Opiskelijan opas
Tee PDF/A-tiedosto opinnäytetyöstäsi
Käytä virallista LaTeX- tai Word-opinnäytepohjaa kun kirjoitat opinnäytetetyötäsi. Aloita kirjoittaminen hyvissä ajoin. Tee PDF/A-tiedosto työsi luonnoksen eri vaiheissa ja varmista, että tiedosto on valitun standardin mukainen. LaTeX-pohjalla syntyy suoraan PDF/A-2b-muotoinen tiedosto. Word-tiedoston muuntaminen tapahtuu karkeasti kahdessa vaiheesa, jossa jälkimmäisessä vaiheessa käytetään PDF-XChange-ohjelmaa lopullisen tiedoston luomiseen.
PDF/A on ISO-standardoitu versio PDF-formaatista. PDF/A on pitkäaikaissäilytykseen ja arkistointiin tarkoitettu tiedostomuoto.
Palauta opinnäytetyösi jossakin seuraavista PDF/A-standardin mukaisista tiedostomuodoista: PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a tai PDF/A-2b. Valitse PDF/A-2a-tiedostomuoto aina, kun se on mahdollista (Word:lla Mac:ssa ja Windowsissa se on mahdollista). Tällä hetkellä LaTeX-pohjalla saa vain PDF/A-2b-tiedostomuodon.
Tärkeintä on, että aloitat hyvissä ajoin: Jo paljon ennen kuin opinnäytetyösi on valmis, luo keskeneräisestä työstäsi PDF/A-tiedosto ja varmista, että se on PDF/A-standardin mukainen. Tämä neuvo pätee niin LaTeXin (Overleafin sekä oman koneen LaTeX-järjestelmän käyttäjät) kuin Wordin (Mac ja Windows) käyttäjille. Näin vältyt ikäviltä yllätyksiltä ennen työsi viimeistä palautuspäivää.
Käytä virallista opinnäytepohjaa, joka on saatavilla tästä (Wiki; pitää mahdollisesti kirjautua sisään):
LaTeX-opinnäytepohjan tiedosto
Seuraavasta löydät tarkat ohjeet PDF/A-tiedoston luontiin:
- Käytä virallista LaTeX-pohjaa opinnäytetyösi kirjoittamisessa. Pohjan oletusarvoasetukset luovat PDF/A-2b-muotoisen tiedoston. Tämän ohjeen kirjoittamishetkellä LaTeXilla ei voi luoda PDF/A-1a- tai PDF/A-2a-muotoista (a-tason vaativuus) tiedostoa.
Älä käytä muita, kenties vanhoja internetistä saatavia tai kollegasi antamia pohjia. Jos käytät Overleafista saatavaa pohjaa, varmista, että se on versioltaan sama kuin jaossa oleva virallinen pohja. - Opinnäytepohjassa on tuki kolmella kielellä: englanti, ruotsi ja suomi. Älä säädä pohjan asetuksia. Varmista vain, että \documentclass-makrossa on käytössä optio a-2b, joka ohjaa LaTeXia tuottamaan PDF/A-2b-mukaisen tiedoston.
- Kun upotat uuden pdf-kuvatiedoston tex-tiedostoosi, varmista että käytetyt fontit ovat mukana kuvatiedostossa. Jos mahdollista, käytä PDF/A-2b-muotoista kuvatiedostoa. Ohjeita sopivan Matlab-kuvatiedoston tekemiseen löytyy oppaasta General guidelines to create a PDF/A file as well as instructions for creating a PDF file with Matlab.
- Aina, kun lisäät uuden kuva- tai datatiedoston LaTeX-tiedostoosi, käännä tex-tiedostosi ja tarkista, että syntyvä tiedosto on validi PDF/A-2b (tai PDF/A1-b) -muotoinen. Jos myöhemmin tulee ongelmia PDF/A-muodon kanssa, ongelman alkuperä on näin tiedossa. Näin ei tarvitse menetellä, jos upotettava tiedosto on jpg- tai png-tiedosto.
- Vältä erillisten pdf-tiedostojen yhdistämistä LaTeXilla tuotettuun pdf-tiedostoon työkalujen kuten PDF-XChangen tai Acrobat Pron avulla. Kirjoita mieluummin erillisten pdf-tiedostojen sisältö tex-tiedostoon; toisin sanoen, käytä virallista pohjaa.
