Julkishallinnon esittelymenettelyohjeet

Rehtori on vahvistanut tämän ohjeen 28.11.2011.

1. JULKISEN VALLAN KÄYTTÄMINEN

Osaan Aalto-yliopistossa päätettävistä asioista sisältyy julkisen vallan käyttämistä. Näihin asioihin liittyy erityinen ja muuta päätöksentekoa laajempi vastuu päätöksistä.

Julkisen vallan käyttämisellä tarkoitetaan yleensä lakiin tai asetukseen perustuvaa toimivaltaa:

• antaa toista velvoittava määräys tai
• päättää toisen edusta, oikeudesta tai velvollisuudesta taikka
• tehtävässään tosiasiallisesti puuttua toisen etuun tai oikeuteen.

Yliopistossa julkista valtaa käytetään erityisesti päätettäessä:

• opiskelijaksi ottamisesta,
• opintosuoritusten arvostelusta,
• muualla suoritettujen opintojen ja muulla tavoin osoitetun osaamisen hyväksilukemisesta,
• opiskeluoikeuden jatkamisesta ja menetetyn opiskeluoikeuden palauttamisesta,
• kurinpidosta sekä
• tutkintojen myöntämisestä.

2. JULKISHALLINNON ESITTELYMENETTELYN KÄYTTÄMINEN

Asiat, joihin liittyy julkisen vallan käyttämistä, tulee käsitellä erityisessä julkishallinnon esittelymenettelyssä. Muissa asioissa rehtori, dekaani ja laitoksen johtaja vastaavat siitä, että käsiteltävät asiat tulevat valmistelluiksi asianmukaisesti.

Esittely voidaan tehdä sekä toimielimelle että yliopistossa päätösvaltaa käyttävälle henkilölle.

Esittelymenettelyä ei kuitenkaan käytetä:

• arvosteltaessa opintosuorituksia ja
• opettajan ratkaistessa opintosuorituksen arvostelua koskevan oikaisupyynnön.

Opintosuorituksen arvostelulla tarkoitetaan tässä opinnäytteiden ja muiden opintosuoritusten arvostelun lisäksi julkaisuluvan myöntämistä väitöskirjalle.

3. ESITTELIJÄNÄ TOIMIMINEN

Aalto-yliopiston rehtori, korkeakoulun dekaani tai näiden määräämä henkilö määrää
asioiden valmistelijat. Kun asia edellyttää esittelymenettelyn käyttämistä, valmistelija
esittelee asian päätöksentekijälle.

4. ESITTELIJÄN VELVOLLISUUDET JA TEHTÄVÄT

Ratkaisupakko. Yliopiston toimivaltaan kuuluva ja yliopistossa vireille tullut asia on
aina ratkaistava. Esittelijä vastaa että asia tulee ratkaistavaksi ja yhdessä toimielimen
tai asiasta päätöksen tekevän henkilön kanssa siitä, että asian käsittely saatetaan
loppuun. Esittelijä on velvollinen esittelemään asiat, jotka on määrätty hänen
esiteltäväkseen.

Viivytyksettömyys. Esittelijän tulee huolehtia siitä, että asiat otetaan ratkaistavaksi
viivytyksettä ja määräajassa ratkaistavat asiat päätetään ennen määräajan päättymistä.
Esittelijä on velvollinen tuomaan asian käsittelyyn heti kun se on valmis
ratkaistavaksi.

Toimielimen jäsen tai asianosainen voi kääntyä toimielimen puheenjohtajan puoleen,
jos asian esittely on tarpeettomasti viivästynyt. Toimielimen puheenjohtaja
määrää tällöin kokouksen, jossa asia on esiteltävä. Toimielimen jäsenet voivat
saada asian käsiteltäväksi, jos yli puolet jäsenistä sitä pyytää.

Asian valmistelu. Esittelijän tehtävänä on huolehtia asian riittävästä ja huolellisesta
valmistelusta ja sen esittelystä päätösvaltaa käyttävälle toimielimelle tai henkilölle.
Jos toimielin asettaa asioiden valmistelussa tarvittavia työryhmiä ja toimikuntia,
esittelijä voi osallistua näiden työryhmien työhön valmistelijana tai jäsenenä.

