Lyhyt opas onnistuneeseen tapahtumakuvaamiseen

Materials Platform –yhteistyöjalusta toimii usein tapahtumajärjestäjänä tai hankkii valokuvaajia taltioimaan ja striimaamaan tapahtumia, joita se tukee. Joissain tilaisuuksissa toimimme itse kuvaajina.

Seuraavassa muutama vinkki, joiden avulla suunnitella onnistunut tapahtuman kuvaaminen ja hallita järjestelyt. Mukana on myös lyhyt ladattava muistilista, jonka avulla voi valmistautua oman tapahtuman kuvaamiseen.

Materials Platform –yhteistyöjalusta toimii usein tapahtumajärjestäjänä tai hankkii valokuvaajia taltioimaan ja striimaamaan tapahtumia, joita se tukee. Joissain tilaisuuksissa toimimme itse kuvaajina.

Seuraavassa muutama vinkki, joiden avulla suunnitella onnistunut tapahtuman kuvaaminen ja hallita järjestelyt. Mukana on myös lyhyt ladattava muistilista, jonka avulla voi valmistautua oman tapahtuman kuvaamiseen.

Tapahtuma 

Sekä järjestäjän että kuvaajan tulisi tutustua tapahtumapaikkaan. Yhdessä suunnitteleminen auttaa minimoimaan riskejä sekä välttymään väärinkäsityksiltä sekä epätoivotuilta lopputuloksilta kuvamateriaalin suhteen. Olemme itse hyötyneet näistä vinkeistä ja toivomme, että niistä on hyötyä sinullekin.

1. Tapahtumatyyppi
   Tapahtumia on monenlaisia: on huippukokouksia, konferensseja, posteritilaisuuksia, epävirallisia tapaamisia, workshoppeja, luentoja, ulkoilmatapahtumia, festivaaleja – kaikkea löytyy. Käykää läpi yhdessä mitä toivotaan kuvattavan, millaisia odotuksia järjestäjällä on kuvien suhteen ja toisaalta myös valokuvaajan näkemystä olisi hyvä kuunnella. Onko tärkeää, että kuvaaja kuvaa yleisöä? Vai onko tapahtuman pääosissa esimerkiksi ryhmätyöskentely ja fasilitaattorit? Onko jotain tiettyä toimintaa, minkä tallentaminen on ensisijaista? Entä jotain mikä olisi vasta toissijaista?
   Keskeisin kysymys: mitä pitää kuvata?

2. Ihmiset
   Tapahtuman osallistujamäärä saattaa vaihdella ihan muutamasta, aina satoihin tai jopa tuhansiin. Tällöin haastavinta on keskittyminen keskeisiin henkilöihin tai pienempiin kokoontumisiin siten, että kuitenkin pitää mielessään laajemman näkökulman ja tapahtuman tunnelman ylipäätään. Esiintyjät usein arvostavat kuvaamista siten, että näkyy, että he ovat yleisön edessä. Fasilitaattoritkin tulevat mielellään kuvatuksi luovan tekemisen merkeissä yhdessä osallistujien kanssa. Lisäksi myös tiiminjäsenet näkisivät mieluusti itsensä kuvattuna työskentelemässä yhdessä. Samalla tällaiset kuvat toimivat ikään kuin kiitoksena tapahtumaan osallistumisesta. Merkkihenkilöt tai muuten tilaisuuden kannalta keskeiset henkilöt tulisi kuvata tapahtuman kannalta asiaankuuluvassa miljöössä mukavissa tunnelmissa.
   Keskeisin kysymys: keitä pitää valokuvata? 

3. Tapahtumapaikka
   Jokaisella tapahtumalla on aikataulunsa, joten onkin kätevää suunnitella kuvaus sen mukaan. Tilan koko ja tapahtuman monipuolisuus (monta asiaa tapahtuu samanaikaisesti), toissijaiset tilat kuten sisäänkäynnit tai backstage – kaikki nämä ovat myös potentiaalisia kuvauspaikkoja. Lisäksi esimerkiksi henkilökunnan tilat ovat tärkeitä etenkin, jos tilaisuus on pitkä. Kuvaaja voi nimittäin tarvita paikan akkujen lataamiselle ja esimerkiksi kuvien lataamiselle koneelle. Huomioi aikataulun suunnittelussa myös valokuvaaja ja auta häntä aikatauluttamaan työskentelynsä sen mukaan.
   Keskeisin kysymys: kuinka monta tapahtumaa on samaan aikaan menossa eri paikoissa eli milloin ja missä toivot kuvaajan kuvaavan?

