Opiskelijan opas
Tee PDF/A-tiedosto opinnäytetyöstäsi
Miksi käyttää PDF/A:ta?
Kaikki Aalto-yliopistossa eAge-järjestelmän kautta palautetut ja arkistoidut opinnäytteet on oltava PDF/A-muodossa.
Mitä on PDF/A?
PDF/Aon ISO-standardoitu versio PDF-formaatista. PDF/A on pitkäaikaissäilytykseen ja arkistointiin tarkoitettu tiedostomuoto.
Palauta opinnäytetyösi jossakin seuraavista PDF/A-standardin mukaisista tiedostomuodoista: PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a tai PDF/A-2b. '1' viittaa vanhempaan vuonna 2005 julkaistuun standardiin ja '2' viittaa seuraavaan vuonna 2011 julkaistuun standardiin. Kirjain 'a' viittaa englanninkiekiseen sanaan accessible eli saavutettava ja 'b' viittaa sanaan basic eli perus.
Valitse PDF/A-2a-tiedostomuoto aina, kun se on mahdollista (Word:lla Mac:ssa ja Windowsissa se on mahdollista). Tällä hetkellä LaTeX-pohjalla saa vain PDF/A-2b-tiedostomuodon. a-tason tiedostomuodon tekeminen ei onnistu vielä.
Viralliset opinnäytepohjat
Käytä virallista opinnäytepohjaa, joka on saatavilla tästä (Wiki; pitää mahdollisesti kirjautua sisään):
Tarkat ohjeet PDF/A-tiedoston luontiin
- Käytä virallista LaTeX-pohjaa opinnäytetyösi kirjoittamisessa. Pohjan oletusarvoasetukset luovat PDF/A-2b-muotoisen tiedoston. Tämän ohjeen kirjoittamishetkellä LaTeXilla ei voi luoda PDF/A-1a- tai PDF/A-2a-muotoista (a-tason vaativuus) tiedostoa.
Älä käytä muita, kenties vanhoja internetistä saatavia tai kollegasi antamia pohjia. Jos käytät Overleafista saatavaa pohjaa, varmista, että se on versioltaan sama kuin jaossa oleva virallinen pohja. - Opinnäytepohjassa on tuki kolmella kielellä: englanti, ruotsi ja suomi. Älä säädä pohjan asetuksia. Varmista vain, että \documentclass-makrossa on käytössä optio a-2b, joka ohjaa LaTeXia tuottamaan PDF/A-2b-mukaisen tiedoston.
- Kun upotat uuden pdf-kuvatiedoston tex-tiedostoosi, varmista että käytetyt fontit ovat mukana kuvatiedostossa. Jos mahdollista, käytä PDF/A-2b-muotoista kuvatiedostoa. Ohjeita sopivan Matlab-kuvatiedoston tekemiseen löytyy oppaasta General guidelines to create a PDF/A file as well as instructions for creating a PDF file with Matlab.
- Aina, kun lisäät uuden kuva- tai datatiedoston LaTeX-tiedostoosi, käännä tex-tiedostosi ja tarkista, että syntyvä tiedosto on validi PDF/A-2b (tai PDF/A1-b) -muotoinen. Jos myöhemmin tulee ongelmia PDF/A-muodon kanssa, ongelman alkuperä on näin tiedossa. Näin ei tarvitse menetellä, jos upotettava tiedosto on jpg- tai png-tiedosto.
- Vältä erillisten pdf-tiedostojen yhdistämistä LaTeXilla tuotettuun pdf-tiedostoon työkalujen kuten PDF-XChangen tai Acrobat Pron avulla. Kirjoita mieluummin erillisten pdf-tiedostojen sisältö tex-tiedostoon; toisin sanoen, käytä virallista pohjaa.
Erityisesti BIZ:n opiskelijoille: : Älä yhdistä Word-dokumentista luotua pdf-tiedostoa kansi- ja tiivistelmälehdistä LaTeXilla tehtyyn pdf-tiedostoon. Menettely on hyvin virhealtis. Käytä sen sijaan virallista LaTeX pohjaa, koska sillä kansi- ja tiivistelmälehdet syntyvät automaattisesti. Jos laitoksellasi neuvotaan toisin, neuvo on vanhentunut. - Jos käy niin, että luotu PDF/A-tiedosto ei olekaan validi PDF/A-tiedosto, katso alla olevasta PDF/A-oppaasta, jos sieltä löytyisi apua ongelmaan. Jos oppaasta ei löydy ratkaisua, voit vihoviimeisenä keinona yrittää korjata ja muuntaa viallista PDF/A-tiedostoa PDF-XChange-ohjelman avulla ohjeen Detailed instructions with screenshots for creating a PDF/A file from a Word document both in Windows and Mac kohdan PDF to PDF/A (Method 1) mukaisesti.
- Käytä virallista Windows-pohjaa.
- Tallentaa docx-tiedoston pdf-tiedostona:
Save as -> PDF (*.pdf) -> More options -> Options.
Valitse ‘Document structure tags for accessibility’ and ‘PDF/A compliant’ ja paina OK.
