Usein kysytyt kysymykset (UKK)

Mistä löytää mallin aineistonhallintasuunnitelmaa varten?

Katso aineistomme rahoittajien avoimen tieteen vaatimuksista. Jos tarvitset apua aineistonhallintasuunnitelman tekemiseen, ota yhteyttä osoitteeseen [email protected]

Mitä ovat henkilötiedot ja arkaluonteiset tiedot? 

GDPR:n mukaan henkilötietoja ovat tiedot, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön (lisätietoja löytyy täältä). Henkilötietoja pidetään EU:n lainsäädännön nojalla arkaluonteisina, kun tiedot liittyvät esimerkiksi uskonnolliseen tai poliittiseen vakaumukseen tai terveyteen. Tarkista ohjeet, joita tulee noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.

Tarvitseeko projektini yliopiston Tutkimuseettisen toimikunnan eettistä ennakkoarviointia?

Eettistä ennakkoarviointia tarvitaan, jos yksi tai useampi ennaltamäärätyistä kriteereistä täyttyy. Lue lisää täältä.

Lähetin käsikirjoituksen lehteen, mutta sitä ei hyväksytty, koska eettistä ennakkoarviointia ei ollut tehty. Mitä minun tulisi tehdä?

Ratkaisu vaihtelee tapauksen mukaan. Yleisesti kannattaa olla yhteydessä yliopiston Tutkimuseettiseen toimikuntaan, joka tekee asiasta lausunnon. Voit myös pyytää lupaa tutkimukseen osallistuneilta.

Tulen työskentelemään henkilötietojen parissa. Mitä dokumentteja tulee laatia ennen aloittamista?

Sinun on laadittava ainakin tietosuojaselostus, joka kertoo mihin tarkoitukseen henkilötietoja käytetään. Saatat myös tarvita tietosuojaa koskevan vaikutustenarvioinnin (DPIA). Lue lisää täältä. Ongelmatilanteissa ota yhteyttä koulusi lakipalveluihin.

Tarvitaanko tietosuojaselostetta, jos tutkimuksen tiedot kerätään anonyymisti?

Kyllä, tietosuojaseloste tarvitaan. Tietosuojaselosteen avulla kerrot miten tutkimukseen osallistuvien henkilötietoja käsitellään. Vaikka tiedot kerättäisiin anonyymisti, joskus on mahdollista tunnistaa henkilö epäsuorasti esimerkiksi ammatillisen, ikään tai koulutukseen liittyvän tiedon perusteella. Jopa sähköpostiosoitteet ovat henkilödataa.

Haluan käyttää yrityksen omistamaa data, mutta heitä epäilyttää sen jakaminen. Mitä pitäisi tehdä?

Sinun tulee tehdä yrityksen kanssa sopimus, jossa kuvataan datan omistajuus, uudelleenkäyttö jne. Pyydä koulusi lakitiimiltä apua sopimuksen valmisteluun. Lue lisää täältä

Miten tutkimukseen osallistuminen voidaan korvata?

Tutkimukseen osallistuville ei yleensä makseta erillistä korvausta. Osallistumisesta kiitoksena voidaan kuitenkin antaa kohtuullinen lahja, esimerkiksi leffalippuja, tuotepaketteja tms.). Myös kohtuulliset matka- ja ateriakulut voidaan korvata. Lisätietoja täältä).

Kuinka saan lisätilaa tutkimusdatalleni?

Ota yhteyttä osoitteeseen [email protected] saadaksesi lisätilaa. Lisätietoa tutkimusdatan hallintaan liittyvistä palveluista löytyy täältä.

Entä jos minulla on suuri määrä dataa, joka vaatii merkittävästi laskentatehoa?

Aalto-yliopistolla on maksuton laskentaklusteri Triton, joka tarjoaa suuren tallennuskapasiteetin ja laskentatehon samassa paikassa.

Entä jos haluan jakaa dataa, mutta vain tietyille henkilöille?

Ota yhteyttä osoitteeseen [email protected] jos käytät Aallon verkkolevyjä (jakaminen on mahdollista ainoastaan Aalto-yliopiston sisällä (TeamWork) ja laitoksen sisällä (Work)). Jos käytät pilvipalveluja, datan jakamisessa ei ole rajoituksia ja voit hoitaa sen itse.

