verkkokotihakemistoon!

B4. Matkan aikana - puhelut, dataliikenne, VPN-yhteydet

Puhelut

Aallon matkapuhelinliittymää saa käyttää vain työasioiden hoitoon. Mikäli ulkomaanmatka on pitkä, suosittelemme paikallisen operaattorin Prepaid-liittymän hankkimista (laskutus Aallolta matkalaskun yhteydessä).

Dataliikenne

Aalto-yliopiston Elisa-matkapuhelinliittymissä on EU ja ETA alueilla nykyisin hyvin kohtuulliset data roaming kustannukset, joten normaalit työasiat (sähköposti jne.) pystyy hoitamaan mobiiliyhteydellä ilman valtavia laskuja.

EU:n ja ETA:n ulkopuolisissa maissa puheluhinnat ja matkapuhelinoperaattorin roaming-partnerit ulkomailla löydät myös Elisan verkkosivuilta:

https://yrityksille.elisa.fi/verkkovierailu-ulkomailla

  • Dataliikenne on erittäin kallista muualla maailmassa (EU:n ulkopuolella).
  • Suosittelemme välttämään mobiilidatan käyttöä ulkomailla, esimerkiksi WLAN-yhteys on tarjolla hyvin monessa paikassa.
  • Mobiilidatan käyttö on sallittu vain työasioiden hoitoon ja mikäli muita yhteystapoja ei ole käytettävissä, vaihda puhelimesi sähköpostin haun asetukset 1 kertaa tunnissa (jos asetus on viestien saapuessa, joka yleensä on käytössä Suomessa). Jos asetuksen laittaa ’hae manuaalisesti’, et voi varkauden sattuessa tyhjentää puhelintasi etänä.
  • Äärimmäisessä tapauksessa ylisuureksi paisunut puhelinlasku voidaan laskuttaa käyttäjältä.

Prepaid-liittymä on yleensä kätevintä hankkia kohdemaahan saavuttua lentokentältä, missä on aina operaattoreiden kauppoja.

Matkustettaessa on hyvä muistaa, että oma älypuhelin on aina turvallisempi vaihtoehto kuin nettikahviloiden, kirjastojen tai vastaavien yleisökäyttöiset työasemat. Kustannukset tiedonsiirrossa ulkomailla voivat kuitenkin olla huomattavat, joten yhteyskäytäntönä tulee suosia WLAN-verkkoja, mutta VPN-yhteys päällä.

Automaattista koodilla suojattua puhelimen näppäimistön lukitusta on käytettävä katoamisten ja varkauksien varalta! PIN-koodin vaihto tehdasasetuksesta omaan koodiin on pakollinen!

Puhelinten wlan-yhteyksiä käytettäessä tulee muistaa, että älypuhelimia koskevat samat riskit salaamattomissa palveluissa kuin työasemillakin, joten suosittelemme VPN:n käyttöä myös mobiililaitteilla.

Huom! Poista asetuksista Bluetoothin näkyvyys kaikille, se on tietoturvariski.

VPN-yhteyden käyttö kannettavalla Aalto-työasemalla

Työasemakohtaiset (Windows, Mac, Linux) ohjeet:

https://www.aalto.fi/fi/palvelut/etayhteyden-vpn-muodostaminen-aallon-verkkoon

B5. Matkan aikana - ohjelmat ja lisenssit

Tietyt Aalto-työasemiin asennetut ohjelmat vaativat säännöllisesti yhteyden Aallon verkkoon (VPN) lisenssipalvelimeensa, jotta ne toimivat.

Windows:

Käytä VPN-yhteyttä säännöllisesti -kerran viikossa yön yli - ja käynnistä Start Software Installation

(ohje: https://www.aalto.fi/fi/palvelut/ohjelmistopaivitysten-kaynnistaminen-windows), jolloin:

  • Koneesi saa keskitetyt päivitykset ohjelmiin kuten Windows, MS Office, selaimet, Java, Flash, Acrobat Reader jne.
  • Windowsin käyttöjärjestelmä ja MS Office siirtyvät rajoitetun toiminnallisuuden tilaan 6 kuukauden jälkeen, ellei aktivointia uusita. Nämä ohjelmat antavat toistuvia virheilmoituksia aktivoinnin päättymisestä. Aktivointi tapahtuu automaattisesti VPN-yhteyden ollessa päällä muutaman tunnin.
  • Myös koneen varmenne kaipaa uusintaa kerran vuodessa. Varmenne uusiutuu automaattisesti VPN-yhteyden ollessa päällä muutaman tunnin.

Mac:

Avaa Managed Software Update esim. Finderin kautta. Odota kunnes se etsii päivitykset VPN-yhteyden yli ja klikkaa Update without logging out.

B6. Tietoturva ja muu turvallisuus

Aalto.fi IT-palvelut -sivustolla on tarkempi kuvaus Aalto-yliopiston IT-politiikoista ja päätelaitesäännöstä.

Tietoturva

Tietoturva Aalto-yliopistossa: https://www.aalto.fi/fi/palvelut/tietoturva-aalto-yliopistossa

TOP-10 Etä- ja matkatyövinkit: https://www.aalto.fi/fi/palvelut/tietoturvan-top-10-vinkit-paivittaiseen-toimintaan

Turvallisuus; laitteen katoaminen, varkaus ja uuden laitteen hankinta

a. Laitteen katoaminen, varkaus

  1. Tee varkaudesta ja ryöstöstä aina rikosilmoitus paikalliselle poliisille.
  2. Pyydä rikosilmoituksestasi paperinen kopio itsellesi.
  3. Ilmoita myös varkaudesta, laitteiden katoamisesta tai ryöstöstä heti Aalto-yliopiston Tietoturvaryhmälle, jotta voimme minimoida tietojesi väärinkäytön ja hakkeroinnin Aallon järjestelmiin.
  • ELISA: asiakaspalvelun puh.+358 10 80 4400, jonne ilmoitukset kadonneista laitteista 24h.
  • ELISA: Faksi +358 10 296 0787 rikosilmoitukset kirjallisena kadonneista laitteista 24h.
  • Internetin kautta http://www.elisa.fi/yrityksille/asiakaspalvelu/ ja Aallon Y-tunnus: FI22283574

 

 

  • Aalto APUA 050 46 46 462 palvelunumero Aalto APUA-palvelunumeroon +358 50 46 46 462 voi soittaa kaikissa avuntarvintatilanteissa. Aalto APUA-puhelinpalvelu toimii 24/7 periaatteella ympäri vuoden suomeksi ja englanniksi.

b. Uuden laitteen hankinta kadonneen tai varastetun tilalle

Ota yhteys esimieheesi tai yksikkösi IT-tukihenkilöön selvittääksesi parhaan tavan uuden laitteen hankintaan. Normaalin Aalto-asennetun kannettavan tietokoneen hankinta, asennus ja mahdollinen toimitus kohdemaahan vievät jonkin aikaa.

Tätä palvelua tarjoaa:

IT-palvelut

Löysitkö tästä tarvitsemasi tiedon? Jos et, ota meihin yhteyttä.
  • Julkaistu:
  • Päivitetty:
Jaa
URL kopioitu