Näin syntyvä pdf-tiedosto on PDF/A3-muotoinen. Yksityiskohtainen ohje löytyy kohdasta ‘Creating a PDF/A file from Word: PDF/A-2 compliance’ ohjeessa Detailed instructions with screenshots for creating a PDF/A file from a Word document both in Windows and Mac. - Avaa pdf-tiedosto käyttämällä PDF-XChangea, paina Enable Editing -paineketta ja lisää tiedostoon tarvittavat metatiedot.
Lisätietoja saat kohdasta ’Add metadata’ ohjeessa Detailed instructions with screenshots for creating a PDF/A file from a Word document both in Windows and Mac. - Muunna PDF-XChangessa avattu tiedosto PDF/A-2a-muotoiseksi. Tarkemmat ohjeet löydät kohdasta ’PDF to PDF/A (Method 1) ohjeesta Detailed instructions with screenshots for creating a PDF/A file from a Word document both in Windows and Mac.
- Kun kirjoitat opinnäytetyötäsi, luo siitä PDF/a-tiedosto tasaisin väliajoin ja testaa sekä varmista sen toimivuus.
- Käytä virallista Windows pohjaa.
- Luo pdf-tiedosto tekemällä File -> Save as -> PDF -> ‘Best for print’.
Älä valitse ‘Best for electronic distribution and accessibility’, vaikka tämä tuntuu oudolta. - Käynnistä PDF-XChange-ohjelma virtuaalisessa Windows-työpöytäympäristössä (ohjeet osoitteessa https://www.aalto.fi/fi/palvelut/vdiaaltofi-kuinka-kayttaa-aallon-virtuaalista-tyopoytaa).
Voit käyttää ohjeen Tapa 2 - VMWare Horizon HTML Accessia, niin sinun ei tarvitse asentaa VMware Horizon clientiä laitteellesi. - Avaa pdf-tiedosto käyttämällä PDF-XChangea, paina Enable Editing -paineketta ja lisää tiedostoon tarvittavat metatiedot. Lisätietoja saat kohdasta ’Add metadata’ ohjeessa Detailed instructions with screenshots for creating a PDF/A file from a Word document both in Windows and Mac.
- Muunna PDF-XChangessa avattu tiedosto PDF/A-2a-muotoiseksi. Tarkemmat ohjeet löydät kohdasta ’PDF to PDF/A (Method 1) ohjeesta Detailed instructions with screenshots for creating a PDF/A file from a Word document both in Windows and Mac.
- Kun kirjoitat opinnäytetyötäsi, luo siitä PDF/a-tiedosto tasaisin väliajoin ja testaa sekä varmista sen toimivuus.
Testaa PDF/A-tiedostosi
Yksinkertainen testi PDF/A-tiedoston toimivuuden varmistamiseksi: tekstin valinnan (vaikkapa vain yhden merkin verran) hiirellä pitäisi onnistua kaikissa opinnäytetyösi osioissa (kansi- sekä tiivistelmälehdissä, leipätekstissä, kuva- sekä taulukkotekstissä jne.).
Validoi PDF/A-tiedostosi
Validointi tarkoittaa sitä, että tarkistetaan tiedoston olevan iloitetun standardin mukainen.
Tiedoston validointi tehdään osoitteessa:pdf-online.com
Suositellaan PDF-XChange PDF/A -tiedoston luomisessa tiedostomuotoa PDF/A-2a tai PDF/A-2b.
Validoitava tiedosto ladataan sivulle kohdasta "Select file to validate...".
Tiedostomuoto on oikea, mikäli validointi antaa seuraavanlaisen tuloksen:
File filename.pdf
Compliance pdfa-2a
Result Document validated successfully.
Validoi opinnäytetyön PDF/A-tiedostosi hyvissä ajoin
Jo paljon ennen kuin opinnäytetyösi on valmis, luo keskeneräisestä työstäsi PDF/A-tiedosto ja varmista, että se on PDF/A-standardin mukainen. Tämä neuvo pätee niin LaTeXin (Overleafin sekä oman koneen LaTeX-järjestelmän käyttäjät) kuin Wordin (Mac ja Windows) käyttäjille. Näin vältyt ikäviltä yllätyksiltä ennen työsi viimeistä palautuspäivää.
Käytä virallista opinnäytepohjaa, joka on saatavilla tästä (Wiki; pitää mahdollisesti kirjautua sisään):
LaTeX-opinnäytepohjan tiedosto
Word-käyttäjille suosittelemme PDF-XChange-ohjelman käyttöä Word:sta saadun PDF/A-3a-tiedoston muuntamiseksi PDF/A-2a-tiedostoksi (kasto ohje yllä), koska ohjelma on asennettuna kaikissa Aallon tietokoneissa. Muunnosta tehtäessä PDF-XChangessa valitse ensisijaisesti tiedosoformaatiksi PDF/A-2a ja vain jos muunnos epäonnistuu yritä faromaattia PDF/A-2b.
- Julkaistu:
- Päivitetty: