Palvelut

Vieraiden ja opiskelijoiden matkajärjestelyt ja kulukorvaukset

Vieraat ja muut ulkopuoliset

Matkavaraukset

Matkatiimi tekee aina yliopiston ulkopuolisten henkilöiden matkavaraukset, mutta ainoastaan kutsujan toimeksiannosta. Vieraan kutsujan tulee olla yhteydessä matkatiimiin vieraan matkajärjestelyjen hoitamiseksi.

Lähetä palvelupyyntö osoitteeseen [email protected] ilman muita vastaanottajia ja kerro:

  • sähköpostin otsikossa: matkakohde ja lähtöpäivämäärä.
  • varsinaisessa viestissä: matkustajien nimet ja yhteystiedot, matkakohde sekä toiveet palveluista ja aikatauluista.

Aallon palvelutiimin kanssa viestittelyn jatkuessa varmista, että palvelupyynnön ID-numero löytyy aina viestien otsikkokentästä. Myös muutokset koskien jo lähetettyjä viestejä on parasta tehdä puhelimitse. Ilmoita tässä tapauksessa puhelussa sähköpostitse saamasi palvelupyynnön ID-numero.  

Vieraiden matkat varataan perusluokassa. Majoitusvaraukset tehdään mahdollisuuksien mukaan Aalto-yliopiston sopimushotelleihin. Mikäli puoliso on mukana matkalla, maksetaan majoituksesta yhden hengen huoneen osuus.  

Pyydettäessä matkatiimi auttaa vierailijan matkavakuutuksen järjestämisessä.

Vierailijoille ja muille ulkopuolisille maksettavat korvaukset

Yliopiston ydintoimintaan välittömästi liittyvien vierailujen matkakustannuksia voidaan tietyin edellytyksin korvata verottomasti.

  • Vierailijoille, jotka ovat työsuhteessa muualla, voidaan matkakustannukset (päivärahat, matkaliput, km-kulut, majoitus, ym.) maksaa verottajan vahvistamien määrien mukaisesti. Jos vierailija ei ole työsuhteessa muualla (esim. freelancer), matkakulujen korvauksia Aaltoon tulemisesta tai päivärahoja ei voida maksaa.
  • Mikäli vieras ei edusta matkallaan työnantajaansa tai vierailee puhtaasti omasta aloitteestaan, matkakuluja ei korvata eikä päivärahoja makseta.
  • Matkakulujen korvauksia ja päivärahoja voidaan maksaa vain yksityishenkilöille. Jos vierailija laskuttaa yrityksen kautta, tilanne käsitellään ostolaskuna.
  • Yksikkö maksaa vastaväittäjien matkakulut ja päivärahat. Myös mahdolliset frakin vuokrauskulut maksetaan. Väitöskaronkasta aiheutuneet kulut kuuluvat väittelijän maksettavaksi.
  • Tenure Track site-visitille tulevien henkilöiden matka- ja majoituskustannukset voidaan korvata verottomasti tositteita vastaan. Näille henkilöille ei kuitenkaan makseta päivärahoja eikä kilometrikorvauksia. Hakijoiden vierailuun yhdistetään tutkimusyhteistyökeskusteluja tai muuta ohjelmaa haastattelun lisäksi.
  • Emeriti-professorien matkakuluja ja päivärahoja voidaan korvata, mikäli heillä on voimassa oleva emeritus-sopimus, matka selkeästi hyödyttää Aaltoa (esim. konferenssin puhujana Aallon edustajana), ja matkasta ja korvauksista on sovittu etukäteen.
  • Jos matkustaja on toisen organisaation palveluksessa, suositus on, että kyseinen organisaatio maksaa matkakulut matkustajalle ja laskuttaa ne sitten Aalto-yliopistosta.
  • Tutkimuksen koehenkilölle voidaan korvata tutkimukseen suoraan liittyvät kulut ja lääketieteellisessä tutkimuksessa myös matkakulut Aaltoon.
  • Vierailijalle ei voida korvata matkaan liittymättömiä kustannuksia verottomasti, sillä hän ei voi hankkia tuotteita tai palveluita Aallon edustajana.
  • Vieraiden matkojen erityistapauksia (esimerkiksi yhdistäminen lomaan) tulkitaan samoin kuin työntekijöille.
  • Vierailijoiden perheenjäsenten matkakuluja ei voida korvata verottomina. Jos laitoksella on sovittu, että perheen matkakuluja korvataan, korvaus pitää maksaa palkkiona. Verottajan näkökulmasta perheenjäsenten matkakorvaukset ovat veronalainen etu.

