Kielten käytöstä sopiminen työyhteisöissä
Kenelle? Kielten käytöstä sopimisen prosessi sopii tiimeille, jotka käyttävät useita kieliä tai joiden jäsenillä on erilaiset kielitaidot tai kielelliset taustat. Prosessia voi fasilitoida joko esihenkilö, HR:n edustaja tai ulkopuolinen fasilitoija
Miksi? Selkeät sopimukset kielten käytöstä helpottavat työtä ja vähentävät jännitteitä työyhteisössä. Kielellisillä toimintatavoilla voidaan myös tukea työntekijöiden kielitaidon kehittymistä.
Mitä? Prosessin aikana kartoitetaan työntekijöiden tarpeita ja toiveita, jotka liittyvät eri kielten käyttöön työpaikalla. Tämän pohjalta kokeillaan uusia toimintatapoja ja sovitaan tiimin yhteisistä kielten käyttöön liittyvistä periaatteista. Tältä sivulta löydät ohjeet ja materiaalit prosessin
Monikielisen työyhteisön malliprosessi - näin toteutat
Aalto-yliopisto julkaisi uudet kielilinjaukset vuonna 2024. Linjaukset rohkaisevat kehittämään monikielisiä ja inklusiivisia toimintatapoja ja viestintäkäytänteitä työyhteisössä. Kielten käytöstä sopimisen prosessin tavoitteena on laatia yhteiset kielelliset toimintatavat niin, että työyhteisön jäsenten tarpeet ja toiveet otetaan huomioon. Onnistuneen lopputuloksen takaamiseksi on tärkeää osallistaa koko työyhteisö muutokseen ja varata riittävästi aikaa keskustelulle ja toimenpiteiden suunnittelulle ja kokeilemiselle.
Tällä sivulla on ohjeet prosessin fasilitoimiseen. Fasilitoijana voi toimia esimerkiksi esihenkilö tai yksikön johtaja, HR-partneri, tiimicoach tai joku muu asiasta kiinnostunut. Tässä esitetty on vain yksi vaihtoehto prosessin toteuttamiseen: yksikkö voi järjestää yhden pidemmän tilaisuuden tai useita lyhyempiä tapaamisia muutaman kuukauden välein, ja eri vaiheita voi toteuttaa joko kasvokkain tai etätyöskentelynä Teamsia, Flingaa ym. alustoja hyödyntäen.
Yksikön johto, HR-partneri ja fasilitoija käyvät pohjustavan keskustelun yksikön tilanteesta, tarpeista ja onnistumisen edellytyksistä. Fasilitoija valmistautuu kokoukseen tutustumalla ennalta kielitietoisen työyhteisön porrasmalliin ja esittelee mallin muille tapaamisessa. Yksikön johto, HR-partneri ja fasilitoija keskustelevat yksikön nykyisistä kielikäytänteistä: toimivista toimintatavoista sekä kehittämistarpeista. Keskustelun tukena käytetään alla olevaa ppt-pohjaa. Keskustelun pohjalta päätetään, millaiseen prosessiin yksikössä lähdetään.
Materiaalit:
- Kielitietoisen työyhteisön porrasmalli Kielibuusti.fi-sivulla
- Ppt-esitys valmistelutapaamista varten. Ppt-esityksen muistiinpanoissa on tarkemmat ohjeet fasilitoijalle.
Yksikön koko henkilöstö kokoontuu keskustelemaan kieliin liittyvistä tarpeista ja toiveista. Keskustelun pohjana käytetään Kielibuusti-hankkeessa kehitettyjä kielenkäyttäjäprofiileita. Keskustelun tuloksena syntyy ehdotuksia kielten käytöstä sopimisen tavoitteiksi.
Ennen tapaamista:
- Päätetään tilaisuudessa käytettävät kielet. Henkilöstöltä voidaan etukäteen tiedustella toivomuksia tilaisuuden kielistä esimerkiksi Webropol-kyselyn avulla. Alla ehdotukset kysymyksiksi.
- Henkilöstön on hyvä tutustua etukäteen Aallon kielilinjauksiin sekä kielenkäyttäjäprofiileihin.
- Fasilitoija valmistautuu tilaisuuteen perehtymällä kielenkäyttäjäprofiileihin.
Tilaisuuden kulku:
- Fasilitoija esittelee kielenkäyttäjäprofiilit alla olevan ppt-esityksen avulla
- Henkilöstö keskustelee pienryhmissä profiilien herättämistä ajatuksista ja työyhteisön tämänhetkisistä kielikäytänteistä (10 min).
- Henkilöstö keskustelee ja kerää Flingaan tms. alustalle konkreettisia ehdotuksia siitä, mikä tällä hetkellä toimii hyvin ja millaisia muutoksia haluttaisiin. Ehdotukset voivat koskea sekä eri kielten käyttöä että kielenoppimisen tukemista. (15 min)
- Henkilöstö sopii prosessin seuraavista askelista.
Materiaalit:
- Kielenkäyttäjäprofiilit Kielibuusti.fi-sivulla
- Ppt-esitys tätä työyhteisötapaamista varten. Ppt-esityksen muistiinpanoissa on tarkemmat ohjeet fasilitoijalle.
