Hyväksiluku Sisussa hallintohenkilöstölle

Peruslähtökohtia

• Huomioithan, että hyväksilukuhakemus = yksi suoritusmerkintä.
• Pääsääntöisesti rekisterissä jo olevia opintoja EI käsitellä hyväksilukuina.
  • Ainoa poikkeus ovat täsmälleen samat opinnot, joita opiskelija käyttää useampaan kuin yhteen tutkintoon Aallossa.
  • Kurssin korvaaminen toisella Aallon suorituksella tai sisällyttäminen tutkintoon käsitellään siis pääsääntöisesti hopsin kautta, jos tehdään vain yksi tutkinto Aallossa.
• Ilman hakemusta kirjatulle suoritukselle ei synny hakemusta eikä päätöstä, eli opiskelija ei saa siitä viestiä Sisussa.

Turhat hakemukset Sisussa

Jos opiskelija on laittanut vireille hyväksiluvun Sisussa, joka on aiheeton, ensisijaisesti ohjeista opiskelijaa perumaan hakemus Sisussa.

Jos opiskelija ei kohtuullisessa ajassa peru hakemusta virkailija voi hylätä hakemuksen laittaen perusteluksi "aiheeton hakemus" ja sitten tarkempi perustelu.

PowerBI -raportti

Työn hallinnan avuksi on laadittu PowerBI-raportti:Credit Transfer Applications

Jos sinulla on Accreditation Admin -käyttöoikeus Sisussa, pääset PowerBI-raportille. Huomaathan raportin välilehdet Inclusion/Substitution ja Custom attainment. 

Jos tarvitset tukea raportin käyttöön, ota yhteyttä mis@aalto.fi 

Käyttöoikeudet

Hakemuksia voi tarkastella sihteerin ja suunnittelijan käyttöoikeuksin, tai henkilön tulee olla vastuuohjaajana tai ohjaajana ohjausryhmässä, johon opiskelija kuuluu.
Lisätietoa kohde- ja ohjausryhmistä

Hakemusten käsittely vaatii laajemmat oikeudet. Katso tarkemmin Sisun käyttöoikeudetHakemuksia saa käsitellä:

• Sisällytyshakemus: tutkinto-ohjelman version hallintohenkilö
• Korvaavuushakemus: korvaavan opintojakson version vastuuhallintohenkilö
• Kaikki hyväksiluvut:
  • Accreditation Admin -käyttöoikeusroolilla
  • Hyväksytyn tutkinto-ohjelman muokkaaja tai hyväksytyn opintojakson muokkaajan käyttöoikeusroolilla (sisältyy muihin käyttöoikeusrooleihin)

Viesti hyväksilukupyynnöstä menee:

• korvattavan opintojakson tai sisällytettävän opinnon tutkinto-ohjelman vastuuhallintohenkilöille
• kaikille niille, joilla on Accreditation Admin -käyttöoikeusrooli 

Lisäksi opiskelijan ohjausryhmän vastuuohjaaja ja ohjaaja näkevät kaikki hyväksilukua koskevat viestit Ohjattavani-näkymässä. Opettajien ei tarvitse käsitellä hyväksilukuhakemuksia Sisussa.

Lähtökohtaisesti ohjelman hyväksilukuhakemusten käsittelijä kannattaa merkitä ohjelman hallintohenkilöksi Sisussa sekä hakea lisäksi Sisu-oikeuksista Accreditation Admin-oikeuksia, niin näkee kaikki hyväksilukuhakemukset.

Accreditation Admin -käyttöoikeus kattaa koko Aallon, joten käsittelijän pitää tarkistaa hakemukselta, mitä ovat hänen käsittelyynsä tulevia tai rajata hakemuksia ohjausryhmällä.

Tutkinto-ohjelmalla sekä opiskeluoikeuden organisaatiolla voi rajata hakemuksia Asiointi-näkymässä, Opiskeluoikeus näkyy Asiointi-näkymässä ja sillä voi myös rajata hakemuksia.Lisätietoa hakemusten käsittelystä

Sisun ilmoitukset puuttuvista oikeuksista

Kun yrittää asettaa itsensä käsittelijäksi TAI on kirjaamassa päätöstä ja yrität tallentaa, Sisu herjaa, "Vaaditut käyttöoikeudet puuttuvat".

Aidosti syy voi olla, ettei käyttöoikeuksia ole. Tarvittaessa hae Sisu Access -kaupasta käyttöoikeus (accreditation admin). Voit myös tarkistaa kaupasta, mitä oikeuksia sinulla jo on.Sisu Access -kauppa

Jos käyttöoikeus on voimassa, mutta saat mainitun ilmoituksen, että käyttöoikeudet puuttuvat, se johtuu todennäköisimmin siitä, että opiskelija on hakenut korvaavuutta toisen yliopiston opintojaksoon. Tällöin hakemusta ei voi käsitellä. Tarkista hyväksiluettava opintojakso hakemukselta.

