Tietosuojailmoitus tutkintokoulutukseen hakeville

Oppimispalveluiden hakijapalvelut, [email protected]

Lakimies Anni Tuomela, Aalto-yliopisto
Postiosoite: PL 11000, 00076 AALTO
Käyntiosoite: Otakaari 24, 02150 Espoo

Puhelinvaihde: 09 47001
[email protected]
tietopyynnöt: https://datarequest.aalto.fi/

Hakija voi ottaa yhteyttä Aalto-yliopiston tietosuojavastaavaan, jos hänellä on kysymyksiä yliopiston tietosuojapolitiikasta, tästä tietosuojailmoituksesta tai muutoin henkilötietojen käsittelystä yliopistossa.

Yliopisto käsittelee henkilötietoja

• opinnoista ja opiskelijavalinnoista tiedottamiseen
• opiskelijavalintaan liittyvien tehtävien järjestämiseen

Lisäksi yliopisto voi käsitellä henkilötietoja

• tieteelliseen tutkimukseen ja
• koulutustarjontaan liittyvään markkinointiviestintään tai muuhun erityiseen tarkoitukseen.

Yliopiston oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu

• yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkisen vallan käyttämiseen (artikla 6.1 e)
• lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (yleinen tietosuoja-asetus artikla 6.1 c)
• sekä tietyissä tapauksissa sopimukseen tai suostumukseen (artikla 6.1 a ja b)

Yliopistolla on oikeus käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä rekisterinpitäjänä kun

• käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä (artikla 9.2 g)

Pääasialliset säädökset

• yliopistolaki 558/2009 ja sen nojalla annetut asetukset
• yliopistojen tutkinnoista annettu valtioneuvoston asetus 794/2004 muutoksineen ja sitä aikaisemmat teknillistieteellisiä, kauppatieteellisiä ja taideteollisia tutkintoja koskevat asetukset
• laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017
• yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset
• laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999

Ei

Aalto-yliopisto käsittelee seuraavia hakijoita koskevia henkilötietoryhmiä:

Yksilöimistiedot:

• yksilöivät tunnistetiedot (nimi, henkilötunnus, syntymäaika, hakemus/hakijanumero, passikopiot)
• taustatiedot (kansalaisuus, sukupuoli, äidinkieli)
• yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite)

Hakemustiedot:

• hakutoiveet
• koulutukseen hakemista koskevat tiedot
• valintaperusteiden ja opiskelijaksi ottamisen perusteiden mukaiset tiedot:
• hakijan koulutus-, tutkinto- ja työkokemustiedot
• tieto hakijan opiskelijavalintaan vaikuttavista terveydellisistä seikoista (kyllä/ei -tieto)
• hakijan suostumus omien ennakko- ja valintakoetehtäviensä julkaisuun Taiteiden ja suunnittelun korkeakouluun haettaessa
• valinnan tulosta koskevat tiedot (valintakoetulokset sekä muut valintaan liittyvät tiedot mm. valintapisteet)
• opiskelupaikan vastaanottamista koskevat tiedot

Muut tiedot:

• hakuvaiheen neuvontaviestejä, jotka ovat yhdistettävissä hakijaan sähköisessä haku- ja valintajärjestelmässä

Hakijaa koskevat tiedot, joihin voi sisältyä erityisiä henkilötietoja (arkaluonteisia tietoja):

• erityisjärjestelyihin liittyvät tiedot
• opiskelijavalintaan liittyvien poikkeamatilanteiden selvitykset ja niiden seuraamukset
• valintakokeisiin kuuluvat haastattelut

Aalto-yliopistossa tietoja käsittelevät vain ne Aalto-yliopiston työntekijät tai Aalto-yliopiston toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. Tiedot on suojattu luvattomalta käsittelyltä. Pääsy hakijatietojärjestelmiin on rajattu käyttöoikeuksilla. Henkilötietoja käsittelevät pääasiassa oppimispalveluiden henkilökunta ja opiskelijavalintaan osallistuva akateeminen henkilökunta. Lisäksi henkilötietoja tietoja voidaan käsitellä tila- ja turvallisuuspalveluissa, IT-palveluissa ja talouspalveluissa.