Esittelijän on päätöksentekoa varten selvitettävä asiaan vaikuttavat säännökset,
määräykset ja siihen liittyvä asia-aineisto sekä päätöksen vaikutukset. Esittelijän
tulee hankkia asiassa tarpeelliset selvitykset. Esittelijän tulee myös huolehtia, että
asianosaista tai asian selvittämisen kannalta merkityksellistä tahoa kuullaan kirjallisesti
tai suullisesti, kun se on tarpeellista.

Esittelijän tulee tarkoin ottaa huomioon hallintomenettelyä sekä tasa-arvoa ja yhdenvertaisuutta koskevat sekä muusta lainsäädännöstä johtuvat velvoitteet.

Ratkaisuehdotus. Esittelijän tulee valmistelun perusteella esittää asiassa aina yksi
selvästi yksilöity ratkaisuehdotus. Vaihtoehtoisia ratkaisuja ja niiden vaikutuksia
voi esittää asian perusteluissa.

Julkisuus. Asian esittelijä antaa pyynnöstä tiedon asiaa koskevista julkisista asiakirjoista.

Julkisuusasioissa noudatetaan Aalto-yliopiston antamaa erillistä ohjetta.
Yliopiston toiminnassa sovelletaan julkisuuslakia (621/1999). Yliopistoon lähetetyt
asiakirjat ovat yleensä julkisia heti yliopistoon saavuttuaan, lukuun ottamatta tietoa,
joka on erityisen säännöksen nojalla salassa pidettävä tai asiakirja sisältää tietoa,
jota esimerkiksi henkilötietolain (523/1999) mukaan ei saa käsitellä. Esittelijän laatimat
valmisteluasiakirjat eivät ole julkisia ennen kuin päätös tehty tai kun pöytäkirja
on tarkastettu. Esittelijä voi harkintansa mukaan antaa tiedon valmisteluasiakirjasta
sitä pyytävälle, jos tästä ei ole asian käsittelyn kannalta haittaa.

Tiedottaminen. Esittelijän on tarvittaessa tiedotettava asian valmisteluvaiheesta,
päätöksenteon odotettavissa olevasta aikataulusta ja muista yleisistä seikoista.

Esittelijän on tiedotettava päätöksestä yliopiston vahvistamien käytäntöjen mukaisesti.

5. ESITTELY JA PÄÄTÖSASIAKIRJAT

Esittely toimielimelle. Toimielimelle tehtävässä esittelyssä asia otetaan käsiteltäväksi
siitä laaditun esityslistan mukaisesti. Esiteltävän asian (otsikko ja asian järjestysnumero) lisäksi esityslistassa on aina oltava esittelijän nimi, esittelijän yhteystiedot, lyhyt selostus asiasta, luettelo esityslistan liitteistä sekä esittelijän ratkaisuehdotus asiassa.

Pöytäkirjaan tulee kunkin asian kohdalle merkitä päätöksen sisältö, päätökseen
osallistuneiden nimet ja mahdolliset eriävät mielipiteet.

Esittely päätösvaltaa käyttävälle henkilölle. Esittely päätösvaltaa käyttävälle
henkilölle tehdään siten, että esittelijä antaa allekirjoittamansa päätösasiakirjan hänelle
päätöksen tekemistä varten.

Liiteasiakirjat. Liiteasiakirjat liitetään esityslistaan tai päätösasiakirjaan. Esityslistassa
tai päätösasiakirjassa mainitaan, jos esittelijällä on muita asian käsittelyyn
liittyviä asiakirjoja, jotka eivät ole esityslistan liitteinä. Toimielimen jäsenillä ja varajäsenillä tulee ennen kokousta olla oikeus tutustua esittelijän luona näihin asiakirjoihin.

Jos käsiteltävänä oleva asia niin vaatii, on esittelijän laadittava asiasta muistio esittelylistan tai päätösasiakirjan liitteeksi. Muistion on oltava lyhyt, selkeä ja johdonmukainen. Muistio on päivättävä ja siihen on merkittävä sen laatija.

