Kehitysprojektien ja projektiportfolion hallinta
Jos sinulla on palautetta tai kysymyksiä tämän sivun sisällöstä, ota yhteyttä Kehityspäällikkö, Portfolio ja Projektinjohtaminen Hamzah Al-Qatawnehiin (hamzah.al-qatawneh@aalto.fi).
Aallon projektimalli (Aalto Gate Model)
Aallon projektimalli on parhaisiin käytäntöihin perustuva projektinhallinta- ja johtamismalli. Strategisia kehittämishankkeita hallinnoidaan ja johdetaan projektimallia noudattaen, jotta projektien kehittämiselle ja päätöksenteolle saadaan selkeä ja virtaviivainen rakenne. Vakiomuotoisella lähestymistavalla varmistetaan
- läpinäkyvä päätöksenteko ja projektiportfolion näkyvyys
- strategian toteuttaminen projektien priorisoinnin, seurannan ja portfolionhallinnan avulla
- projektienhallinnan laatu riittävällä valmistelulla ja suunnittelulla, joka varmistetaan kuhunkin porttipäätöskohtaan liitetyillä vaatimuksilla ja tuotoksilla.
Projektimalli on skaalautuva projektinhallintamalli, joka koostuu vaiheista ja porttipäätöskohdista. Projektin on läpäistävä jokainen portti edetäkseen seuraavaan vaiheeseen. Projektinhallinnan taso määritellään projektityypin mukaan. Mikäli kehitysprojektin toteuttaminen edellyttää merkittävää erillisrahoitusta tai linjaamista yli yksikkörajojen, projektia ohjataan ja seurataan strategisissa ohjausryhmissä (tutkimus, oppiminen, vaikuttavuus ja menestyksen mahdollistajat) porttipäätösmallin periaatteiden mukaisesti. Jokaisessa porttipäätöskohdassa strategisen ohjausryhmän puheenjohtaja hyväksyy projektin jatkon ohjausryhmän suosituksen perusteella. Puheenjohtajat voivat hyväksyä projektin porttipäätöskohdat projektille myönnetyn kehitysrahoituksen puitteissa ja hyväksytyn tiekartan mukaisesti. Kaikki rahoituspäätökset löytyvät osoitteesta aalto.fi.
Kussakin porttipäätösvaiheessa projektipäällikkö on vastuussa projektin läpikäymisestä projektin ohjausryhmässä ja hyväksyntäsuositusten hankkimisesta projektin omistajalta tai omistajilta ja asiaankuuluvalta johtoryhmältä tai johtoryhmiltä. Sen jälkeen projektipäällikkö ottaa yhteyttä asianomaiseen strategisen ohjausryhmän koordinaattoriin porttipäätösvaiheen hyväksyntäsuosituksen saamiseksi ja lähettää hänelle tarvittavat materiaalit viimeistään viikkoa ennen ohjausryhmän kokousta. Projektipäällikkö tiedottaa asiasta tarvittaessa myös muille asiaankuuluville osapuolille.
Kaikki strategiset projektit näkyvät Thinking Portfoliossa. (Muista laittaa Aalto VPN päälle, kirjautua aalto.fi-sivustolle ja käyttää esim. Firefox-selainta.) Projektipäälliköt (tai vastuuhenkilöt) ovat vastuussa projektejaan koskevien tietojen päivittämisestä.
Milloin kehitysaloite on projekti?
Kehitysprojektin määritelmä
Arvioitaessa sitä, voidaanko kehitysaloitetta pitää kehitysprojektina, eli porttipäätösmallin alaisena projektina, tulee huomioida seuraavia seikkoja:
Kehitysaloite on kehitysprojekti, eli porttipäätösmallin alainen projekti, kun se täyttää yhden tai useamman seuraavista kriteereistä. Kriteeri 1 toteutuessa projekti on aina kehitysprojekti.