- Mallikysymykset henkilöstön Webropol-kyselyä varten
- Fasilitoija valmistautuu tutustumalla Aallossa ja kielibuusti.fi:ssä oleviin tukikeinoihin (ks. ppt-pohja) ja esittelee ne muille tapaamisessa.
- Yksikön johto, HR-partneri ja fasilitoija käyvät läpi henkilöstön Flinga-kommentit ja tekevät tarpeista ja toiveista yhteenvedon.
- Keskustelun, Flinga-kommenttien ja fasilitoijan esittelemien tukikeinojen pohjalta suunnitellaan, millaisia toimenpiteitä henkilöstölle ehdotetaan.
Materiaali:
- Kielibuustin tukikeinoja monikieliseen työyhteisöön: kielibuusti.fi.
- Ppt-pohja koko työyhteisön toisen session ja yhteenvedon tekemistä varten (vaihe 4).
Yksikön henkilöstö kokoontuu keskustelemaan siitä, mitä toimia yksikössä halutaan kokeilla. Keskustelun pohjana käytetään vaiheessa 3 tehtyä toimenpide-ehdotusta, joka perustuu henkilöstön Flinga-kommentteihin ja olemassa oleviin tukikeinoihin. Keskustelun tuloksena syntyy sopimus siitä, mitä toimenpiteitä aletaan testata.
Tilaisuuden kulku:
- Yhteenveto henkilöstön Flinga-kommenteista
- Fasilitoija esittelee Kielitietoisen työyhteisön portaat -mallin, jonka portailla 3-4 työyhteisö on nyt
- Toimenpide-ehdotusten esittely
- Henkilöstö sopii, mitkä toimenpiteet otetaan kokeiltaviksi. Voidaan myös äänestää siitä, mitä pidetään tärkeimpinä toimenpiteinä.
Materiaali:
- Kielitietoisen työyhteisön porrasmalli Kielibuusti.fi-sivulla
- Ppt-esitys tätä työyhteisötapaamista varten. Ppt-esityksen muistiinpanoissa on tarkemmat ohjeet fasilitoijalle. Tämän ppt-esityksen johto, HR-partneri ja fasilitoija valmistelevat vaiheessa 3.
Yksikössä kokeillaan uusia kielellisiä toimintatapoja muutamien kuukausien ajan. Toimintatavoista kerätään palautetta joko sähköisesti tai kasvokkaisessa tapaamisessa alla olevien mallikysymysten avulla. Yksikön johto, HR-partneri ja fasilitoija tekevät palautteen pohjalta ehdotuksen henkilöstölle yksikön lopullisista yhteisistä kielellisistä toimintatavoista.
Materiaalit:
- Mallikysymykset palautekyselyyn:
- Mikä on toiminut hyvin? Mitä haluaisit vielä muuttaa?
- Mallipohja: Yksikön kielelliset toimintatavat -dokumentti
- Esimerkki: Muotoilun laitoksen kielelliset toimintatavat -dokumentti (suomeksi ja englanniksi)
- Esimerkki: Kielikeskuksen kielelliset toimintatavat -dokumentti (suomeksi, englanniksi ja ruotsiksi)
Kolmannessa yhteisessä tapaamisessa sovitaan kielellisistä toimintatavoista, joihin yksikkö jatkossa sitoutuu. Yksikön johto, HR-partneri ja fasilitoija ovat tehneet luonnoksen yhteisistä kielellisistä toimintatavoista aiempien keskustelujen ja kokeiltujen toimenpiteiden pohjalta. Tämä dokumentti lähetetään henkilöstölle etukäteen. Tapaamisessa siitä keskustellaan ryhmissä, ja kommentit kerätään esimerkiksi Presemon avulla.
Tilaisuuden kulku:
- Yhteenveto palautteista ja keskustelua uusien käytänteiden kokeilusta
- Esitellään ehdotus työyhteisön kieliperiaatteiksi eli yhteisiksi kielellisiksi toimintatavoiksi
- Keskustellaan ehdotuksesta ryhmissä
- Päätetään yhdessä
- mihin periaatteisiin sitoudutaan
- mihin periaatteet kirjataan ylös
- milloin asiaa tarkastellaan seuraavan kerran.
Materiaali:
- Ppt-esitys tätä työyhteisötapaamista varten. Ppt-esityksen muistiinpanoissa on tarkemmat ohjeet fasilitoijalle.
Lopulliseen yksikön kielelliset toimintatavat -dokumenttiin tehdään tarvittaessa muutoksia vaiheen 6 yhteisessä tilaisuudessa käydyn keskustelun pohjalta. Dokumentti julkaistaan yksikön sisäisellä viestintäkanavalla, ja sitä päivitetään esimerkiksi kerran vuodessa tiimisopimuksen yhteydessä. Toimintatapoja kehitetään yhä toimivammiksi tai niitä muutetaan yksikön muuttuvan tilanteen mukaan.
Materiaali:
- Mallipohja: Yksikön kielelliset toimintatavat -dokumentti
- Esimerkki: Muotoilun laitoksen kielelliset toimintatavat -dokumentti (suomeksi ja englanniksi)
- Esimerkki: Kielikeskuksen kielelliset toimintatavat -dokumentti (suomeksi, englanniksi ja ruotsiksi)