Pyydä opiskelijaa perumaan virheellinen hakemus ja ohjeista tekemään oikea hakemus. Pääkäyttäjä voi tarvittaessa myös hylätä tällaiset hakemukset.

Hyväksilukujen käsittely, päätöksenteko ja päätöksen toimeenpano

Hyväksilukuhakemukseen tehdään päätös esittelystä. 

Koska Sisu ei tue esittelymenettelyä eikä sisällä työnkulkuja, hyväksilukupäätös tehdään Sisun ulkopuolella ja päätös kirjataan Sisuun. Samalla kirjautuu suoritus. 

1. Tulosta Sisusta hyväksilukuhakemus ja liitteet pdf-versioksi. Kirjoita päätösesitys esimerkiksi sähköpostiviestiksi.
2. Toimita esitys ja tulostettu hakemus liitteineen päätöksen tekijälle (sähköposti), anna määräaika vastauksen antamiselle (noudatetaan koulun käytänteitä).
3. Päätöksentekijä tekee päätöksen kirjallisesti esityksen perusteella, esimerkiksi vastaamalla sähköpostiin.
4. Merkitse Sisuun esittelijä ja päätösesitys, päätöksentekijä, päätös (hyväksy/hylkää) sekä perustelut kielteiselle tai osittain hyväksytylle hakemukselle.
   • kirjaa täsmällisesti esittely- ja päätöstiedot hakemukselle: tämän kirjaamisen perusteella opiskelijalle syntyy myös suoritusmerkintä. Suoritusmerkintä ja Sisuun kirjattu päätös perusteluineen menee tiedoksi opiskelijalle heti tallennuksen jälkeen.
5. Tarvittaessa lähetä päätös tiedoksi sähköpostitse tai postitse.
   • Kun hyväksilukuhakemukseen on kirjattu päätös, opiskelija saa siitä automaattisen viestin Sisussa ja hyväksytystä suorituksesta näkyy merkintä opiskelijan suorituksissa.
   • Opiskelija valitsee hakemusta tehdessään, haluaako hän tiedon päätöksestä vain sähköisesti Sisussa vai myös postitse eli kirjeitse.
   • Jos opiskelija haluaa tiedon päätöksestä myös kirjepostitse, hakemuksen käsittelijä vastaa päätöksen tiedoksiannosta.
     • Hakemukselta näkee, miten päätöksestä pitää tiedottaa; riittääkö Sisun automaattinen tiedotus vai haluaako opiskelija lisäksi päätöksen postitse.
     • Tulosta päätös Sisusta opiskelijan hakemuksella käyttämällä kielellä ja postita se.
   • Päätöksestä ei tarvitse lähettää erillistä sähköpostia opiskelijalle. Opiskelijan tulee seurata Sisua, jos hän on laittanut vireille hyväksilukuhakemuksen. Jos päätös jostain syystä viipyy pidempään, on suositeltavaa tiedottaa opiskelijaa sähköpostitse, että päätös on tehty. 

Korvaavuushakemuksen viestistä opiskelija pääsee tarkastelemaan suorituksen ja päätöksen tietoja. Opintojakso sijoittuu suoraan haettuun kohtaan opintosuunnitelmassa. 

Sisällyttämishakemuksen ja henkilökohtaisen suorituksen hakemuksen viestistä pääsee tarkastelemaan suorituksen tai päätöksen tietoja (sekä sijoittamaan opintojakson suunnitelmaan, jos suoritusta on haettu ilman opintoluonnosta).

Hakemusten käsittely Sisussa

Opiskelijan tulee tehdä hyväksilukuhakemukset ennen valmistumispyynnön tekemistä. Kun hyväksiluvut on haettu, käsitelty ja sijoitettu hopsiin ennen valmistumispyynnön tekemistä, on valmistumispyynnön käsittely suoraviivaisempaa ja kokonaisuuksien arviointipyynnöt toimivat. 