- Jos projektiin haetaan kehitysrahoitusta strategiselta ohjausryhmältä, se on aina kehitysprojekti.
- Budjetti ylittää 50 000 euroa.
- Projekti vaikuttaa ja siihen osallistuu useampi Aallon palvelu tai korkeakoulu.
- Sisäinen työmäärä on merkittävä (+100 HTP).
- Kyseessä on väliaikainen kehittämishanke, jolla on selvä alku ja loppu. Tavoitteena on luoda jotakin uutta tai parantaa olemassa olevaa toimintaa eikä vain pitää toimintaa käynnissä.
Projektityypit ja hallinto
A-projekti (suuri)
- Suuri projekti: > 300 000 €
- Täysimittainen projektihallinto: Portit G1, G2, G3 ja G5 tuodaan strategiseen ohjausryhmään päätettäväksi ja portit G4 ja G6 tiedoksi (ellei ole lisärahoituspyyntöjä tai sovittu muuten).
- Projektin ohjaus: Projektilla on aina nimetty omistaja ja ohjausryhmä.
B-projekti (keskisuuri)
- Keskisuuri projekti: 50 000–300 000 €
- Keskisuuren projektin hallintotapa: Portit G1, G3 ja G5 tuodaan strategiseen ohjausryhmään päätettäväksi, muut portit tiedoksi (ellei ole lisärahoituspyyntöjä tai sovittu muuten).
- Projektin ohjaus: Projektilla on aina nimetty omistaja ja yleensä ohjausryhmä (ei aina pakollista).
C-projekti (kevyt)
- Kevyt projekti: <50 000 €
- Kevyen projektin hallintotapa: Vain portit G1 ja G3 tuodaan strategiseen ohjausryhmään päätettäväksi, muut portit tiedoksi (ellei ole lisärahoituspyyntöjä tai sovittu muuten).
- Projektin ohjaus: Projektin omistaja riittää, joskus nimetään kevyt ohjausryhmä.
Projektin käynnistäminen ja priorisointi
Projektin aloitus- ja priorisointivaiheessa projekti-idea dokumentoidaan ja kuvataan projektikirjassa (Project Book). Siinä kerrotaan, miksi projekti tulisi toteuttaa ja mitä arvoa se toisi. Siinä tulee luoda kattava yleiskatsaus projektin tarkoitukseen, tavoitteisiin, laajuuteen, sidosryhmiin ja resursseihin.
Projektien vaikuttavuuspisteytys (project impact scoring) on projektien hybridipisteytysmalli, joka kattaa eri liiketoiminta-alueet: strateginen, operatiivinen, loppukäyttäjä ja kestävä kehitys. Projektin Impact Scoring -vaikuttavuuspisteytys tulisi tehdä projektikirjan (project book) ohessa. Se dokumentoidaan usein Excel-taulukkona, jonka ohjausryhmien koordinaattorit antavat projektin priorisointiprosessin aikana syksyllä.
Strategiset ohjausryhmät käyttävät projektien priorisoinnissa projektikirjoja ja vaikuttavuuspisteytystä. Näissä asiakirjoissa annetaan yleistä ja vertailukelpoista tietoa projekteista, ja ne toimivat pohjana keskustelulle, päätöksenteolle ja projektien priorisoinnille. Projektien pääasiallinen priorisointiprosessi tehdään syksyisin, mutta kiireellisiä projekti-ideoita ja ehdotuksia voi tuoda käsittelyyn ympäri vuoden. Jos projekti priorisoidaan priorisointiprosessin aikana tai kiireellisen tarpeen vuoksi vuoden aikana, se saa alustavan budjettivarauksen ja asetetaan projektiportfolion tiekartalle. Projektin priorisointi on Aallon porttipäätösmallin ensimmäinen porttipäätöskohta (G1).