Aalto-yliopisto voi käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä kuten järjestelmäpalveluita tarjoavia yrityksiä, jotka käsittelevät henkilötietoja Aalto-yliopiston lukuun toimeksiantosopimuksen perusteella.

Aalto-yliopisto luovuttaa henkilötietoja yliopiston ulkopuolelle tai käsittelee niitä muita kuin alkuperäiseen käyttötarkoitukseensa vain lainmukaisissa tilanteissa.

Yhteisrekisterinpitäjyys OPH:n ja korkeakoulujen kanssa Opintopolku-opiskelijavalintarekisteri, (L 884/2017 muutoksineen 18§) .

Yhteisrekisterinpitäjyys yhteisvalinnoissa:Kauppatieteellisen alan yhteisvalinta ja Diplomi-insinööri- ja arkkitehtikoulutuksen yhteisvalinta (DIA)

Aalto-yliopisto luovuttaa tarpeellisia hakijoiden henkilötietoja seuraaville vastaanottajille.

• Kansallisten ja kansainvälisten yhteisohjelmien korkeakoulujen rekisterit
• Opetus- ja kulttuuriministeriölle KOTA-tietokanta
• Opetushallituksen kansainvälistymispalvelut
• Teknistä käyttöyhteyttä käyttäen Kansaneläkelaitos
• Teknistä käyttöyhteyttä käyttäen korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valvira
• Työvoimaviranomainen
• Maahanmuuttoviranomaisen ulkomaalaisrekisteri
• Opetushallituksen Opintopolku
• TE-keskus (tiedustelut)

Lisäksi Aalto-yliopisto voi luovuttaa hakijoiden henkilötietoja

• tieteellistä tutkimusta varten
• julkisuuslain (Julkisuuslaki 621/1999) tai muun lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi
• valintoihin ja opiskeluoikeuksiin vaikuttavia viranomaistietoja muille suomalaisille korkeakouluille
• ulkomaalaisille korkeakouluille myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
• hakijan suostumuksella yhteystietoja yliopiston ulkopuolelle markkinointiviestintään ja muihin erityisiin tarkoituksiin

Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, kun henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle suoritetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Järjestelmiin tallennettujen henkilötietojen sekä manuaalisen aineiston säilytysajat perustuvat lakiin ja Aalto-yliopiston tiedonohjaussuunnitelmaan.

Pysyvä säilytys (L 884/2017 25 ja 27 §):

• hyväksytyt hakijat: oppijanumero ja henkilön henkilötunnus tai muu vastaava yksilöivä tunnistetieto;
• hyväksytyt hakijat: tiedot henkilön opiskeluoikeuksista tutkintoon johtavassa koulutuksessa sekä tiedot opiskelupaikan vastaanottamisesta

Lisäksi kansallisarkiston päätöksellä voidaan säilyttää muitakin hakijan henkilötietoja pysyvästi.

Muut kuin pysyvästi säilytettävät henkilötiedot pääosin:

• Pääsykoesuoritukset ja pisteluettelot vähintään 2 vuotta, pl. Taiteiden ja arkkitehtuurin alojen pääsykokeen ennakko- ja valintakoetehtävät vähintään 6 kk
• Hylätyt hakemukset vähintään 2 vuotta
• Hyväksytyt hakemukset vähintään 5 vuotta tai vähintään valmistumiseen saakka
• Arkaluonteiset tiedot säilytetään niin kauan kuin on välttämätöntä, korkeintaan 4 vuotta
• Neuvontatiedot sähköisessä hakijatietojärjestelmässä vähintään 2 vuotta

Säilytysajat voivat vaihdella yksittäistapauksissa ja säilytysaikoja voidaan tarkistaa.