1. Voit merkitä hakemukselle käsittelijän Asiointi-näkymässä kohdasta Aseta käsittelijä.
   • Valitse joko itsesi tai haluamasi henkilö.
2. Avaa hakemus ja valitse Käsittele hakemus.
3. Jos hakemuksesta puuttuu tarpeellisia tietoja, voit palauttaa sen opiskelijalle täydennettäväksi.
   • Opiskelija saa viestin, kun hakemus palautetaan hänelle täydennettäväksi. Muista antaa määräaika täydennyksen tekemiselle.
   • Virkailija voi ottaa hakemuksen takaisin käsittelyyn, vaikka se on palautettu opiskelijalle täydennettäväksi. Opiskelija saa tällöin viestin hakemuksen palautumisesta käsittelyyn.
4. Kirjaa päätöksen tiedot
   • Ohjeet tiettyihin kohtiin:
     • Muodollinen arvio: kirjaa tähän kohtaan esittelijä ja esitys
       • puolto myönnetty/ei puoltoa
       • Muodollisen arvion perustelut: esitys
     • Sisällöllinen arvio: ei käytetä
     • Päätös: hyväksytty tai hylätty
       • kirjaa Perustelut päätökselle -kenttään tarvittaessa kielteisen päätöksen perustelut
       • Henkilökohtainen suoritus: kyseessä on Aallossa suoritettu opinto, kirjataan suoritusilmoituksen perusteella.
         Katso ohje
   • Osa päätöksen tiedoista on pakollisia ja ilman niitä päätöstä ei voi tallentaa. Pakolliset kohdat on merkitty asteriskilla. Kun pakolliset kohdat on täytetty, Vahvista päätös -painike aktivoituu.
5. Kirjaa oikaisunhakuohjeet.
   • Oikaisunhakuohje tulee automaattisesti hakemukselle (pääkäyttäjän lisäämä).
6. Vahvista päätös.
   • Kun päätös vahvistetaan, Sisu antaa huomautuksen, jos opiskelija haluaa päätöksen myös postitse. 

Hyväksilukuja voi käsitellä ilman opiskelijan tekemää hakemusta, jos siihen on tarve. Hyväksilukuhakemuksen voi tehdä vain tutkintoon johtavaan opintosuunnitelmaan, johon opiskelijalla on voimassa oleva opiskeluoikeus. Opiskelijan tulee olla ilmoittautunut läsnäolevaksi, kun hän tekee hyväksilukuhakemuksen. Käsittelyvaiheessa opiskelijalle voi kirjata sisällytyksen tai korvaavuuden, vaikka opiskeluoikeus on hyväksilukupäivänä passiivinen tai opiskelija on ilmoittautunut poissaolevaksi. (Hyväksilukupäivä = päivä, jolloin suoritus kirjataan eli kuluva päivä (CreditTransferdate). Sisällytetty tai korvaava suoritus voi sijoittua opiskeluoikeuden voimassaolon ulkopuolelle.

Lisätietoja opiskelijan hyväksiluohjeessa

Hyväksiluvun tyypit 

Opiskelija voi hakea hyväksilukua korvaavuuden, sisällyttämisen tai henkilökohtaisen suorituksen kautta. Tarkempia tietoja opiskelijan ohjeessa

Korvaavuushakemus tehdään opintojaksoesitteen kautta ja sisällyttämishakemus sekä henkilökohtaisen suorituksen hakemus opintosuunnitelmasta/opintoluonnoksesta. Sisällyttämishakemus ja henkilökohtaisen suorituksen hakemus kohdistuu siihen tutkintoon (Sisussa koulutukseen), jonka suunnitelmasta hakemus on tehty eli suoritetun henkilökohtaisen suorituksen voi sijoittaa vain ko. koulutuksen suunnitelmaan. Sisällyttämishakemuksen käyttöoikeuksien organisaatio katsotaan siitä tutkinto-ohjelmasta, johon hakemus on opintojen rakenteessa tehty. 

Opintoluonnos

Hyväksilukuun liittyy myös tiiviisti opintoluonnos. Opintoluonnoksen avulla voi suunnitella tutkintoon muualla suoritettavia opintoja tai hankittavaa osaamista etukäteen, esimerkiksi vaihto-opinnot.

Opintoluonnoksen kautta suorituksen hakeminen on suositeltava tapa, koska silloin henkilökohtainen suoritus tai sisällytettävä opinto menee siihen kohtaan rakennetta, johon opintoluonnos on hyväksytty.

Opintoluonnos hyväksytään aina ehdollisena. Kun opiskelija on suorittanut opinnot tai hankkinut osaamisen, hän hakee opintoluonnoksen kautta sisällyttämistä tai henkilökohtaista suoritusta. 

Sivuaineet

• Jotta muualla suoritettu sivuaine voidaan hyväksilukea arvosanoin, täytyy sivuaineen opintojaksot hyväksilukea yksitellen. Lisätietoja: Hyväksilukujen pääperiaatteet Aallossa
  • Opiskelija sisällyttää muualla suoritetun sivuaineen opinnot jonkin seuraavan kokonaisuuden alle:
    • Henkilökohtainen sivuaine
    • Sivuaine kotimaisesta yliopistosta
    • Sivuaine ammattikorkeakoulusta
    • Sivuaine ulkomaisesta yliopistosta
• Suorituskieli kokonaisuudella: jos suorituskieli ei ole yksiselitteinen, eli opintokokonaisuudessa on mukana eri kielillä suoritettuja opintojaksoja:
  • Kokonaisuuden suorituskieleksi valitaan ohjelman kieli, mikäli tilanne on 50/50 opintojen osalta eli esim. yksi 6 op kurssi suomeksi ja toinen 6 op kurssi englanniksi.
  • Muussa tapauksessa kokonaisuuden suorituskielen määrittelee opintopisteiden enemmistö, ei kurssien.

