Tietosuojailmoitus
Opinnäytteen ”Toiminnan näkyvyyden parantaminen vertaistoimintaa kehittämällä, case Aalto-yliopiston taiteiden ja suunnittelun korkeakoulu” -tietosuojailmoitus
1. Mikä on henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kerätä aineistoa opinnäytettä varten aiheesta ”Aalto-yliopiston taiteiden ja suunnittelun korkeakoulun toiminnan näkyvyyden parantaminen vertaistoimintaa kehittämällä”. Työn tilaaja on Aalto-yliopiston taiteiden ja suunnittelun korkeakoulun (myöhemmin Aalto ARTS) viestintäyksikkö ja työ on osa sisäisen viestinnän ja yhteisöllisten prosessien kehittämistä. Kyseessä on tutkimuksellinen kehitystyö, jonka tavoitteena on vertaistukea ja motivaatiota tukevan toimintatavan luominen Aalto ARTSiin sekä laitosten sisäisten viestintäprosessien ja toiminnan näkyvyyden kehittäminen ja tukeminen. Opinnäytetutkimus toteutetaan taustakyselyllä ja työpajalla, jossa sovelletaan palvelumuotoilun-, kokeilevan kehittämisen- ja tiimicoachingin menetelmiä.
Opinnäytetutkimuksen tekijä Jonna Utriainen työskentelee Taiteiden ja suunnittelun korkeakoulussa suunnittelijana ja coachina, ja tekee opinnäytettä osana Yhteisöpedagogin YAMK -opintojaan HUMAKiin. Tausta-aineiston keräämiseen käytetään Webropol-kyselyä toiminnan näkyvyyden ja sisäisen viestinnän tilasta, tarpeista ja toiveista, sekä uusien yhteisöllisten yhteistyötapojen mahdollisuuksista. Kyselyn tuloksia käytetään työpajatyöskentelyn ja yhteisöllisten toimintatapojen kehittämiseen.
2. Mitä henkilötietoja opinnäytetyötä tehtäessä käsitellään
Kysely lähetetään ARTSin henkilökunnan yhteiselle sähköpostilistalle, ARTSin viestintäpäällikön kanssa sovitulla tavalla.
Kyselyssä kerätään taustatietona kolme pakollista kysymystä
1. työntekijän rooli sekä
2. laitos, jossa työskennellään, tai ”en työskentele laitoksella” -vaihtoehto sekä
3. kuuluuko työtehtäviin viestinnälliset tehtävät. Kyselyn kaksi muuta sivua koostuvat sisäisen viestinnän ja
näkyvyyden kysymyksistä sekä toimintatapoihin liittyvistä kysymyksistä.
Vastaajaprofiileista tehdään yhteenveto, jossa analysoidaan vastauksia vastaajaryhmittäin, yksilöiden vastauksia ei tarkastella. Kyselyn lopussa on mahdollisuus ilmoittautua työpajaan, jolloin tulee antaa sähköpostiosoite. Sitä ei yhdistetä vastauksiin. Henkilö saa sähköpostikutsun työpajatyöskentelyyn. Kutsussa selostetaan tarkemmin työpajan tapahtumat. Ilmoittautuminen ei sido vastaajaan mihinkään.
3. Tunnisteellisten tietojen käsittely opinnäytteessä
Opinnäyte tallennetaan ja julkaistaan ammattikorkeakoulujen Theseus-tietokannassa. Julkaistava opinnäyte ei sisällä henkilötietoja.
4. Henkilötietojen säilytys ja tutkimukseen osallistuvan suojaaminen
Tässä tutkimuksessa toteutetaan seuraavat toimenpiteet tutkimukseen osallistuvan suojaamiseksi: Opinnäytetutkimuksella on tutkimussuunnitelma.
Opinnäytetutkimuksen vastuuohjaaja: yliopettaja Arto Lindholm, HUMAK arto.lindholm(at)humak.fi
Manuaalinen aineisto säilytetään ARTSissa lukitussa kaapissa ja digitaalinen aineisto ja Aalto-yliopiston tarjoamassa salasanalla suojatussa palvelussa, johon pääsy on vain opinnäytteen tekijällä.
Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot: Käytettävät tietokoneet sekä tietojärjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Pääsy henkilötietoja sisältävään tutkimusaineistoon on rajattu niin, että ainoastaan opiskelijalla ja opinnäytteen ohjaajalla on pääsy henkilötietoihisi. Kysely tehdään Webropolilla ja tuloksia käsitellään PowerBI -ohjelmalla, joihin käytettävissä on Aalto-yliopiston lisenssi.