Hakija (rekisteröity) voi tehdä rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt osoitteeseen

[email protected]

Rekisteröidyn pääsy omiin tietoihinsa

Rekisteröidyllä on oikeus tietää, mitä henkilötietoja hänestä käsitellään ja mitä tietoja hänestä on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön yliopistolle. Tällöin noudatetaan seuraavaa menettelyä:

• Yliopisto toimittaa pyynnöstä tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Pyytäjän on tarvittaessa osoitettava erikseen henkilöllisyytensä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.
• Tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta. Mikäli rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, niistä peritään hallinnollisiin kustannuksiin perustuva maksu. Mikäli tietopyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton tai rekisteröity esittää tietopyyntöjä toistuvasti, yliopisto voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa yliopisto perustelee tekemänsä ratkaisun.
• Mikäli yliopisto ei toimita tietoja, annetaan asiasta rekisteröidylle kirjallinen todistus. Samassa yhteydessä rekisteröidylle kerrotaan hänen oikeudestaan oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyn oikeus tietojen oikaiseminen

• Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.
• Ellei yliopisto hyväksy oikaisupyyntöä, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samalla yliopisto tiedottaa rekisteröityä hänen oikeudestaan oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyn oikeus tietojen poistaminen

• Tietojen käsittelyn oikeusperusteesta riippuen rekisteröidyllä voi olla oikeus saada henkilötietonsa poistettua korkeakoulun rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai korkeakoululle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista

• Rekisteröidyllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietojen tai sen käsittelyn oikeusperuste on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen toiselle rekisterinpitäjälle

• Henkilötiedot siirtäminen järjestelmästä toiseen tarkoittaa sitä, että rekisteröity saa toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja hän voi siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle yliopiston sitä estämättä. Tämä oikeus voi koskea vain tilanteita, joissa tietojen käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Oikeus ei koske esimerkiksi sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta yliopiston henkilörekistereihin liittyen.

Hakija voi tehdä rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt osoitteeseen [email protected].

Oikeus vastustaa käsittelyä

• Opiskelijaksi hakevalla on henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseen perustuen milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä silloin, kun käsittelyn oikeusperuste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai yliopiston oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.
• Opiskelijaksi hakevalla on oikeus ilman erityistä perusteluakin milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.

• Tilanteissa, joissa hakijan henkilötietojen käsittely perustuu yksinomaan suostumukseen, tämä voi peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Suostumuksen peruuttaminen tehdään ensisijaisesti sille taholle, jolle suostumus oli annettu. Jos tämä on mahdotonta, niin hakija voi ottaa yhteyttä [email protected]

• Hakija voi tehdä valituksen valvontaviranomaiselle, jos katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi opiskelijaksi hakevalle on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja. Lisätietoja www.tietosuoja.fi
• Hakijalla on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijäorganisaatiota vastaan, mikäli katsoo oikeuksiaan loukatun sen takia, ettei henkilötietojesi käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.

Hakija antaa kulloinkin tarpeelliset henkilötietonsa ja hän vastaa niiden oikeellisuudesta. Henkilötietojen toimittaminen on useissa prosesseissa välttämätön edellytys asian hoitamiselle.

Hakijoita koskevia tietoja kerätään suoraan seuraavista tietolähteistä:

• Opintopolku, suoritusrekisteri (SURE) ja väestötietojärjestelmä (VTJ)
• Kansainväliset haku- ja tutkintojärjestelmät
• Kotimaiset ja ulkomaiset korkeakoulut
• Verkkomaksu- ja ilmoittautumispalvelut
• Aalto-yliopiston hakemusten ja pääsykokeiden arvioijat
• Kansainvälisten tasotestien, esimerkiksi englannin kielitaitotestien, varmennuspalvelut

Tiedot voivat olla myös yliopiston hakijalle tarjoamien it-palveluiden ja laitteiden käytöstä havainnoituja ja johdettuja tai yliopiston käytössä olevien hallinta- ja valvontapalveluiden keräämiä (esim. kameravalvonta).

Ei