Yksittäisen sisällytyksen kirjaaminen ilman opiskelijan hakemusta

• Sisällytyksiä voi kirjata ilman Sisu-hakemusta seuraavissa tilanteissa:
  • Hakemus on tehty ja käsitelty Sisun ulkopuolella (saavutettavuus)
  • Aiempi päätös, jota ei ole tallennettu opintotietojärjestelmään
  • Sama kieli- tai muu pakollinen opinto tutkinnossa, jota käytetään kahdessa tai useammassa Aallon tutkinnossa.
    • Sivuaineen hyväksiluvusta tai opintojen sisällyttämisestä pääaineeseen haetaan hyväksilukua normaalisti (ns. akateeminen hyväksyntä).
  • Yhteistyösopimukseen perustuvat sisällyttämiset, joissa ei edellytetä opiskelijan hakemusta.
  • Sisussa käsitellyn, mutta virhemerkityn suorituksen uudelleenkirjaaminen. Pohjana käytetään hakemuksen tietoja ja korjataan virheellinen tieto tämän kirjauksen kautta. 

1. Mene Opiskelijat-osioon.
2. Hae opiskelija, mutta älä klikkaa hakutuloksissa hänen kohdallaan.
3. Opiskelijan riviltä valitse kolmen pisteen valikosta (...) Lisää opiskelijalle sisällytetty suoritus.
4. Kirjaa suorituksen tiedot:
   • suorituksen nimi (kieliversiot tarvittaessa)
   • suorituspaikka: näkyy suoritusotteella lisätietojen alussa, kuten muissakin hyväksiluvuissa
   • laajuus eli opintopisteet
   • suorituskieli
   • suorituspäivä
     • oletuksena kuluva päivämäärä, ei voi kirjata tulevaisuuteen
   • opinnon taso
   • suorituksen tyyppi: tavallinen opintojakso yleensä
   • opiskeluoikeus, mihin liittyy
     • jos opiskelijalla on vain yksi, on se valittuna
   • suorituksen koulutusala
   • hyväksyjä + nimike
   • hyväksyvä organisaatio: oma korkeakoulu
   • vastuuorganisaatio: opiskelijan korkeakoulu
   • suoritusotteelle tulostuva lisätieto: sisällytettävän opintojakson/kurssin koodi ja nimi, alkuperäinen arvosana halutessa
5. Tarkista tiedot ennen suorituksen vahvistamista. Voit palata vielä muokkaamaan niitä.
6. Paina Vahvista. Onnistuneesta vahvistamisesta tulee yläreunaan vihreä banneri.

Yksittäisen opintojakson korvaaminen ilman opiskelijan hakemusta

Korvaavuuden voi kirjata yksittäiselle opiskelijalle ilman hakemusta. Suorituksen tila on aina "Korvattu". Tarvittava Sisu-käyttöoikeusrooli: Secretary tai Planning Officer2.

Korvaavuuksia voi kirjata ilman opiskelijan hakemusta tapauksissa, joissa:

• opiskelija suorittaa kahta eri alan tutkintoa Aallossa ja samoja opintoja (esim. kieliopinnot) hyödynnetään molemmissa (korvaava ja korvattava eivät voi olla sama opintojakso) tai
• opiskelija korvaa yhteistyösopimuksen/yhteistyötutkinnon puitteissa Aallon opintojakson muualla suoritetulla opinnolla tai
• saavutettavuuden vuoksi hakemus ja päätös tehdään Sisun ulkopuolella.
• muu poikkeustilanne, jossa korvaavuus kirjataan ilman Sisu-hakemusta

Esimerkki

SCI:n tutkintoon hyväksiluetaan BIZissä suoritettuja kieliopintoja, voidaan SCI:n tutkinnossa olevat kielten opintojaksot kirjata korvatuiksi tätä kautta.

• Tämä edellyttää sitä, etteivät korvattava ja korvaava opintojakso ole täysin sama opintojakso.
• Jos kyseessä on täysin sama opintojakso kahdessa tutkinnossa, haetaan toiseen tutkintoon opinnon sisällyttämistä. 

Jos opintojaksolle, josta on jo suoritusmerkintä, kirjaa korvaavuuden, uusi merkintä ylikirjaa aiemman suorituksen.  