G1-tarkastuslista: Vaatimukset ja tuotokset
Kunkin porttipäätöskohdan tarkistuslista koostuu vaiheen pakollisista vaatimuksista ja tuotoksista. Projektipäällikkö on vastuussa sopivien menetelmien valinnasta vaaditun tiedon hankkimiseksi ja työn koordinoinnista. Asiakirjamallien käyttöä suositellaan, jos niitä on.
Projektikirja (project book)
Projektikirja on alustava kuvaus projektiehdotuksesta tai -ideasta, ja sitä käytetään hankkeiden priorisoinnissa. Siihen tulee laittaa tarkimmat saatavilla olevat tiedot ja arviot projektin arvosta sekä perustelut kehitysrahoituksen saamiseksi.
Projektin vaikuttavuuspisteytys
Projektin vaikutukset pisteytetään projektin priorisointiprosessin aikana käyttämällä projektin priorisointimallia. Vaikuttavuuden arviointi auttaa strategisia ohjausryhmiä ymmärtämään ja arvioimaan hankkeiden vaikuttavuutta yleisellä ja vertailukelpoisella tavalla. Painotettu pisteytysmalli (Weighted Scoring Model) koostuu vaikutusten eri puolista, mutta sisältää myös riskiarvion sekä arvion siitä, onko projekti pakollinen.
Valmistelu ja esiselvitys
Projektin omistaja käynnistää hankkeen valmistelu- ja esiselvitysvaiheen nimeämällä hankkeelle projektipäällikön, joka käynnistää valmistelun. Tämän vaiheen tarkoituksena on määritellä projektin ydinajatus, tavoitteet, vaatimukset, toteutettavuus, sidosryhmät, resurssit ja laajuus. Esiselvitys on eri vaihtoehtojen ja skenaarioiden analyysi, jota käytetään oikean ratkaisun tai lähestymistavan valitsemiseen.
Siirtyminen seuraavaan vaiheeseen (suunnittelu) edellyttää G2-päätöksen saamista. G2-vaiheen vaatimukset ja tuotokset kerrotaan jäljempänä. Projektin ohjausryhmän on tarkistettava ja hyväksyttävä kunkin vaiheen vaatimukset ja tuotokset ennen kuin se vie projektin eteenpäin strategiseen ohjausryhmään porttipäätöskohdan hyväksymistä varten.
G2-tarkastuslista: Vaatimukset ja tuotokset
Kunkin porttipäätöskohdan tarkistuslista koostuu vaiheen pakollisista vaatimuksista ja tuotoksista. Projektipäällikkö on vastuussa sopivien menetelmien valinnasta vaaditun tiedon hankkimiseksi ja työn koordinoinnista. Asiakirjamallien käyttöä suositellaan, jos niitä on.
Porttilomake (gate form)
Vaiheiden G2 ja G3 päätöksiä varten tulee täyttää lomake, jossa annetaan päivitetyt tiedot projektista. Lomake lähetetään strategisen ohjausryhmän koordinaattorille ennen ohjausryhmän kokousta.
Esiselvitys
Esiselvitys on tärkeä vaihe projektin toteutettavuuden, keskeisten vaatimusten ja eri vaihtoehtojen tutkimisessa. Se on analyysi nykytilanteesta ja mahdollisista ratkaisuista. Se on vähäriskinen mutta arvokas lähtökohta tietoon perustuvalle päätöksenteolle.
Toiminnalliset ja tekniset vaatimukset priorisoitu
Projektille on määritellyt tavoitteet. Siksi on tärkeää ymmärtää, millä toiminnallisilla ja teknisillä vaatimuksilla tavoitteet saadaan täytettyä. Keskeisten vaatimusten ja loppukäyttäjän tarpeiden ymmärtäminen on edellytys parhaiden ratkaisujen löytämiselle. Kaikki vaatimukset eivät ole yhtä tärkeitä, joten niitä täytyy priorisoida. (Vaatimusten priorisointi jatkuu koko projektin ajan, kun asiasta opitaan lisää.) Tässä vaiheessa voi olla vaikea määritellä kaikkia teknisiä vaatimuksia, koska teknisistä ratkaisuista ei ole tarkkaa tietoa vielä. Tekniset vaatimukset olisi kuitenkin otettava huomioon mahdollisimman hyvin; tietoa voi laajentaa myöhemmin.
