Tilojen tapahtumakäyttö

Aalto-yliopiston tiloissa voi järjestää erilaisia tapahtumia ja iltatilaisuuksia ilmoitettujen tila- ja rakennuskohtaisten aukioloaikojen jälkeen. Tapahtumajärjestäjän on tällöin ilmoitettava tilaisuudesta erillisellä lomakkeella sekä noudatettava järjestelyissä yliopiston ohjeistuksia. 'Tapahtumalla' ja 'iltatilaisuudella' tarkoitetaan tässä ohjeessa erilaisia juhlia, seremonioita, naamiaisia, konsertteja ja muita vastaavia tilaisuuksia. Tapahtumia voivat järjestää henkilökunnan jäsenet, opiskelijat, yhdistykset, laitokset ja koulut.

Tilaisuuden sujuvuuden ja turvallisuuden parantamiseksi, tulee järjestäjän tehdä ilmoitus tilaisuudesta ja sen luonteesta Aulapalvelulle viimeistään viikkoa ennen tilaisuutta. Lomake auttaa ottamaan huomioon kaikki tilaisuuden tilankäyttöön ja turvallisuuteen liittyvät asiat.

Aulapalveluiden tapahtumatiimi palvelee kaikkia Aallon tilojen käyttäjiä ja organisoi keskitetysti aulapalveluiden osuutta tapahtumissa. [email protected]

Tarvittavat puollot ennen ilmoituksen lähettämistä

  • Tilaisuutta varten pyydetään puolto dekaanilta tai laitosjohtajalta, jolla on oikeus päättää tilaisuuden sallimisesta tai eväämisestä.
  • Yhteiset palveluyksiköt hakevat puoltoa oman yksikön päälliköltä.
  • Tilaisuuden järjestäjä huolehtii, että puolto on myönnetty ennen ilmoituksen lähettämistä.

Tilojen käyttöilmoituksen täyttöohje

  • Ilmoituksen täyttää aina henkilökuntaan kuuluva Aalto-yliopiston työntekijä (opiskelija ei voi täyttää ilmoitusta)
  • Ilmoita tilaisuuden vastuuhenkilö ja hänen yhteystietonsa (sähköposti ja puhelinnumero)
  • Täyttäjä vastaa siitä, että ilmoitetut tiedot pitävät paikkansa
  • Ilmoitetun vastuuhenkilön on oltava paikalla ja tavoitettavissa koko tilaisuuden ajan
  • Vastuuhenkilönä voi toimia dekaanin tai laitosjohtajan hyväksymä läsnäolevaksi kirjautunut opiskelija

Tilaisuuksien järjestämisen periaatteet:

  • Järjestä tilaisuus sen luonteeseen soveltuvissa tiloissa ja ota huomioon mm.
    • Osallistujamäärä: Tilaisuus luokitellaan yleisötapahtumaksi, jos osallistujia on vähintään 200 henkilöä ja tilaisuudessa on alkoholitarjoilu. (ei suositella Aalto-yliopiston tilaisuuksissa)
    • WC-tilojen riittävyys ml. esteettömät WC-tilat
    • Kalustejärjestelyt
    • Poistumistiet on aina pidettävä vapaana! Poistumisteille ei saa varastoida edes väliaikaisesti mitään.
    • Tarjoilumahdollisuudet

Järjestäjällä on vastuu siitä, että tapahtuma on suunniteltu ja toteutettu niin, että yleisö voi osallistua siihen turvallisesti ja järjestelyt toimivat myös silloin, jos jotain yllättävää sattuu.

  • Laadi yleisötapahtuman pelastussuunnitelma normaalista toiminnasta poikkeavista yleisötapahtumista, joihin osallistuu samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä
    • Ilmoita tilaisuus yleisötapahtumaksi, jos edes epäilet, että tilaisuuteen osallistuu väintään 200 henkilöä. Ilmoitus tiedoksi pelastuslaitokselle 14 vuorokautta ennen tapahtumaa (pelastussuunitelma)
    • Häiriö- tai vaaratilanteissa järjestäjä on vastuussa – Ilmoitettua suurempi osallistujamäärä ei vapauta vastuusta!
    • Pelastussuunnitelman lisäksi toisinaan tarvitaan myös ilmoitus poliisille 5 vuorokautta ennen tapahtumaa. 
    • Yleisötilaisuuksiin vähintään kaksi järjestyksenvalvojaa aulapalveluhenkilön lisäksi
    • Varmista, että alle 200 hengen tilaisuuksissakin on riittävästi järjestyksenvalvojia
    • Jokaista sataa henkeä kohti tarvitaan yksi järjestyksenvalvoja (200 osallistujaa – 2 järjestyksevalvoja, 300 osallistujaa – 3 järjestyksenvalvojaa jne.)
    • Turvallisuus- ja aulapalvelut auttaa pelastussuunnitelman laatimisessa sekä muissa käytännön asioissa
  • Turvallisuuden vuoksi suositellaan, ettei tilaisuuksissa tarjoilla alkoholia
    • Jos tilaisuudessa kuitenkin on alkoholitarjoilu, edellytetään aulapalvelun läsnäoloa koko tilaisuuden ajan.
  • Tilaisuuden järjestäjä vastaa itse aulapalvelun järjestelyistä sekä tilaisuuden aiheuttamista lisäkustannuksista (esim. mahdolliset ylityökorvaukset / järjestyksenvalvojien palkkiot, tilavuokrat)
  • MUISTA: Nimetyn ja ilmoituksessa mainitun vastuuhenkilön on oltava paikalla kiinteistössä ja tavoitettavissa koko tilaisuuden keston ajan!

Tilojen käyttöilmoitus -lomake (Aalto-tunnuksilla) :

Täydentävät ilmoitukset

Tilapäismajoitus

  • Huomioithan, mikäli yleisötapahtumaan tai muuhun tapahtumaan liittyy tilapäismajoitusta (yöpymistä), on noudatettava tilapäismajoituksesta annettua ohjeistusta. Majoituksen järjestäjän tulee ilmoittaa tilapäismajoituksesta pelastuslaitokselle vähintään 14 vuorokautta ennen aiotun tilapäismajoituksen alkamista. Tilapäismajoitus -ilmoitus
Tätä palvelua tarjoaa:

Aalto-yliopiston turvallisuus- ja aulapalvelut

Kampuksen turvallisuudesta vastaa Aalto-yliopiston turvallisuus- ja aulapalvelut yhteistyössä Aalto CRE:n kanssa.
  • Julkaistu:
  • Päivitetty:
Jaa
URL kopioitu