Korvaavuuden kirjaaminen

1. Mene opintojakson tiedoissa välilehdelle Arviointi.
2. Valitse kohta Korvaavuus ja kirjoita hakukenttään opiskelijan nimi tai opiskelijanumero, kenelle haluat kirjata korvaavuuden.
3. Kaikki tiedot pakollisia, ellei toisin mainita. Valitse seuraavat tiedot:
   • Suorituspaikka:  valitaan koodiston arvoista. (Kentän nimi on jo tulevaisuuden toimintoja varten suorituspaikka/organisaatio, mutta organisaatioiden antamista ei ole vielä toteutettu.)
     • Suorituspaikaksi voidaan antaa kotimainen oppilaitos tai ulkomainen korkeakoulu tai ulkomainen muu oppilaitos.
     • Jos opinto on suoritettu ulkomailla; haetaan ulkomainen oppilaitos hakusanalla ”ulkomainen” ja valita joko ulkomainen korkeakoulu tai ulkomainen muu oppilaitos
     • voi valita myös "ei tiedossa (oppilaitostyyppi). Tämä tieto ei tulostu suoritusotteella. Tällöin täsmällisempi suorituspaikka voidaan kirjata lisätietokentän alkuun.
   • Laajuus: periytyy korvattavan opintojakson tiedoista, mutta sitä voi muuttaa tarpeen vaatiessa.
   • Suorituskieli: oletuksena on opintojakson suorituskieli, jos niitä on vain yksi; valintaa voi muuttaa.
   • Suorituspäivä: Alkuperäisen opinnon suorituspäivämäärä
     • Vahvistettaessa päätöstä Sisu ei validoi sitä, että opiskeluoikeuden tila on aktiivinen hyväksilukupäivänä (sama kuin hakemuksen kautta käsiteltävässä korvaavuudessa).
   • Arvostelu: voidaan valita joko hyväksytty tai käyttää opintojakson arviointiasteikkoa, jos se on numeerinen. Jos opintojakson arvostelu on hyväksytty-hylätty, arvosteluasteikkoa ei voi muuttaa.
   • Opiskeluoikeus, mihin liittyy
   • Hyväksilukupäivä: oletuksena kuluva päivä; päivää voi muuttaa.
   • Hyväksyjät: oletuksena opintojakson vastuuopettaja kuluvana päivänä; hyväksyjää voi muuttaa tai lisätä useamman. Palauta oletusarvot -toiminnolla voidaan palauttaa oletusarvot.
   • Vastuuorganisaatio: periytyy opintojakson tiedoista; tietoa voi muokata.
   • Koulutusala: periytyy opintojakson tiedoista. Jos opintojaksolla on vain yksi koulutusala, on se valittu eikä valintaa voi muuttaa. Jos koulutusaloja opintojaksolla on useampi, pitää arvo valita.
   • Lisätiedot: Suoritusotteelle tulostuvat lisätiedot kenttään annetaan kaikki ne tiedot, joiden halutaan näkyvän suoritusotteessa:
     • kirjataan korvaavan opinnon koodi, nimi ja laajuus (suorituspaikka tulee formaalista kentästä)
   • Hallinnollinen kommentti: ei näy opiskelijalle, voi kirjata perusteen korvaavuuden kirjaamiseen ilman opiskelijan hakemusta tai jättää tyhjäksi.
4. Paina Jatka-painiketta.
5. Tarkasta tiedot ja palaa tarvittaessa korjaamaan ne.
6. Paina Vahvista.
   • Onnistuneesta kirjauksesta näytetään vihreä huomautus.

Henkilökohtainen suoritus

Henkilökohtainen suoritus voidaan kirjata silloin, jos opiskelija tekee opintosuorituksen Aallossa, mutta suoritukselle ei ole olemassa opintojaksoa ja/tai toteutusta, mille ilmoittautua ja kirjata opintosuoritus. Tällaiset suoritukset tyypillisesti eivät ole osa vahvistettua opetussuunnitelmaa ja ne ovat usein yksilöllisesti sovittavia. Esimerkiksi jatko-opiskelijoiden konferenssiesityksistä annettavat opintopisteet kirjataan henkilökohtaisena suorituksena. 

Hakeminen

Henkilökohtaista suoritusta haetaan Sisussa samoin kuin opintojen hyväksilukua, opintosuunnitelman kautta. Suoritusta voi siis hakea vain tutkintoon johtavaan opiskeluoikeuteen liittyen. Kyseessä ei kuitenkaan ole hyväksiluku, vaikka toiminnallisuus Sisussa on sama ja hakemus käsitellään samoin. Päätöstä ei tehdä esittelystä vaan opettajan antaman suoritusilmoituksen perusteella.

Opiskelijan tulee sopia henkilökohtaisesta suorituksesta aina etukäteen opettajan kanssa. Kun suoritus on tehty, opiskelija tekee hakemuksen henkilökohtaisesta suorituksesta opintosuunnitelmansa kautta (joko suoraan tai opintoluonnoksen kautta) ja lisää vastuuopettajan nimen hakemukselle. Opettaja antaa suoritusilmoituksen oppimispalveluille, joka voi käsitellä hakemuksen eli kirjata suorituksen sen perusteella.