Projektin laajuus määritelty
Projektin laajuus määrittelee projektin rajat. Siinä on yksityiskohtaiset tiedot projektin tavoitteista, tuotoksista ja rajoitteista, ja siinä esitetään käytännössä kaikki, mitä projektiin kuuluu (ja mitä ei). Siinä asetetaan rajat ja kriteerit projektin onnistumiselle ja luodaan yhteinen käsitys ja odotukset.
Jos projektin laajuutta ei ole määritelty selkeästi tai suojattu projektin aikana, projektin fokus voi hämärtyä. Tätä kutsutaan scope creepiksi, eli projektin hallitsemattomaksi laajentumiseksi, mikä johtaa usein viivästyksiin, budjettiylityksiin ja laatuongelmiin.
Joskus on hyödyllistä tutkia ja tarjota useita vaihtoehtoja projektin laajuudelle erilaisten ehtojen tai rajoitteiden varalta.
Projektin ohjausryhmä ja resurssointi sovittu
Projektin ohjausryhmä tulee muodostaa ja sen tulee sopia projektin resursseista (projektiryhmä, muut asiantuntijat).
On suositeltavaa pitää aloituskokous ja sopia työskentelytavoista.
Alustava budjetti ja työmääräarvio laadittu
Arvioidaan projektin alustava budjetti ja työmäärä valmistelun ja esiselvityksen aikana kerättyjen tietojen perusteella.
Ensimmäinen budjettiarvio dokumentoidaan projektikirjaan (project book), joten siihen voi palata tarvittaessa.
G2-vaiheen kokonaisarkkitehtuurin hyväksyntä
Kokonaisarkkitehtuurin hyväksyntä on osa Aalto-yliopiston vaatimustenmukaisuusperiaatteita ja virallista investointien elinkaarimallia. Kokonaisarkkitehtuurin hyväksynnässä ja siihen liittyvissä arvioinneissa varmistetaan projektin vaikuttavuus ja soveltuvuus Aallon ympäristöön ja tulevaisuuden suunnitelmiin. Kokonaisarkkitehtuurin hyväksyntä dokumentoidaan Thinking Portfolioon. Kokonaisarkkitehtuurille haetaan hyväksyntä ottamalla yhteyttä EA:han: it-arkkitehtuuri (at) aalto.fi.
Lisätietoja saat Kokonaisarkkitehtuuripalvelut Aallossa-sivulta.
Projekti luotu Thinking Portfolioon
Jokainen kehitysprojekti tulee viedä Thinking Portfolio -työkaluun. Lähetä palvelupyyntö osoitteeseen servicedesk@aalto.fi projektin avaamiseksi Think Portfoliossa ja liitä pyyntöösi projektikirja (project book) tai porttilomake (gate form). Kun projekti on lisätty työkaluun, projektipäällikön on pidettävä projektin tiedot ajan tasalla (mukaan lukien tilanneraportti).
Suunnittelu
Suunnittelu on projektin elinkaaressa ratkaiseva vaihe, jossa abstrakti visio muutetaan yksityiskohtaiseksi ja toimivaksi tiekartaksi. Tiekartassa esitetään yksityiskohtaisesti projektin laajuus, aikataulu, budjetti, resurssit, riskit ja viestintästrategiat, joilla projekti viedään menestyksekkäästi päätökseen. Näin tavoitteet muutetaan hallittaviksi tehtäviksi, joilla on selkeät välitavoitteet ja vastuut. Tässä vaiheessa laaditaan projektisuunnitelma, joka toimii ohjaavana asiakirjana projektin valvonnassa, estää projektin liian laajenemisen kaltaiset ongelmat ja varmistaa sidosryhmien yhtenäiset tavoitteet.