Voit tarkastella korvausten eroja myös alla liitteenä olevasta kulukorvaustaulukosta.

Vieraiden matkalaskut

Vieraiden henkilö- ja pankkitilitiedot sekä matkasta aiheutuneiden kulujen tiedot kerätään sähköisellä kulukorvauslomakkeella.

Sähköinen kulukorvauslomake

Kulukorvauslomake käsitellään seuraavasti:

  1. Kutsuja/isäntä/emäntä tai laitoksella nimetty henkilö täyttää sähköiselle lomakkeelle vierailun perustiedot
  2. Vieras täyttää lomakkeelle henkilö- ja pankkitilitietonsa ja liittää kulujensa kuitit pdf-muodossa
  3. Kutsuja/isäntä/emäntä tai laitoksella nimetty henkilö tarkistaa ja vahvistaa lomakkeella ilmoitetut kulutiedot oikeiksi
  4. Matkustuspalvelut tekee tietojen perusteella vieraan matkalaskun M2-järjestelmään
  5. Korvaus maksetaan vieraan pankkitilille 2-3 viikon kuluessa

Lomake on tarkoitettu käytettäväksi kertavierailijoiden matkakulujen käsittelyyn. Vieraan profiili M2 -matkalaskujärjestelmässä on voimassa 12 kuukautta. Jos sama henkilö vierailee Aallossa useammin kuin kerran tänä aikana, matkalaskupyynnön kuitteineen voi lähettää sähköpostilla [email protected] osoitteeseen. Jos vieraan tiedoissa on tapahtunut muutoksia (esim. uusi pankkitili), kannattaa käyttää sähköistä lomaketta; sen kautta tiedot päivittyvät vieraan M2-profiiliin.

Tarkemmat ohjeet ja lisätietoja korvausprosessin kulusta löytyy alla olevasta liitteestä.

Taxpayer Identification Number (TIN-tunnus) on henkilön asuinvaltion myöntämä henkilökohtainen kirjain- tai numeroyhdistelmä, jota käytetään kyseisessä valtiossa verotusmenettelyyn liittyvässä henkilön tunnistamisessa. TIN-tunnistetta tarvitaan kansalliseen tulorekisteriin ilmoitettavia tietoja varten, joita ovat tehdystä työstä maksetut palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset sekä muut ansiotulot. Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava. ​ ​

Opiskelijat

Opiskelijoiden matkasuunnitelma

Opiskelijoiden tulee täyttää matkaa varten matkasuunnitelmalomake. Jos useampi opiskelija lähtee samalle matkalle, tulee tehdä yhteinen matkasuunnitelma, johon liitetään osallistujaluettelo. Lomake lähetetään matkatiimille osoitteeseen [email protected], jotta matkavakuutus olisi voimassa. Ilmoita tiimille viestissä onko matkasuunnitelma tarkoitettu vain vakuutusta varten, vai pyydetäänkö samalla tekemään matkavaraukset.

Opiskelijoille korvattavat kulut

Opiskelijoille voidaan maksaa kulut sellaisista matkoista Aallosta kolmanteen paikkaan, jotka liittyvät opintoihin, tai jos matka liittyy tehtävään, josta opiskelijalle maksetaan erillinen verollinen palkkio. Opiskelijoiden matkojen erityistapauksia (esimerkiksi matkan yhdistäminen lomaan) tulkitaan samoin kuin työntekijöille. Myös kululaskuja voidaan maksaa, jos ne liittyvät opintoihin ja niistä on sovittu etukäteen. Opiskelijoille ei makseta päivärahoja.

Apurahalla toimiville tohtoriopiskelijoille, joilla on vahva linkki laitokseen (työtila, kulkuoikeudet, osa tutkimusryhmässä) sekä Aallossa palkattomassa harjoittelussa oleville opiskelijoille voidaan korvata matkakulut Aallosta kolmanteen paikkaan.

Opiskelijat tekevät kululaskunsa M2:ssa liitteenä olevan ohjeen mukaisesti.

Tätä palvelua tarjoaa:

Matkustuspalvelut

Löysitkö tästä tarvitsemasi tiedon? Jos et, ota meihin yhteyttä.
  • Julkaistu:
  • Päivitetty:
Jaa
URL kopioitu