Suoritusilmoitus

Opettajan tulee lähettää suoritusilmoitus Aalto-sähköpostista. 

Suoritusilmoituksessa annettavat tiedot:

• Maininta, että kyseessä on henkilökohtainen suoritus
• Opiskelijan nimi
• opiskelijanumero
• Suorituksen nimi
• mahdolliset lisätiedot (kirjatentin tiedot/konferenssiesitykseen liittyvät tiedot/opinnäytteen ohjaus tms. Nämä tiedot näkyvät opintosuoritusotteella)
• Suorituksen laajuusopintopisteinä
• Arvosana
• Suorituskieli
• Suorituspäivämäärä
• Suorituksen hyväksyjän nimi

Lähetä suoritusilmoitus Aalto-sähköpostiosoitteestasi.

Hakemuksen käsittely ja täydennyksen pyytäminen

Hakemusta käsiteltäessä kirjauksen perusteena on siis opettajan antama suoritusilmoitus. 

Henkilökohtaisen suorituksen hakemuksen voi Sisun Asiointi-näkymässä hakea opiskelijan nimellä tai opiskelijanumerolla. Rajaustekijänä kannattaa käyttää hakemuksen tyyppiä henkilökohtaisen suorituksen hakemus.

Täydennyksen pyytäminen 

Jos hakemukseen tarvitsee pyytää lisätietoja, hakemus voidaan palauttaa opiskelijalle täydennettäväksi. Opiskelija saa viestin, kun hakemus palautetaan hänelle täydennettäväksi. 

Virkailija voi ottaa hakemuksen takaisin käsittelyyn, vaikka se on palautettu opiskelijalle täydennettäväksi. Opiskelija saa tällöin viestin hakemuksen palautumisesta käsittelyyn. 

Päätöksen kirjaaminen

Aseta itsesi käsittelijäksi ja avaa hakemus käsittelyyn. 

Kun merkitset Päätös-kohtaan Hyväksy hakemus, avautuvat suorituksen vaatimat kentät. 

Suoritusilmoituksen perusteella täydennetään tai korjataan päätökselle seuraavat kohdat: 

• Hyväksyjä: vastuuopettaja
  • hyväksyjäksi alustetaan automaattisesti hakemuksen käsittelijä, vaihda hyväksyjä.
• Nimike: muu → kirjoita opettajan titteli fi-kenttään (ei näy suorituksen tiedoissa)
• Perustelut: voi jättää tyhjäksi tai kirjata "suoritusilmoitus"
• Oikaisunhakuohje: https://www.aalto.fi/fi/hakemukset-ohjeet-ja-saannot/oikaisun-hakeminen-opintoasioissa
• TARKASTA Suorituksen nimi: Henkilökohtainen suoritus: xxxx (kirjataan opettajan antama nimi suoritusilmoituksesta) (ruotsiksi Personlig prestation, englanniksi Custom course credit)
• TÄYDENNÄ Suoritusotteelle tulostuva lisätieto: täsmennys suoritukseen.
  • Kirjatentti: kirja xxx TAI konferenssiesitelmä: konferenssi XXX, Ruotsi, 1.-3.6.2021, TAI diplomityön ohjaaminen
  • Huomioi lisätietojen kieli!
• KORJAA Suorituspäivämäärä: suoritusilmoituksesta
• LISÄÄ Laajuus: suoritusilmoituksesta
• Arvostelu: suoritusilmoituksesta
  • automaattisesti valittu arvosteluasteikko, voi vaihtaa hyväksytty -vaihtoehtoon.
• TARKISTA/LISÄÄ Suorituskieli: suoritusilmoituksesta, jos ei tiedossa "Tuntematon"
• LISÄÄ Koulutusala: valitse soveltuva
• LISÄÄ Opinnon taso: valitse soveltuva
• esitäytetty Suorituksen tyyppi: tavallinen opintojakso
• Hyväksyvä organisaatio: ei tarvitse muuttaa 

Suorituksen kirjaaminen ilman hakemusta

• Henkilökohtaisia suorituksia voi kirjata ilman Sisu-hakemusta seuraavissa tilanteissa:
  • Hakemus on tehty ja käsitelty Sisun ulkopuolella (saavutettavuus)
  • Aiempi päätös, jota ei ole rekisteröity