Seuraavaan vaiheeseen (toteutus) siirtyminen edellyttää G3-päätöksen saamista. G3-vaiheen vaatimukset ja tuotokset kerrotaan jäljempänä. Projektin ohjausryhmän on tarkistettava ja hyväksyttävä kunkin vaiheen vaatimukset ja tuotokset ennen projektin viemistä strategiseen ohjausryhmään porttipäätösvaiheen hyväksymistä varten.
G3-tarkastuslista: Vaatimukset ja tuotokset
Kunkin porttipäätöskohdan tarkistuslista koostuu vaiheen pakollisista vaatimuksista ja tuotoksista. Projektipäällikkö on vastuussa sopivien menetelmien valinnasta vaaditun tiedon hankkimiseksi ja työn koordinoinnista. Asiakirjamallien käyttöä suositellaan, jos niitä on.
Realistinen projektisuunnitelma
Projektisuunnitelma on yksityiskohtainen suunnitelma projektin toteuttamiseksi, ja sen pitäisi olla toteuttamiskelpoinen ja realistinen. Sen pääasiallista sisältöä voivat olla:
- Tarkka aikataulu: sisältää välitavoitteet, keskinäiset riippuvuudet ja määräajat (usein käyttäen Gantt-kaavioita).
- Työnjako: Ositetaan isot tuotokset pienemmiksi, hallittaviksi tehtäviksi.
- Budjetin ja resurssien kohdentaminen: Arvioidaan kustannukset, kohdennetaan rahat ja jaetaan tehtävät.
- Riskienhallinta: Tunnistetaan mahdolliset riskit, arvioidaan niiden vaikutuksia ja laaditaan hillitsemisstrategioita.
- Viestintäsuunnitelma: Määritellään viestintäkanavat, viestinnän rytmitys ja sidosryhmät.
Ylätasoinen ratkaisuarkkitehtuurin määrittely
IT-projekteille tulee määritellä ratkaisusuunnitelma/arkkitehtuuri, joka tunnetaan myös nimellä HLD (high-level design). Se on ylätason kuvaus järjestelmästä toteutuksen valmistuttua. Tarvitaan ylätason ratkaisuarkkitehtuurikaavio, joka sisältää järjestelmän keskeiset komponentit, kuten alustat, sovellukset, rajapinnat, vuorovaikutukset ja kokonaistiedonkulun järjestelmän sisällä.
Vinkki: Jos et ole varma, miten tämä tehdään, voit käyttää tekoälyä. Kuvaile projektiasi ja tunnettuja integraatioita, tietovirtoja ja peruslogiikkaa ja pyydä tekoälyä luomaan ”ylätason ratkaisuarkkitehtuurikaavio".
Ylätason testaussuunnitelma
Luo ylätason testaussuunnitelma, jossa määritellään:
- testaustavoitteet
- testattavat ja poissuljettavat ominaisuudet (ylätason kuvaus, laajennettava/päivitettävä toteutuksen aikana)
- käytettävät testaustyypit, -menetelmät ja -välineet (esim. suorituskyky, turvallisuus)
- tuotokset (esim. testitapaukset, raportit)
- aikataulut ja roolit
Yksityiskohtainen budjetti ja kustannuserittely
Päivitetään edellisessä vaiheessa laaditut alustavat budjetti- ja työmääräarviot ja lisätään mahdolliset lisätiedot, kuten lisenssikustannukset tai työmäärän muutokset.
G3-vaiheen digitaalisen vaatimustenmukaisuuden hyväksyntä
Digitaalisen vaatimustenmukaisuuden hyväksyntää (digital compliance, aiemmin tietoturvahyväksyntä) koskeva prosessi on saatava päätökseen ennen kuin tietoteknistä järjestelmää, digitaalista palvelua tai lisenssiä voidaan käyttää yliopisto-opetukseen tai -työskentelyyn. Tämä koskee myös ilmaisia lisenssejä ja palveluja sekä sellaisia palveluja, jotka eivät ole Aalto-yliopiston ylläpitämiä.