5. Henkilötietojen säilytys ja poistaminen
Poistaminen tutkimuksen aikana ja tutkimuksen jälkeen: henkilötietoja sisältävä tutkimusdata poistetaan viimeistään 6 kuukauden kuluttua opinnäytteen hyväksymisestä. Myös aalto.fi:sivulle tehdyt tietosuojailmoitukset deletoidaan viimeistään, kun
Viestintäyksikkö saa käyttöönsä kyselyn tuloksista tehdyn yhteenvedon, ei yksittäisiä vastauksia.
6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tutkimukseen osallistuvan oikeudet
Henkilötietojen käsittelyperusteena on tutkittavan suostumus tietojen keräämiseen ja analysointiin
Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaan henkilöllä on oikeus:
• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• tarkastaa itseään koskevat tiedot
• pyytää tietojensa oikaisua
• pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojensa käsittelyä
• Oikeus tietojensa poistamiseen, kuitenkin siten, että tietosuoja-asetuksen 17 artiklan 3 kohdan a) alakohdan
mukaisesti oikeutta tietojen poistamiseen ei sovelleta, jos käsittely on tarpeen sananvapautta ja
tiedonvälityksen vapautta koskevan oikeuden käyttämiseksi ja hyväksytyn opinnäytteen osalta kyse
sananvapautta ja tiedonvälityksen vapautta toteuttava akateeminen julkaisu, jonka osalta sovelletaan
tietosuoja-asetuksen 85 artiklan ja tietosuojalain 27 §:n säännöstä akateemisen ilmaisun vapauden
käyttämisestä.
Siinä tapauksessa, että tutkimuksen tekeminen ei edellytä tai ei enää edellytä rekisteröidyn tunnistamista,
rekisterinpitäjä ei ole velvoitettu hankkimaan lisää tietoja, jotta data tai rekisteröity voitaisiin tunnistaa vain sen vuoksi, että rekisteröity voisi käyttää oikeuksiaan. Jos rekisterinpitäjä ei tunnista dataa, joka on liitettävissä tiettyyn rekisteröityyn, niin rekisteröidyllä ei ole oikeutta tietojen tarkastamiseen, tietojen korjaamiseen, tietojen käsittelyn vastustamiseen eikä tietojen poistamiseen. Jos rekisteröity kuitenkin antaa lisätietoja, joiden avulla hänet voidaan tunnistaa tutkimusdatasta, niin oikeuksia ei rajoiteta.
7. Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Tämän tutkimuksen rekisterinpitäjä on Aalto-yliopistona toimiva Aalto-korkeakoulusäätiö.
Tutkimuksen yhteyshenkilö on Jonna Utriainen, 0503434305, [email protected]/ [email protected]
Jonna Utriainen on Aalto-yliopiston taiteiden ja suunnittelun korkeakoulun työntekijä ja HUMAKin ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon opiskelija (tutkintonimike Yhteisöpedagogi YAMK/ Community Educator, Master of Humanities)
8. Aalto-yliopiston tietosuojavastaavan ja valvontaviranomaisen yhteystiedot
Mikäli tutkittavalla on tietosuojaan tai henkilötietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä hän voi ottaa yhteyttä Aalto-yliopiston tietosuojavastaavaan: puh. 09 47001 (vaihde), [email protected].
Jos tutkimukseen osallistuva kokee, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, on osallistujalla oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, tietosuojavaltuutetulle (lue lisää: http://www.tietosuoja.fi).
Suostumus osallistua opinnäytetutkimukseen ja henkilötietojen käyttöön
Olen ymmärtänyt, että opinnäytetutkimukseen osallistuminen on vapaaehtoista ja voin milloin tahansa ilmoittaa, etten enää halua osallistua opinnäytetutkimukseen, mutta siihen asti kerättyjä aineistoja voidaan hyödyntää opinnäytetutkimuksessa. Annan suostumukseni henkilötietojeni käyttöön oheisessa opinnäytteen tietosuojailmoituksessa kuvatulla tavalla. Olen saanut riittävät tiedot opinnäytteen tietosuojailmoituksesta, minulla on ollut mahdollisuus saada vastauksia kysymyksiini, olen ymmärtänyt saamani tiedot ja haluan osallistua opinnäytetutkimukseen. Ymmärrän, että hyväksytty opinnäyte julkaistaan eikä opinnäytettä voi enää hyväksymisen jälkeen muuttaa tai poistaa, vaan se on pysyvä julkaisu osana akateemisen ilmaisun vapautta.