1. Mene Opiskelijat-osioon.
2. Hae opiskelija, mutta älä klikkaa hakutuloksissa hänen kohdallaan.
3. Opiskelijan riviltä valitse kolmen pisteen valikosta (...) Lisää opiskelijalle henkilökohtainen suoritus.
4. Kirjaa suorituksen tiedot:
   • suorituksen nimi (kieliversiot tarvittaessa)
   • laajuus eli opintopisteet
   • suorituskieli
   • suorituspäivä
     • oletuksena kuluva päivämäärä, ei voi kirjata tulevaisuuteen
     • opiskeluoikeuden pitää olla voimassa suorituspäivänä
   • opinnon taso: jos ei tiedossa, valitse muut opinnot
   • suorituksen tyyppi: tavallinen opintojakso
   • arvostelu: valitse
   • opiskeluoikeus, mihin liittyy
     • jos opiskelijalla on vain yksi, on se valittuna
   • suorituksen koulutusala: tutkinnon koulutusala
   • hyväksyjä + nimike
   • vastuuorganisaatio: opiskelijan korkeakoulu
   • suoritusotteelle tulostuva lisätieto: ei pakollinen
5. Tarkista tiedot ennen suorituksen vahvistamista. Voit palata vielä muokkaamaan niitä.
6. Paina Vahvista. Onnistuneesta vahvistamisesta tulee yläreunaan vihreä banneri.
   • Sisu tarkistaa kirjattaessa opiskeluoikeuden voimassaolon ja opiskelijan läsnäolotiedon. Jos opiskeluoikeus ei ole suorituspäivänä voimassa oleva ja/tai opiskelija on poissaoleva, ei suoritusta voi kirjata ja asiasta tulee virheilmoitus.

Suorituksen näkyminen

Suoritus näkyy sekä opiskelijalle että palveluhenkilölle opiskelijan suorituksissa. Suorituksen tila on "korvattu". 

Lisäksi suoritus näkyy sen opintojaksoversion Suoritukset-välilehdellä, jolla suoritus kirjattiin. Korvaavuudet haetaan filtterillä "Tila: korvattu".

Suoritukselle ei synny hakemusta eikä päätöstä. Opiskelija ei siis saa viestiä näin kirjatusta korvaavuudesta. 

Suorituksen tietojen muokkaus, virhemerkintä ja hakemuksen palauttaminen käsiteltäväksi

Opiskelijan suoritustiedoissa voi yksittäisen suorituksen tietoja muokata suorituksen yläreunassa olevan kolmen pisteen takaa (kuva yllä), jos huomaa niissä puutteita. 

• muokattavia kohtia ovat mm. hyväksyjä, suorituskieli, opiskeluoikeus, vastuuorganisaatio, järjestävä organisaatio, lisätiedot
• Muokata ei voi: opinnon koodia, nimeä eikä suorituspäivämäärää  

Hakemuksen perusteella kirjatun suorituksen voi virhemerkitä sekä valita, palauttaako hakemuksen käsittelyyn. Katso tarkempi ohje. 

Oikaisu

• Päätökseen tyytymättömällä opiskelijalla on oikeus hakea oikaisua 14 vuorokauden kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Oikaisulle varattu aika alkaa kulua päätöksen tiedoksiannosta, joten lähetyspäivä tulee merkitä muistiin.
• Oikaisuaika lasketaan seuraavasti:
  • Oikaisuaika alkaa siitä, kun viesti menee Sisussa opiskelijalle:  
    • tiedoksianto sähköpostitse/Sisussa: 3 pv + 14 pv oikaisunhakuaika = 17 vuorokautta päätöksen teosta
  • Opiskelija pyytänyt tiedoksiannon kirjepostitse:
    • tiedoksianto postitse: 7 pv + 14 pv oikaisunhakuaika = 21 vuorokautta päätöksen teosta

Emrex-palvelun kautta tuodut tiedot hyväksilukuhakemuksella

EMREX on lisäpalvelu, jonka avulla opiskelija voi tuoda Sisun välivarastoon opintosuoritustietoja EMREXissä mukana olevista koti- ja ulkomaisista korkeakouluista. Suoritustietoon voi luottaa vaikkei suoritusotetta toimiteta. 

Listaus löytyy https://emrex.eu/ → Networks → Countries

Yleiset periaatteet

• Kun opiskelija on käyttänyt EMREXin kautta saatuja suoritustietoja hakemuksessa, hakemuksessa näkyy sisällytettävän/korvaavan opinnon otsikossa badge: EMREX.
• EMREXistä tuotu aineisto on virallisesta opintosuoritusrekisteristä siirretty, eikä opiskelija voi itse muokata näitä tietoja hakemuksessa.
• Opiskelijan itse kirjaamat tiedot hakemuksessa badgella OPISKELIJAN KIRJAUS.

EMREX-tietojen luotettavuus

• Emrex-tietomallissa ei ole pakollisia kenttiä, mikä voi johtaa tietojen puutteellisuuteen. Tiedot vastaanotetaan Sisussa ja mäpätään hyväksilukutietoihin mahdollisuuksien mukaan.
• Opintosuoritusotetta ei tarvita vahvistamaan suoritusta, mutta lisätietojen kannalta se voi olla tarpeellinen.