4. Kuvien käyttö jatkossa
   Miksi tilaisuudessa on hyvä olla valokuvaaja? Miksi niitä kuvia oikein tarvitaan? Olisi hyvä, että järjestäjä osaisi vastata näihin kysymyksiin ennen kuin kuvaaja edes ehtii niitä kysyä. Tarkoituksena voi olla näkyvyys mediassa, otokset henkilökohtaisia arkistoja varten, tiedottaminen, tulevien tapahtumien mainostaminen tai vaikkapa taltiointi muistoksi tapahtumasta ja tärkeistä hetkistä. Nämä ovat erittäin merkittäviä syitä tapahtumavalokuvaajan hankkimiselle. Puhu kuvaajan kanssa kuvien käytöstä tulevaisuudessa, tekijänoikeuksista, raakakuvista sekä kuvien toimittamisen deadlinesta, jotta kaikki osapuolet ovat varmasti samalla aaltopituudella asioista.
   Keskeisin kysymys: kuinka kuvia voidaan käyttää jatkossa?

Hei valokuvaaja, oletko valmis tapahtumaa varten?

1. Varusteet valmiiksi! 
   Meillä on kaikilla suosikkilaitteemme, joiden avulla työ sujuu parhaiten, joten emme lähde suosittelemaan mikä on kenellekin parasta. Sama pätee myös vaatteisiin, kenkiin sekä kameralaukkuun – valitse mikä on SINULLE parasta. Varaparistot ja muistikortit ovat välttämättömiä. Olisi erityisen suositeltavaa, että ulkoisen salamalaitteen käyttö olisi hallussa jotta tilasta ja työskentelystä saa enemmän irti. 
2. Kysy tapahtumajärjestäjältä
   On hienoa, että sinulla on varmuutta työsi suhteen. Yhteistyössä on kuitenkin voimaa, joten käytä tilaisuutta hyväksesi ja kysele järjestäjältä tarkempia tietoja tilaisuudesta. Yksityiskohtaiset ja tarkentavat kysymykset ovat enemmän kuin suotavia.
3. Suunnittele
   Ota selvää tapahtumasta ja paikasta missä se pidetään, niin voit valmistautua paremmin. Kysy järjestäjältä aikataulusta ja siitä mitä nimenomaisesti halutaan kuvattavan. Kuvaile vaikkapa muutamin esimerkein, että mitä sinulla voisi olla mielessä. Sopikaa samalla kuvista ja niiden toimittamisesta.
4. Pysy aikataulussa
   Tilaisuuden valokuvaamiseen liittyvä muistilista (esimerkiksi oheinen PDF-liite) on suureksi avuksi varsinkin, jos kyseessä on monitahoisempi tilaisuus. Kuvat, joissa tapahtuu ja ollaan tekemisen tuoksinassa, aikaisin saapuneiden vieraiden kuvaaminen, backstage, catering-kuvat tai lähempää otetut potretit (varmistathan kuvattavalta, että lähempää otettu kuva on ok) – nämä kaikki voivat olla erinomainen lisä lopulliseen kuvamateriaaliin, jonka toimitat järjestäjälle. 

Onnea, sinä olet tapahtuman järjestäjä! 

1. Kommunikoi
   Mieti etukäteen mitä toivot tilaisuuden valokuvaajalta ja kerro toiveistasi. Kysy onko hänellä mahdollisesti kuvia vastaavista työtehtävistä ja tutustu kuvaajan tyyliin ennen palkkaamista tehtävään. Käy läpi tilaisuuden aikataulu, pyydä kuvaajaa arvioimaan työn määrä ja käy läpi selkeästi millaisia kuvia haluat. 
2. Ole tukena
   Anna kuvaajalle tilaisuus kysyä kysymyksiä ja vastaa niihin parhaasi mukaan. Anna hänelle tilaisuuden lopullinen aikataulu kokonaisuudessaan, muiden järjestäjien yhteystiedot ja varmista, että olet antanut kaiken tapahtumainformaation mitä kuvaaja voi tarvita valmistautuakseen työtehtävään. 
3. Käy läpi ja vahvista
   Luo lista, josta käy ilmi mitä pitää kuvata ja käy se läpi kuvaajan kanssa. Käy läpi tapahtuman kulku ja missä kuvaajan milloinkin toivotaan olevan. Samalla nähdään, tarvitaanko tilaisuuteen kenties toinenkin kuvaaja. 
4. Selkeytä ja tarkenna
   Esiin saattaa tulla asioita, joista voi olla hankala keskustella ja jotka voivat vaikuttaa jopa jossain määrin toisarvoisilta. Ota tällöin huomioon, että asioiden punnitseminen ja molemminpuolinen kokemusten jakaminen auttavat selviämään mahdollisista haasteista varsinkin, jos jotain sattuisi menemään pieleen. Seuraavat asiat on hyvä ottaa puheeksi ennen tapahtumaa: sopiminen kuvista, valokuvaajan palkkio, maksuaikataulu, mahdolliset peruutukset, lykkäykset tai uusi aikataulu, tekijänoikeudet, raakakuvamateriaalin suhteen toimiminen, maksun palauttaminen ja vastuuvakuutus (mikäli tarvitaan). Pohdi, olisiko sopimuksen laatiminen tarpeen edellä mainittujen asioiden osalta.Täältä löydät vinkkejä järjestelyihin.
5. Viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä
   Olemme laatineet listan tapahtumakuvauksia varten. Katso allaoleva liite, printtaa se ja, jos haluat, niin anna se myös kuvaajalle!