Talotekniikan hankintamalli ratkaisee, miten asiakas hyötyy toimittajien osaamisesta

Mallin valinta alkaa hankkeen luonteesta

Yksiselitteisesti parasta hankintamallia ei ole. Suoraviivaiseen hankkeeseen sopii suoraviivainen malli, mutta vaativissa kohteissa, kuten laboratorioissa, korjaushankkeissa ja tiukalla aikataululla toteutetuissa hankkeissa, talotekniikkaurakoitsijan varhainen mukanaolo tuo selkeää lisäarvoa. 

Mitä korkeampi talotekniikan vaativuustaso ja korjausaste ovat, sitä enemmän urakoitsijan osaamista kannattaa hyödyntää ratkaisujen kehittämisessä ja suunnittelun ohjauksessa. Mallin valintaan vaikuttavat myös hankintayksikön oma projektinjohtokyvykkyys ja markkinatilanne. Haastateltavat korostivat, että toteutusmuodosta riippumatta tilaajan selkeä tavoitteenasetanta ja päätöksenteko ovat onnistumisen edellytys.

Ajoitus ja maksuperuste on sovitettava yhteen: kiinteähintainen urakka kannattaa hankkia mahdollisimman valmiilla suunnitelmilla, kun taas varhainen osallistuminen edellyttää joustavampaa maksuperustetta. 

Hankinnan ajoitusta päättäessään rakennuttajan on arvioitava, paljonko vaikutusmahdollisuuksia suunnitteluratkaisuihin on vielä jäljellä. Esimerkiksi tahtituotantoa tukevien reittien ja palvelualueiden kehittämisessä urakoitsijan on oltava mukana riittävän varhain. Ratkaisevaa on myös, että toteutusmuoto päätetään ennen suunnittelun kilpailutusta.

Hyviä käytäntöjä eri malleissa

Yhteistoiminnallisissa malleissa ja projektinjohtourakoissa talotekninen projektinjohtourakka tavoitehinnalla koettiin toimivimmaksi. Tate-urakoitsijalle kannattaa sallia omien asentajien käyttö, sillä muuten suuret toimijat eivät välttämättä tarjoa lainkaan. Tilaaja voi myös velvoittaa päätoteuttajan ketjuttamaan kannustimet eteenpäin, esimerkiksi jakamaan toimintakokeiden aikataulubonuksen talotekniselle urakoitsijalle.

Suunnittelun hankinnassa eri vaiheille voidaan käyttää eri maksuperusteita, esimerkiksi tuntilaskutusta luonnosvaiheessa, jossa valtaosa kustannuksista määräytyy. Tehtäväluettelot on koottava todellisten tarpeiden mukaan, ei varmuuden vuoksi. Yhden sivun kuvaus siitä, mitä valittu toteutusmuoto tarkoittaa suunnittelutyölle, helpottaa tarjoajien työmääräarviota.

Päätoteuttajan ja tate-urakoitsijan kilpailutuksessa kannattaa tuoda näkyviin myös talotekniset laatupisteet, kuten huollettavuus, muuntojoustavuus, energiaratkaisut ja koekäytöt huomioiva aikataulu. Neuvotteluvaiheessa toimivat kompaktit 3–4 tunnin työpajat.

Viisi kriittistä muutosta

Raportissa on lukuisia ehdotuksia nykykäytäntöjen uudistamiseksi eri hankintamalleissa. Seuraavassa on viisi, joita voi pitää kriittisinä.

Talotekniikan laadun ja kestävän kehityksen painottaminen hankintakriteereissä: Tilaajan on tunnistettava talotekniikan kasvava merkitys ja nostettava sen painoarvoa hankintojen laatupisteytyksessä.

Yhteistoiminnan ulottaminen tate-urakoitsijalle asti: Nyt tilaajan ja päätoteuttajan välinen "pelin henki" haihtuu usein kiinteähintaiseksi urakkakyselyksi, eikä urakoitsija tiedä, mitä ylempänä ketjussa on sovittu.

Suunnittelun ohjauksen vastuiden selkeä määrittely: Taloteknisen suunnittelun ohjauksen vastuut, esivalmistuksen tavoitteet ja tahtituotannon reunaehdot on määriteltävä tarjouspyynnöissä selkeästi ja vaiheittain. Työkaluksi tähän suositellaan hanketietokortin (HT18) täydentämistä tai uuden, ohjausvastuut erittelevän RT-kortin luomista.

Riskinjaon tasaaminen ja hintojen indeksisidonnaisuus: Pitkissä, monivuotisissa hankkeissa urakkahinnan kiinnittäminen varhain ilman indeksisidonnaisuutta siirtää suuren riskin urakoitsijalle, mikä heikentää tarjoushalukkuutta. Kustannusnousujen riskiä voisi tasata reilummin sitomalla urakkahinnat indeksiin.

Raskaiden tarjouskilpailujen keventäminen tai korvaaminen: Erityisesti neuvottelumenettelyissä tarjoajilla teetetään usein kymmenien tuhansien eurojen edestä ilmaista suunnittelutyötä. Hankintayksiköiden tulisi joko keventää tarjousprosesseja, esimerkiksi tiiviillä työpajoilla, tai maksaa riittäviä tarjouspalkkioita.

Yritysten kotiläksyt

Tutkimuksen ehdottamat muutokset edellyttävät myös tate-yrityksiltä omaa kehitystä. Niiden on vahvistettava kyvykkyyttään ja viestittävä arvostaan jo hankkeiden alkuvaiheessa.

Yksi haastateltu rakennuttaja toivoisi tate-urakoitsijoita päätoteuttajiksi hankkeisiin, joissa talotekniikan osuus on selvästi suurin. Markkinoilta ei kuitenkaan ole löytynyt halukkaita, koska urakoitsijoilla ei ole tehtävän edellyttämiä osaajia eikä kokemusta rakennusteknisten töiden johtamisesta. 

Urakoitsijoiden mukaan päätoteuttajavastuisiin kykenevien osaajien rekrytointi satunnaisia hankkeita varten ei ole kannattavaa. Tutkijoiden mukaan tilanne muuttuu vasta, kun soveltuvia hankkeita on riittävästi.

Varhaisempi osallistuminen hankkeisiin edellyttää sekä tate-urakoitsijoilta että tilaajilta panostusta, mutta haastatteluissa sen koettiin parantavan hankkeiden lopputulosta. Tässä asiassa tilaajien ja tate-yritysten on siis liikuttava samaan suuntaan samanaikaisesti.

Lataa tutkimusraportti TH14 – Talotekniikan hankintamallit