Erityisesti BIZ:n opiskelijoille: : Älä yhdistä Word-dokumentista luotua pdf-tiedostoa kansi- ja tiivistelmälehdistä LaTeXilla tehtyyn pdf-tiedostoon. Menettely on hyvin virhealtis. Käytä sen sijaan virallista LaTeX pohjaa, koska sillä kansi- ja tiivistelmälehdet syntyvät automaattisesti. Jos laitoksellasi neuvotaan toisin, neuvo on vanhentunut. - Jos käy niin, että luotu PDF/A-tiedosto ei olekaan validi PDF/A-tiedosto, katso alla olevasta PDF/A-oppaasta, jos sieltä löytyisi apua ongelmaan. Jos oppaasta ei löydy ratkaisua, voit vihoviimeisenä keinona yrittää korjata ja muuntaa viallista PDF/A-tiedostoa PDF-XChange-ohjelman avulla ohjeen Detailed instructions with screenshots for creating a PDF/A file from a Word document both in Windows and Mac kohdan PDF to PDF/A (Method 1) mukaisesti.
- Käytä virallista Windows-pohjaa.
- Kun haluat tallentaa docx-tiedoston pdf-tiedostona tee Save as -> PDF (*.pdf) -> More options -> Options. Valitse ‘Document structure tags for accessibility’ and ‘PDF/A compliant’ ja paina OK. Näin syntyvä pdf-tiedosto on PDF/A3-muotoinen. Yksityiskohtainen ohje löytyy kohdasta ‘Creating a PDF/A file from Word: PDF/A-2 compliance’ ohjeessa Detailed instructions with screenshots for creating a PDF/A file from a Word document both in Windows and Mac.
- Avaa pdf-tiedosto käyttämällä PDF-XChangea ja lisää tiedostoon tarvittavat metatiedot. Lisätietoja saat kohdasta ’Add metadata’ ohjeessa Detailed instructions with screenshots for creating a PDF/A file from a Word document both in Windows and Mac.
- Muunna PDF-XChangessa avattu tiedosto PDF/A-2a-muotoiseksi. Tarkemmat ohjeet löydät kohdasta ’PDF to PDF/A (Method 1) ohjeesta Detailed instructions with screenshots for creating a PDF/A file from a Word document both in Windows and Mac.
- Kun kirjoitat opinnäytetyötäsi, luo siitä PDF/a-tiedosto tasaisin väliajoin ja testaa sekä varmista sen toimivuus.
Yksinkertainen testi PDF/A-tiedoston toimivuuden varmistamiseksi: tekstin valinnan (vaikkapa vain yhden merkin verran) hiirellä pitäisi onnistua kaikissa opinnäytetyösi osioissa (kansi- sekä tiivistelmälehdissä, leipätekstissä, kuva- sekä taulukkotekstissä jne.).
Varmista, että syntynyt PDF/A-2a-tiedosto on standardin mukainen.
- Käytä virallista Windows pohjaa.
- Luo pdf-tiedosto tekemällä File -> Save as -> PDF -> ‘Best for print’.
Älä valitse ‘Best for electronic distribution and accessibility’, vaikka tämä tuntuu oudolta. - Käynnistä PDF-XChange-ohjelma virtuaalisessa Windows-työpöytäympäristössä (ohjeet osoitteessa https://www.aalto.fi/fi/palvelut/vdiaaltofi-kuinka-kayttaa-aallon-virtuaalista-tyopoytaa).
Voit käyttää ohjeen Tapa 2 - VMWare Horizon HTML Accessia, niin sinun ei tarvitse asentaa VMware Horizon clientiä laitteellesi. - Avaa pdf-tiedosto käyttämällä PDF-XChangea ja lisää tiedostoon tarvittavat metatiedot. Lisätietoja saat kohdasta ’Add metadata’ ohjeessa Detailed instructions with screenshots for creating a PDF/A file from a Word document both in Windows and Mac.
- Muunna PDF-XChangessa avattu tiedosto PDF/A-2a-muotoiseksi. Tarkemmat ohjeet löydät kohdasta ’PDF to PDF/A (Method 1) ohjeesta Detailed instructions with screenshots for creating a PDF/A file from a Word document both in Windows and Mac.
- Kun kirjoitat opinnäytetyötäsi, luo siitä PDF/a-tiedosto tasasin väliajoin ja testaa sekä varmista sen toimivuus.
Yksinkertainen testi, jolla voit varmistaa PDF/A-tiedoston toimivuuden: tekstin valinnan (vaikkapa vain yhden merkin verran) hiirellä pitäisi onnistua kaikissa opinnäytetyösi osioissa (kansi- sekä tiivistelmälehdissä, leipätekstissä, kuva- sekä taulukkotekstissä jne.).
Varmista, että syntynyt PDF/A-2a-tiedosto on standardin mukainen.
Tiedoston validointi tehdään osoitteessa:pdf-online.com
Suositellaan PDF-XChange PDF/A -tiedoston luomisessa tiedostomuotoa PDF/A-2a tai PDF/A-2b.
Validoitava tiedosto ladataan sivulle kohdasta "Select file to validate...".
Tiedostomuoto on oikea, mikäli validointi antaa seuraavanlaisen tuloksen:
File filename.pdf
Compliance pdfa-2a
Result Document validated successfully.