Kuinka arkaluonteista tai luottamuksellista dataa tulisi säilyttää ja jakaa?

Arkaluonteisen ja luottamuksellisen datan tallentaminen edellyttää huolellisuutta ja vastuullisuutta. Tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötietojen käyttö tulisi minimoida. Suunnittele henkilötietojen käsittely ennen tutkimuksen aloittamista (lisätietoja täältä). Henkilötiedot tulee anonymisoida ennen datan avaamista. Anonymisointi mahdollistaa joustavan jakamisen (lisätietoja anonymisoinnista täällä). Yleensä suositellaan Aallon verkkolevyjen käyttämistä henkilökohtaisen/arkaluonteisen/luottamuksellisten tietojen tallentamiseen (lisätietoja täällä).

Luottamuksellisen datan jakamiseen voi tietyin ehdoin käyttää Eduuni-palvelua, Microsoft Teamsia tai OneDrive for Business -palvelua. Huomioithan nämä turvalliset toimintatavat:

• Rajaa pääsy vain asianmukaisille henkilöille. Varmistu, että käyttämäsi sähköpostiosoite on oikea.
• Oikeus hallinnoida käyttäjiä kannattaa antaa vain muutamalle henkilölle.
• Älä jaa tiedostoja käyttäen julkisia linkkejä tai kaikille aaltolaisille toimivia linkkejä. Linkin jakamista turvallisempi tapa on vain kertoa tiedoston sijainti jaetussa kansiossa, ja jokainen käyttäjä kirjautuu palveluun itse hakemaan tiedoston.

Kyberturvatiimin ylläpitämä perusohje tiedon luokittelemiseen luettelee muut järjestelmät ja ehdot, joilla luottamuksellista tai salaista tietoa voi käsitellä. Jos jokin askarruttaa tai haluaisit käyttää listan ulkopuolista järjestelmää, kysy osoitteesta [email protected] lisätietoja tarvittavista turvallisuusohjeista ja -menettelytavoista.

Meidän on tehtävä yhteistyötä kumppaniorganisaatiomme kanssa, mutta pidettävä data luottamuksellisena. Mitä palvelua tulisi käyttää? 

Luottamuksellisten tietojen yhteiskäyttöön suositellaan Microsoft Teams tai Eduuni-palvelua.

Kyberturvatiimin ylläpitämä perusohje tiedon luokittelemiseen luettelee muut järjestelmät ja ehdot, joilla luottamuksellista tai salaista tietoa voi käsitellä. Jos jokin askarruttaa tai haluaisit käyttää listan ulkopuolista järjestelmää, kysy osoitteesta [email protected] lisätietoja tarvittavista turvallisuusohjeista ja -menettelytavoista.

Mitä datalleni tapahtuu, kun lähden Aalto-yliopistosta?

Se riippuu siitä, mihin tiedot on tallennettu. Jos käytät Aallon verkkolevyllä sijaitsevaa jaettua kansiota, tiedot pysyvät samassa paikassa ja kansion muiden käyttäjien käytettävissä. Jos käytät pilvipalveluita, tietosi poistetaan Aallosta lähtösi jälkeen ja ne on siirrettävä jollekulle muulle Aallossa ennen lähtöä. Microsoft Teamsin tiedot säilyvät niin kauan kuin tiimissä on aktiivisia Aalto-käyttäjiä. Jos toimit Microsoft Teams -ryhmässä omistajana, tee toisesta henkilöstä omistaja, muutoin tiimillä on ryhmässä käytössään vain rajoitetut toiminnallisuudet Aallosta lähtösi jälkeen.

Voinko määrittää TeamWork-asemalle käyttöoikeuksia? Haluan esimerkiksi rajoittaa ryhmäni jäsenten pääsyä tiettyihin kansiohin.

Kyllä, voit määritellä eri käyttöoikeudet TeamWork- ja Work-asemien kansioihin. Ota yhteyttä osoitteeseen [email protected].

Onko eDuunin käyttöön ohjeita?