G3-/G4-porttien digitaalisen vaatimustenmukaisuuden hyväksyntää pyydetään eSupportin kautta →servicedesk.aalto.fi → Project security approvals. Jos vaadittuja teknisiä tietoja ei voida toimittaa G3:ssa (jos ne eivät ole vielä tiedossa), tekninen arviointi pitää tehdä ennen G4-hyväksyntää. Tietoturvahyväksyntä dokumentoidaan Thinking Portfolioon.
Jos et ole jo ollut yhteydessä tietoturvaprosessin vastuuhenkilöön (Security Approval Process Advisor), ota yhteyttä osoitteseen security@aalto.fi ja pyydä heitä nimeämään asiantuntija prosessia varten. Lisätietoja projektin tietoturvahyväksynnästä saat täältä.
G3-vaiheen kokonaisarkkitehtuurin hyväksyntä
G3-vaiheen kokonaisarkkitehtuurin arvioinnissa tarkastellaan järjestelmän tai sovelluksen sopivuutta Aalto-yliopiston nykyiseen ympäristöön ja kohdearkkitehtuuriin. Kokonaisarkkitehtuurin hyväksyntä dokumentoidaan Thinking Portfolioon. Kokonaisarkkitehtuurille haetaan hyväksyntä ottamalla yhteyttä EA:han: it-arkkitehtuuri (at) aalto.fi.
Lisätietoja saat Kokonaisarkkitehtuuripalvelut Aallossa-sivulta.
Toteutus
Tässä vaiheessa projektisuunnitelma pannaan toimeen: tehtävät toteutetaan ja tuotokset tuotetaan. Projektipäällikkö koordinoi työtä projektin tavoitteiden saavuttamiseksi. Keskeistä on projektiryhmän keskinäinen yhteistyö. Selkeällä tehtävänjaolla varmistetaan, että kukin tiimin jäsen tietää vastuunsa, odotetut tulokset ja määräajat. Säännölliset ryhmäkokoukset (esim. päivittäiset lyhyet kokoukset tai viikoittaiset tilannepäivityskokoukset), selkeät viestintäkanavat ja yhteistyövälineiden käyttö edistävät tiedonkulkua ja auttavat ongelmien tunnistamisessa ja ratkomisessa varhaisessa vaiheessa. Tilannetarkistusten avulla varmistetaan ajantasainen kuva projektin etenemisestä. Säännöllisten tilanneraporttien, välietappien etenemisen tai työn tulosten tarkastelun avulla voidaan havaita poikkeamat suunnitelmasta varhaisessa vaiheessa ja käynnistää korjaustoimet.
Projektin ohjausryhmän vastuulla toteutusvaiheessa on yleistason hallinto, strateginen ohjaus ja valvonta. Se hyväksyy hankkeen tuotokset, antaa luvan merkittäviin muutoksiin projektin laajuuteen ja tukee projektiryhmää esteiden, ristiriitojen tai riskien käsittelyssä.
Projektin todellinen arvo syntyy toteutusvaiheessa. Se on yleensä projektin haastavin osa, jossa aiemmat suunnittelun puutteet voivat kostautua.
Kun projekti on valmis käyttöönottoon/julkaisuun, G4-vaiheen tuotosten hyväksyntä on projektin ohjausryhmän vastuulla. Asianomaiselle strategiselle ohjausryhmälle tulee ilmoittaa porttipäätöksestä.
G4-tarkastuslista: Vaatimukset ja tuotokset
Kunkin porttipäätöskohdan tarkistuslista koostuu vaiheen pakollisista vaatimuksista ja tuotoksista. Projektipäällikkö on vastuussa sopivien menetelmien valinnasta vaaditun tiedon hankkimiseksi ja työn koordinoinnista. Asiakirjamallien käyttöä suositellaan, jos niitä on.