Salassapitomerkintä. Jos osa asiasta tai asiakirjasta on salassa pidettävä, tulee
salassa pidettävä osuus pitää erillisenä liitteenä, jos se on mahdollista. Esityslistassa
tai päätöskirjassa tulee myös todeta, että asia tai tietty asiakirja taikka tieto
on salainen ja säännös, johon se perustuu.

6. PÄÄTÖSTEN TÄYTÄNTÖÖNPANO

Esittelijä on velvollinen huolehtimaan asian täytäntöönpanoon liittyvistä toimista,
jos päätöksen täytäntöönpanosta vastaavaa ei ole erikseen määrätty.

Toimielimen tai päätöksen tehneen henkilön päätös pannaan täytäntöön antamalla
päätös tiedoksi ja tarvittaessa erikseen suoritettavalla täytäntöönpanotoimella.

7. ESTEELLISYYS

Jos henkilö on käsiteltävänä olevassa asiassa esteellinen, hän ei saa osallistua
asian esittelyyn tai päätöksentekoon tai olla toimielimessä läsnä asiasta päätettäessä.
Esteellisyysperusteiden osalta noudatetaan Aalto-yliopiston asiassa antamia yleisiä
ohjeita.

Esittelijän tulee todeta oma esteellisyytensä. Jos esteellinen ei itse ilmoita esteellisyydestään, voi toimielin tai muu esteellisyydestä tietävä ottaa asian esille.

8. ESITTELIJÄN VASTUU

Valmisteluvastuu. Esittelijä vastaa valmistelutyönsä asianmukaisuudesta sekä
esittelynsä sisällöstä. Esittelijällä on oikeus ja velvollisuus tehdä ratkaisuehdotus itsenäisesti.

Esittelijä ei ole sidottu esimiehen, puheenjohtajan, valmisteluryhmän tai
muun tahon kantaan asiassa.

Esittelijä vastaa oikeudellisesti siitä, että:

• valmistelu on lain mukainen ja asiallisesti riittävä,
• määräaikoja noudatetaan,
• päätösehdotus ja päätös ovat sisällöltään oikeat ja
• päätös on täytäntöönpantu oikein.

Vastuu päätöksestä. Esittelijä vastaa yhdessä päätökseen osallistuneiden toimielimen
jäsenten tai päätöksen tehneen henkilön kanssa päätöksestä (ns. virkavastuu).
Esittelijä vastaa myös päätöksestä, joka on tehty vastoin hänen esittelyään. Tästä
vastuusta esittelijä voi vapautua vain jättämällä päätökseen eriävän mielipiteen.

Eriävä mielipide. Jos esittelijän ehdotus eroaa tehdystä päätöksestä, on hänellä
oikeus saada eriävä mielipiteensä merkityksi kokouksen pöytäkirjaan tai muussa
asiassa päätösasiakirjan taltiokappaleeseen. Esittelijän on ilmoitettava eriävästä
mielipiteestään heti päätöksen tultua tehdyksi ja jätettävä sen täsmällinen muotoilu
allekirjoitettuna viimeistään esittelyä seuraavana päivänä kokouksen sihteerille tai
päätöksen tehneelle henkilölle. Asian ratkaisija tai kokouksen puheenjohtaja varmentaa
eriävän mielipiteen todettuaan sen esitetyn mukaiseksi.

Seuraamukset. Esittelijän henkilökohtainen vastuu voi realisoitua, jo tehty päätös
on ollut lainvastainen tai päätöksestä on aiheutunut laiminlyönnin vuoksi oikeudenloukkaus tai vahinko. Seuraamus voi olla vahingonkorvaus tai rikoslaissa  säädetty rangaistus (virkavelvollisuuden rikkominen). Jos tuottamus on lievää, vahingonkorvauksesta vastaa kokonaan työnantaja.

Virkavastuun ohella työnantaja voi harkita työoikeudellisia seuraamuksia.