Aalto-yliopisto on tehnyt palvelukuvauksen ja ohjeen tilan käyttöönottamiseksi. CSC eli eDuunin palveluntarjoaja Suomessa tarjoaa koulutusmateriaalia: https://info.eduuni.fi/koulutus/

Mitä termi metadata tarkoittaa, kun puhutaan tutkimusdatasta?

Metadata kuvailee dataa, ja se on välttämätöntä datan uudelleenkäytön turvaamiseksi. Tutkijan näkökulmasta metadataan liittyy kaksi näkökulmaa: 1) tutkimusdatan kuvailu (yleisesti: esimerkiksi README-tiedosto) ja 2) bibliografiset ja muut metadatat. Lue lisää täältä.

Mitä arkistoa suositellaan tutkimusaineistojen julkaisemiseen?  

Aalto suosittelee Zenodoa, ellei tiedossa ole alakohtaista data-arkistoa (tarkista re3datan sivuilta löytyykö alakohtaista arkistoa). Esimerkiksi Tampereen yliopiston ylläpitämä Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto (FSD) on keskeinen ihmistieteiden tutkimukseen liittyvä arkisto.

Kuinka voin ladata tietoaineiston Zenodoon?

Katso ohjevideo täältä.

Miten voin julkaista dataa, joka lisääntyy tai muuttuu ajan mittaan? Miten siihen voidaan viitata? 

Viittauskäytännöt ja toteutus riippuu data-arkistosta. Monet data-arkistot sallivat datan ja metadatan päivittämisen, mikä mahdollistaa usean eri version luomisen samasta datasetistä. Joissain data-arkistoissa (esimerkiksi Zenodo) voidaan eri versioihin viitata yhdellä pysyvällä tunnisteella. Lisätietoja Zenodon käytännöistä löytyy täältä.

Mistä saa apua tutkimusdatan hallintaan, jakamiseen ja julkaisemiseen? 

Kaikki tutkimusdataan liittyvät pyynnöt voi lähettää osoitteeseen [email protected], jota seuraa joukko data-asiantuntijoita (IT-asiantuntijat, oikeudelliset neuvonantajat, tutkijat, tietoasiantuntijat), jotka vastaavat kysymyksiin tai välittävät kysymykset tarvittaessa eteenpäin.

Voinko lisensoida datani?  Keneltä minun pitää pyytää lupaa? 

Kyllä, voit valita datallesi lisenssin, eikä siihen tarvita lupaa. Datan tuottajien on kuitenkin tarkistettava, onko olemassa eettisiä tai oikeudellisia kysymyksiä, jotka estävät datan avoimen saatavuuden. Näitä voivat olla esimerkiksi henkilötiedot, liikesalaisuuksien suoja, muu immateriaalioikeus, sopimukset, rahoittajien vaatimukset ja kustantajien datan avoimuutta koskevat käytännöt. Jos tarvitset apua, ota yhteyttä koulusi lakimieheen: https://www.aalto.fi/fi/palvelut/lakipalvelut

Voiko datan avata jo ennen artikkelin julkaisemista vai vasta sen jälkeen?

Tutkija voi päättää datan julkaisemisajankohdan. Data julkaistaan yleensä samanaikaisesti kuin artikkeli tai artikkelin julkaisemisen sen jälkeen, jotta datan käytöstä voidaan hyötyä. Datan voi julkaista sen jälkeen, kun käsikirjoitus on hyväksytty julkaistavaksi, minkä jälkeen julkaisuun voi lisätä linkin (katso esimerkiksi (https://doi.org/10.1073/pnas.1807390115 - Footnotes - Data deposition). Jotkut arkistot kuten Zenodo, B2SHARE ja Fairdata antavat mahdollisuuden embargoon, jolloin datan voi ladata, asettaa embargon ja avata sen sitten kun artikkeli on julkaistu.

Mitä FAIR tarkoittaa?

FAIR tarkoittaa sitä, että tutkimusdata ja sen metadata ovat löydettävissä (findable), saatavilla (accessible), yhteentoimivia (interoperable) ja uudelleenkäytettäviä (reusable). Lue lisää täältä.