Vastaamalla kyselyyn annan suostumukseni.
1. Mikä on henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kerätä aineistoa opinnäytettä varten aiheesta ”Aalto-yliopiston taiteiden ja suunnittelun korkeakoulun toiminnan näkyvyyden parantaminen vertaistoimintaa kehittämällä”. Työn tilaaja on Aalto-yliopiston taiteiden ja suunnittelun korkeakoulun (myöhemmin Aalto ARTS) viestintäyksikkö ja työ on osa sisäisen viestinnän ja yhteisöllisten prosessien kehittämistä. Kyseessä on tutkimuksellinen kehitystyö, jonka tavoitteena on vertaistukea ja motivaatiota tukevan toimintatavan luominen Aalto ARTSiin sekä laitosten sisäisten viestintäprosessien ja toiminnan näkyvyyden kehittäminen ja tukeminen. Opinnäytetutkimus toteutetaan taustakyselyllä ja työpajalla, jossa sovelletaan palvelumuotoilun-, kokeilevan kehittämisen- ja tiimicoachingin menetelmiä.
Opinnäytetutkimuksen tekijä Jonna Utriainen työskentelee Taiteiden ja suunnittelun korkeakoulussa suunnittelijana ja coachina, ja tekee opinnäytettä osana Yhteisöpedagogin YAMK -opintojaan HUMAKiin. Tausta-aineiston keräämiseen käytetään Webropol-kyselyä toiminnan näkyvyyden ja sisäisen viestinnän tilasta, tarpeista ja toiveista, sekä uusien yhteisöllisten yhteistyötapojen mahdollisuuksista. Kyselyn tuloksia käytetään työpajatyöskentelyn ja yhteisöllisten toimintatapojen kehittämiseen.
2. Mitä henkilötietoja opinnäytetyötä tehtäessä käsitellään
Kysely lähetetään ARTSin henkilökunnan yhteiselle sähköpostilistalle, ARTSin viestintäpäällikön kanssa sovitulla tavalla.
Kyselyssä kerätään taustatietona kolme pakollista kysymystä
1. työntekijän rooli sekä
2. laitos, jossa työskennellään, tai ”en työskentele laitoksella” -vaihtoehto sekä
3. kuuluuko työtehtäviin viestinnälliset tehtävät. Kyselyn kaksi muuta sivua koostuvat sisäisen viestinnän ja
näkyvyyden kysymyksistä sekä toimintatapoihin liittyvistä kysymyksistä.
Vastaajaprofiileista tehdään yhteenveto, jossa analysoidaan vastauksia vastaajaryhmittäin, yksilöiden vastauksia ei tarkastella. Kyselyn lopussa on mahdollisuus ilmoittautua työpajaan, jolloin tulee antaa sähköpostiosoite. Sitä ei yhdistetä vastauksiin. Henkilö saa sähköpostikutsun työpajatyöskentelyyn. Kutsussa selostetaan tarkemmin työpajan tapahtumat. Ilmoittautuminen ei sido vastaajaan mihinkään.
3. Tunnisteellisten tietojen käsittely opinnäytteessä
Opinnäyte tallennetaan ja julkaistaan ammattikorkeakoulujen Theseus-tietokannassa. Julkaistava opinnäyte ei sisällä henkilötietoja.
4. Henkilötietojen säilytys ja tutkimukseen osallistuvan suojaaminen
Tässä tutkimuksessa toteutetaan seuraavat toimenpiteet tutkimukseen osallistuvan suojaamiseksi: Opinnäytetutkimuksella on tutkimussuunnitelma.
Opinnäytetutkimuksen vastuuohjaaja: yliopettaja Arto Lindholm, HUMAK arto.lindholm(at)humak.fi
Manuaalinen aineisto säilytetään ARTSissa lukitussa kaapissa ja digitaalinen aineisto ja Aalto-yliopiston tarjoamassa salasanalla suojatussa palvelussa, johon pääsy on vain opinnäytteen tekijällä.
Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot: Käytettävät tietokoneet sekä tietojärjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Pääsy henkilötietoja sisältävään tutkimusaineistoon on rajattu niin, että ainoastaan opiskelijalla ja opinnäytteen ohjaajalla on pääsy henkilötietoihisi. Kysely tehdään Webropolilla ja tuloksia käsitellään PowerBI -ohjelmalla, joihin käytettävissä on Aalto-yliopiston lisenssi.