Sisällyttämis- ja korvaavuushakemukset

• Hakemuksen käsittelynäkymässä suorituksen tiedot voi avata Näytä kaikki suorituksen tiedot -linkistä.
• Käsiteltäessä tietoja kurssikoodi on syytä tarkistaa, koska se ei välity EMREXin kautta.

Suorituksen kirjautuminen opiskelijan suorituksiin

Suoritus näkyy opiskelijan suorituksissa heti, kun päätös on hyväksytty. 

Suorituksen tiedot avautuvat omaan ikkunaan. Suorituksen tila on joko sisällytetty, korvattu tai suoritettu (henkilökohtainen suoritus). Suorituksen päivämäärä on alkuperäinen suorituspäivämäärä ja hyväksilukupäivä päätöspäivämäärä. 

Virheellisen merkinnän korjaaminen

Jos suorituksen kirjaamisessa tulee virhe, voi opiskelijan tiedoissa, välilehdellä Suoritukset voi muokata suorituksen tiedoista seuraavia:

• hyväksyjä
  • hyväksyjän lisätiedot
• opiskeluoikeus, johon suoritus on linkitetty
• vastuuorganisaatio
• suorituksen lisätiedot
• suorituskieli

Jos muissa tiedoissa on korjattavaa, laita pyyntö sisu@aalto.fi ja ilmoita opiskelijan tiedot sekä suorituksen tunniste. 

Henkilökohtaisen suorituksen ja sisällytetyn opinnon opiskeluoikeusviite

Kun opiskelija hakee sisällyttämistä tai henkilökohtaista suoritusta, kiinnittyy opinto tiettyyn tutkintoon. Jos opiskelija haluaa lisätä tällaisen opinnon johonkin muuhun tutkintoon kuin mihin se on alun perin hyväksytty ja uusi koulutusohjelma hyväksyy opinnon osaksi tutkintoa, pitää suorituksen opiskeluoikeusviitettä muuttaa. 

Tämän jälkeen opiskelija pystyy lisäämään suorituksen toiseen tutkintoon hopsissa joko vapaan muokkauksen tilan kautta tai sääntöjen niin salliessa myös muuten. 

Virhemerkitseminen

Henkilökohtaisen suorituksen ja sisällytetyn opinnon virhemerkintä käyttöliittymässä on mahdollista. Voit myös valita palautuuko hakemus käsiteltäväksi vai ei, jos suoritusta on haettu hakemukselle eikä erilliskirjattu.

Hyväksilukujen ja henkilökohtaisten suoritusten tietojen muokkaus, virhemerkintä ja hakemuksen palauttaminen käsiteltäväksi

Korvatun suorituksen tarkastelu, muokkaus ja virhemerkintä

Korvatun suorituksen tietoja voi muokata suorituksen tietojen muokkaus kohdassa opiskelijan suorituksissa.

Kun opintojakso on korvattu toisella suorituksella, sen tietoja voi tarkastella Opinnot → Opintojaksot → ao. opintojakso ja sen suoritukset alla. Näkymää pitää rajata seuraavasti: Rajaa → Tila → korvattu ja lisäksi valita lukuvuosi, jolle suoritus sijoittuu. 

Hyväksiluetun korvaavan suorituksen voi virhemerkitä tai muuttaa toissijaiseksi joko opinnon suoritusten kautta tai opiskelijan suorituksista. Tällöin suoritus ei enää näy opiskelijan hyväksytyissä suorituksissa. 

Sellaista suoritusta, joka on jo koostettu johonkin kokonaisuuteen, ei voi virhemerkintä. Toisin sanoen, jos opintokokonaisuus on arvioitu, ei siihen kiinnitettyjä opintojaksoja tai opintokokonaisuuksia voi purkaa eli muuttaa toissijaiseksi. 

Hakemuksen kautta kirjatun korvaavuuden voi virhemerkitä ja tarvittaessa palauttaa hakemuksen käsiteltäväksi. Jos hakemusta ei palauta käsittelyyn "Hyväksyntä peruttu -tila", voi opiskelija halutessaan tehdä uuden korvaavuushakemuksen samasta opintojaksosta. 

Päätöksen arkistointi

Hakemus ja siihen kirjattu päätöstieto säilyvät Sisussa. 

Koska varsinainen päätös tehdään Sisun ulkopuolella, arkistoidaan myös päätökseen liittyvät dokumentit Sisun ulkopuolella. Hakemusta ei tarvitse tulostaa Sisusta arkistoitavaksi. 

Jokainen koulu huolehtii, että päätökseen liittyvät sähköpostit/muu viestintä tallennetaan yhteiselle verkkolevylle. 

• viestiketju tai yksittäiset viestit tallennetaan yhteiselle verkkolevylle, johon on pääsy koulun oppimispalveluilla.
• tiedosto(t) nimetään hakemuksen tunnisteella ja tarvittaessa järjestysnumerolla tai lisätiedolla: bzh3-o81v_esitys+päätös