Sovitut vaatimukset ja laajuus toteutettu
Ennen projektin käyttöönottoa/julkaisua projektin ohjausryhmän on hyväksyttävä projektin tuotokset ja todettava, että sovitut vaatimukset ja laajuus on toteutettu.
Alustava dokumentointi tehty
Projektin tuloksiin liittyvä alustava dokumentointi, kuten prosessin kuvaus, tekninen dokumentointi ja käyttöohje on tehty.
Testausraportti hyväksytty
Kun testaus on valmis, projektin ohjausryhmän on laadittava testausraportti ja hyväksyttävä se.
Ylläpito ja tukitoimet sovittu
Ennen käyttöönottoa/julkaisua ylläpito- ja tukitoimista tulee keskustella prosessin tai ratkaisun omistajan kanssa.
G4-vaiheen digitaalisen vaatimustenmukaisuuden hyväksyntä
Ennen käyttöönottoa/julkaisua tulee hakea digitaalisen vaatimustenmukaisuuden hyväksyntää (ennen nimellä tietoturvahyväksyntä), jotta varmistetaan, että kaikki vaatimustenmukaisuusnäkökohdat on otettu huomioon ja käyttöönotto on turvallinen. G3-/G4-porttien digitaalisen vaatimustenmukaisuuden hyväksyntää pyydetään eSupportin kautta →servicedesk.aalto.fi → Project security approvals. Lisätietoja projektin tietoturvahyväksynnästä saat täältä.
Muutoskomitean (Change Advisory Board, CAB) hyväksyntä
Aalto ITS:n muutoskomitea (CAB) tarkastelee ja arvioi Aallon IT-järjestelmiin tehtäviä muutoksia, eli kaikkia järjestelmien lisäämisiä, muutoksia tai poistoja, joilla voi olla vaikutusta IT-palveluihin. CAB-prosessin ensisijaisena tavoitteena on minimoida IT-muutoksiin liittyvät riskit, varmistaa liiketoiminnan jatkuvuus ja mukauttaa IT-muutokset organisaation tavoitteisiin ja yliopiston IT-ympäristöön kokonaisuutena.
Lue lisää täältä: Aalto ITS Muutoskomitea - CAB
Käyttöönotto ja projektin päättäminen
Käyttöönotto on prosessi, jossa projekti (kuten ohjelmisto, sovellus tai niiden päivitykset) siirretään kehitys- tai testausvaiheesta oikeaan tuotantoympäristöön, jossa käyttäjät voivat käyttää sitä. Kun testaus on tehty hyvin edellisessä vaiheessa, on todennäköisempää, että käyttöönotto onnistuu ja vältytään suuremmilta ongelmilta.
Monitahoisissa projekteissa on suositeltavaa laatia käyttöönottosuunnitelma, johon sisältyy riskiarviointi ja jatkuvuussuunnitelma, jotta kaikki ongelmat varmasti huomioidaan ennen käyttöönottoa.
Projektin päättäminen viittaa toimiin, jotka on tehtävä ennen kuin projekti päättyy ja resurssit vapautetaan.
G5-tarkastuslista: Vaatimukset ja tuotokset
Kunkin porttipäätöskohdan tarkistuslista koostuu vaiheen pakollisista vaatimuksista ja tuotoksista. Projektipäällikkö on vastuussa sopivien menetelmien valinnasta vaaditun tiedon hankkimiseksi ja työn koordinoinnista. Asiakirjamallien käyttöä suositellaan, jos niitä on.
Lopullinen dokumentointi suoritettu ja hyväksytty
Laajennetaan aiemmin luotua alustavaa dokumentointia ja viimeistellään se. Päivitetään myös budjetti ja toteutuneet työmäärät ja kirjataan keskeiset opit.
- Keskustellaan lopputuloksen dokumentaation (prosessin kuvaus, tekninen dokumentointi ja käyttöopas) tallentamisesta yhdessä prosessin/ratkaisun omistajan kanssa.
- Keskeiset opit ja loppuraportti tallennetaan Thinking Portfolioon.
- Projektikohtaisia materiaaleja/asiakirjoja säilytetään projektin Teamsissä vuoden ajan.
Luovutus palveluorganisaatiolle suoritettu
Ennen projektin päättämistä sovitaan luovutuksesta asiaankuuluvalle palveluorganisaatiolle ja viimeistellään luovutus.
Projektin resurssit vapautettu
Kerätään palaute ja keskeiset opit ennen kuin projekti päätetään ja projektin henkilöresurssit vapautetaan.
Projektin päätös ja keskeisten oppien raportointi
Täytä raportti projektin päätöksestä ja keskeisistä opeista raporttipohjaan, mukaan lukien seuraavat:
- Projektin tulokset: Miten projekti meni? Saavutettiinko tavoitteet? Pysyttiinkö suunnitellussa aikataulussa, budjetissa ja laajuudessa?
- Toteutunut budjetti ja työmäärä: Vertaile arvioita ja toteutumia.
- Keskeiset opit: Mitä opittiin projektin aikana?
Suunnitelma projektin jälkeisestä hyötyarviosta: Sovi projektin jälkeisen hyötyarvion aikataulusta, mittareista, vastuista ja dokumentoinnista. Arviointi koskee laajoja (A) ja keskisuuria (B) projekteja ja tehdään vuoden kuluttua hankkeen päättymisestä. Arvioinnin toteutuminen on projektin omistajan vastuulla. Strategiselle ohjausryhmälle tiedotetaan arvioinnin tuloksista.
Sovellus / ratkaisu lisätään CMDB:hen
Keskustele ratkaisun omistajan kanssa sovelluksen tai ratkaisun lisäämisestä CMDB:hen (Configuration management database -tietokantaan), jos se on tarpeen (uusi sovellus tai jokin muutos). Voit lähettää CMDB-muutospyynnön täältä.
Projektin jälkiarviointi
On tärkeää arvioida tehtyjen projektiemme luoma arvo, mikä edellyttää arvonmittausta. Projektien jälkiarvioinnista tulee sopia hankkeen päättämisen ja G5-vaiheen aikana. Arvioinnin yksityiskohdat:
- Suuret (A) ja keskisuuret (B) projektit
- Vuosi projektin päättymisestä
- Projektin omistaja vastaa arvioinnin toteutumisesta.
- Strategiselle ohjausryhmälle tiedotetaan arvioinnin tuloksista.
Jotta hankkeen luoma arvo voidaan arvioida onnistuneesti, on tärkeää miettiä arvon mittarit tarkasti projektin aikana. Usein on suositeltavaa tehdä lähtötasomittauksia, kuten kustannuslaskelmia ja käyttäjätyytyväisyyskyselyjä projektin valmistelu- tai suunnitteluvaiheessa. Näin saadaan arvon mittaamiselle lähtötaso, johon projektin jälkiarvioinnin tulosta voidaan verrata (tilanne ennen projektia ja sen jälkeen).
G6-tarkastuslista: Vaatimukset ja tuotokset
Kunkin porttipäätöskohdan tarkistuslista koostuu vaiheen pakollisista vaatimuksista ja tuotoksista. Projektipäällikkö on vastuussa sopivien menetelmien valinnasta vaaditun tiedon hankkimiseksi ja työn koordinoinnista. Asiakirjamallien käyttöä suositellaan, jos niitä on.
Projektin tuottaman hyödyn arviointiraportti
Projektin omistaja vastaa siitä, että projektin tuottaman hyödyn arviointi tehdään ja raportoidaan. Arvioinnin tulokset toimitetaan asiasta vastaavalle strategisen ohjausryhmän koordinaattorille.
Yhteystiedot