5. Henkilötietojen säilytys ja poistaminen
Poistaminen tutkimuksen aikana ja tutkimuksen jälkeen: henkilötietoja sisältävä tutkimusdata poistetaan viimeistään 6 kuukauden kuluttua opinnäytteen hyväksymisestä. Myös aalto.fi:sivulle tehdyt tietosuojailmoitukset deletoidaan viimeistään, kun
Viestintäyksikkö saa käyttöönsä kyselyn tuloksista tehdyn yhteenvedon, ei yksittäisiä vastauksia.
6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tutkimukseen osallistuvan oikeudet
Henkilötietojen käsittelyperusteena on tutkittavan suostumus tietojen keräämiseen ja analysointiin
Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaan henkilöllä on oikeus:
• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• tarkastaa itseään koskevat tiedot
• pyytää tietojensa oikaisua
• pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojensa käsittelyä
• Oikeus tietojensa poistamiseen, kuitenkin siten, että tietosuoja-asetuksen 17 artiklan 3 kohdan a) alakohdan
mukaisesti oikeutta tietojen poistamiseen ei sovelleta, jos käsittely on tarpeen sananvapautta ja
tiedonvälityksen vapautta koskevan oikeuden käyttämiseksi ja hyväksytyn opinnäytteen osalta kyse
sananvapautta ja tiedonvälityksen vapautta toteuttava akateeminen julkaisu, jonka osalta sovelletaan
tietosuoja-asetuksen 85 artiklan ja tietosuojalain 27 §:n säännöstä akateemisen ilmaisun vapauden
käyttämisestä.
Siinä tapauksessa, että tutkimuksen tekeminen ei edellytä tai ei enää edellytä rekisteröidyn tunnistamista,
rekisterinpitäjä ei ole velvoitettu hankkimaan lisää tietoja, jotta data tai rekisteröity voitaisiin tunnistaa vain sen vuoksi, että rekisteröity voisi käyttää oikeuksiaan. Jos rekisterinpitäjä ei tunnista dataa, joka on liitettävissä tiettyyn rekisteröityyn, niin rekisteröidyllä ei ole oikeutta tietojen tarkastamiseen, tietojen korjaamiseen, tietojen käsittelyn vastustamiseen eikä tietojen poistamiseen. Jos rekisteröity kuitenkin antaa lisätietoja, joiden avulla hänet voidaan tunnistaa tutkimusdatasta, niin oikeuksia ei rajoiteta.
7. Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Tämän tutkimuksen rekisterinpitäjä on Aalto-yliopistona toimiva Aalto-korkeakoulusäätiö.
Tutkimuksen yhteyshenkilö on Jonna Utriainen, 0503434305, [email protected]/ [email protected]
Jonna Utriainen on Aalto-yliopiston taiteiden ja suunnittelun korkeakoulun työntekijä ja HUMAKin ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon opiskelija (tutkintonimike Yhteisöpedagogi YAMK/ Community Educator, Master of Humanities)
8. Aalto-yliopiston tietosuojavastaavan ja valvontaviranomaisen yhteystiedot
Mikäli tutkittavalla on tietosuojaan tai henkilötietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä hän voi ottaa yhteyttä Aalto-yliopiston tietosuojavastaavaan: puh. 09 47001 (vaihde), [email protected].
Jos tutkimukseen osallistuva kokee, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, on osallistujalla oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, tietosuojavaltuutetulle (lue lisää: http://www.tietosuoja.fi).
Suostumus osallistua opinnäytetutkimukseen ja henkilötietojen käyttöön
Olen ymmärtänyt, että opinnäytetutkimukseen osallistuminen on vapaaehtoista ja voin milloin tahansa ilmoittaa, etten enää halua osallistua opinnäytetutkimukseen, mutta siihen asti kerättyjä aineistoja voidaan hyödyntää opinnäytetutkimuksessa. Annan suostumukseni henkilötietojeni käyttöön oheisessa opinnäytteen tietosuojailmoituksessa kuvatulla tavalla. Olen saanut riittävät tiedot opinnäytteen tietosuojailmoituksesta, minulla on ollut mahdollisuus saada vastauksia kysymyksiini, olen ymmärtänyt saamani tiedot ja haluan osallistua opinnäytetutkimukseen. Ymmärrän, että hyväksytty opinnäyte julkaistaan eikä opinnäytettä voi enää hyväksymisen jälkeen muuttaa tai poistaa, vaan se on pysyvä julkaisu osana akateemisen ilmaisun vapautta.
Vastaamalla kyselyyn annan suostumukseni.
- Julkaistu:
- Päivitetty: