Ulkomaankomennus (yli 1kk) ja muu ulkomailla työskentely
Alle yhden kuukauden ulkomaanmatkoihin löydät ohjeita Aallon matkustuspalveluiden sivuilta.
Ulkomaankomennuksesta sopiminen
Komennussopimusprosessiin ja siihen liittyvien pakollisten viranomaisasioiden hoitoon tulee varata riittävästi aikaa.
Kun alat suunnitella ulkomaantyöskentelyä ja olet keskustellut esimiehesi ja talouspalveluiden kanssa ulkomaankomennukselle lähtemisestä sekä komennuksen kustannusten ja kulujen korvauksesta, ota hyvissä ajoin yhteys oman laitoksesi/yksikkösi HR-koordinaattoriin tai koulusi henkilöstöpäällikköön komennussopimuksen laatimiseksi sekä verotuksen ja sosiaaliturvan selvittämiseksi!
Ulkomaankomennuksesta tehdään aina kirjallinen komennussopimus työntekijän ja Aalto-yliopiston välillä. Komennussopimus täydentää varsinaista työsopimusta ja siinä määritellään ulkomaantyöskentelyn ehdot.
Komennussopimuksiin sovelletaan Aallon Ulkomaankomennuspolitiikan mukaisia periaatteita (kts liite). Komennuspolitiikan tarkoitus on tukea komennusprosessin sujuvaa etenemistä ja prosessiin liittyvien asioiden asianmukaista, tasapuolista ja oikea-aikaista käsittelyä.
Komennussopimusprosessi toteutetaan Workdayssä. Vaikka laitoksen HR:n edustaja on vastuussa Workday:n komennusprosessista, myös komennukselle lähetettävän työntekijän tulee olla aktiivinen tarvittavien tietojen ja asiakirjojen toimittamisessa Workday-järjestelmään sekä HR:lle.
Komennussopimus laaditaan toistaiseksi paperisena. Komennussopimus tulee olla laadittuna ja komennusmatkavakuutus hankittuna ennen ulkomaankomennuksen alkamista. Ilman komennusmatkavakuutusta ulkomaantyöskentelyjaksolle ei voi lähteä!
Mikäli matkan kohteena on maa, johon ulkoministeriö suosittelee välttämään tarpeetonta tai kaikkea matkustamista, Aalto-yliopisto edellyttää riskiarvion tekemistä ja dekaanin/palvelujohtajan hyväksyntää.
Katso lisätiedot Matkustuspalveluiden sivuilta.
Tukimateriaalia:
- Komennukselle lähtevän muistilista, "Check list for International Assignment" (kts liite) muistuttaa ulkomaisen työskentelyjakson eri vaiheissa muistettavista asioita
- Matkatiimin ohje kulusuunnitelman tekoon NEOssa
Huomioitavaa ulkomaantyöskentelystä
Kaikki yli 30 vrk:n ulkomailla työskentely käsitellään Aallossa komennuksina. (Alle 1kk pituista työmatkaa varten ei edelleenkään tarvitse tehdä komennussopimusta, katso ohjeet alle 30 vrk:n ulkomaanmatkaan matkustuspalveluiden(aalto.fi) sivulta).
Komennusmatkavakuutus on aina otettava ulkomaantyöskentelyjaksolle.
Etätyö ulkomailla on lähtökohtaisesti kielletty toistaiseksi perustuen PMT:n päätökseen 28.01.2021.
Lähtökohta on, että työskentely Aalto-yliopistossa aloitetaan aina Suomessa.
Poikkeusjärjestelyiden kohdalla päätöstä ei voi tehdä työntekijän tai esihenkilön toimesta, vaan niistä on aina sovittava etukäteen koulun HR-päällikön, dekaanin ja provostin kanssa.
Huom! Kaikissa ulkomaantyöskentelyn muodoissa tulee ottaa yhteys laitoksen HR:ään jotta pystymme varmistamaan ulkomaantyöskentelyn mahdollisesti vaatimien viranomaisasioiden lainmukaisen hoitamisen!
Ulkomaantyöskentelystä lisää tietoa laitoksen/yksikön HR-palveluista.
Ulkomaille lähtevän työntekijän verotus ja sosiaaliturva ja lupa-asiat
Ulkomaille työskentelemään lähdettäessä tulee hyvissä ajoin selvittää henkilön verotuksen ja sosiaaliturvan määräytyminen työskentelyjakson aikana. Näihin voivat vaikuttaa sekä Suomen että kohdemaan lait ja muu säännöstö sekä ulkomaankomennukselle lähtevän henkilön oma tilanne (muut tehtävät, perhe ym.). Henkilö vastaa itse asianmukaisen työ- ja oleskeluluvan hankkimisesta kohdemaahan ja toimittaa siitä dokumentaation oman yksikkönsä HR:lle.
Lisätietoja vero.fi ja kela.fi.
Mikäli oleskelu työskentelyvaltiossa kestää yli 183 päivää maasta riippuen joko peräkkäisten 12 kuukauden aikana tai kalenterivuodessa, voi palkan verotusoikeus siirtyä työskentelyvaltiolle. Tällöin verot palkasta maksetaan kohdemaahan kohdemaan verotuskäytäntöjen mukaisesti.
Tämä ns. kuuden kuukauden sääntö voi soveltua vain, jos kaikki seuraavat edellytykset täyttyvät:
- työstä johtuva oleskelu ulkomaisessa valtiossa kestää vähintään 6 kuukautta ja
- Suomen ja työskentelyvaltion välinen verosopimus ei estä palkan verottamista työskentelyvaltiossa ja
- työntekijä ei oleskele Suomessa enempää kuin keskimäärin 6 päivänä/kk
Päätöksen ennakonpidätyksen tekemättä jättämisestä Suomessa tekee työnantaja (palkkaryhmä). Aallon palkkaryhmästä otetaan yhteyttä työntekijään sen jälkeen kun komennussopimus ja A1-todistus/sosiaaliturvasopimus on sinne toimitettu ja ohjeistetaan työntekijää verotukseen liittyvissä asioissa tarkemmin.
Mikäli verotusoikeus siirtyy kohdevaltiolle, mutta lähtijän sosiaaliturva säilyy Suomessa, palkkaryhmä perii palkasta verojen sijaan Suomessa vain vakuutetun sairausvakuutusmaksun, ns. minipidätyksen, joka vuonna 2021 on 2,04 % sekä pakolliset eläkemaksut ja työttömyysvakuutusmaksut.
Tässä tilanteessa työntekijän tulee olla yhteydessä työskentelymaan veroviranomaisiin verotuksen käytäntöjen selvittämiseksi.
Työntekijä:
- pitää kirjaa komennuksen aikaisesta oleskelustaan Suomessa: ns. Suomi-päivien lukumäärä vaikuttaa verotuksen määräytymiseen.
- tekee Suomeen veroilmoituksen normaaliin tapaan
- antaa Suomen verohallinnolle tarvittaessa tietoja ulkomailla ansaitusta palkasta ja siellä maksetuista veroista, vaikka kyseistä palkkaa ei verotettaisikaan Suomessa (verohallinnon lomake Selvitys ulkomaantyöskentelystä).
Työnantaja:
- vastaa työnantajan pakollisista ilmoittamisvelvollisuuksista veroviranomaisille ja raportoi verottajalle myös komennuksen aikana maksettujen palkkojen tiedot, vaikka verotus olisikin siirtynyt asemamaahan.
HUOM! Verottajalta saadun tiedon mukaan verosopimuksista johtuen ei ns. 6 kk:n sääntöä voida soveltaa yliopistojen henkilökunnan osalta Kreikassa. Verotusoikeus siis säilyy Suomella myös yli 6 kk kestävillä komennuksilla.
Lisätietoja:
- Verohallinto ja verohallinnon tiedote Ulkomaantyöskentelyn verotus
- Uusi yliopistolaki ja kansainväliset tilanteet
Säilyäkseen tilapäisen ulkomailla oleskelun aikana Suomen sosiaaliturvan piirissä, Aalto-yliopiston ulkomaiselle työskentelyjaksolle lähetetyt työntekijät tarvitsevat asiasta erillisen päätöksen. Tämän päätöksen perusteella Aallon palkkaryhmä tilittää palkasta työntekijän sosiaali- ja eläketurvamaksut Suomeen.
- EU/ETA-maat, Sveitsi, Iso-Britannia ja seuraavat kahdenväliset sosiaaliturvasopimusmaat: USA, Australia, Kanada, Chile, Israel, Quebec:
Työntekijän laitos/yksikkö hakee A1 -päätöstä Eläketurvakeskuksesta joko sähköisesti tai hakemuksella ETK 2132 (Fi) / ETK 2146 (En)
- Intia ja Kiina (kahdenvälinen sosiaaliturvasopimus Suomen kanssa):
Työntekijän laitos/yksikkö hakee A1 -päätöstä Eläketurvakeskuksesta joko sähköisesti tai hakemuksella ETK 2132 (Fi) / ETK 2146 (En)
Työntekijä ja laitos täyttää myös Y38 tai Y38T-lomakkeet (kela.fi). - Etelä-Korea (kahdenvälinen sosiaaliturvasopimus Suomen kanssa)
Komennus max 6kk : Työntekijän laitos/yksikkö hakee A1 -päätöstä Eläketurvakeskuksesta joko sähköisesti tai hakemuksella ETK 2132 (Fi) / ETK 2146 (En)
Komennus yli 6kk: Työntekijä ja laitos täyttää Y38 tai Y38T-lomakkeet (kela.fi)Eläketurvakeskus toimittaa todistuksen Suomen sosiaaliturvaan kuulumisesta kahtena kappaleena, joista toinen annetaan työntekijälle ja toinen toimitetaan Aallon palkkaryhmään.
Hakemuslomake ja lisätietoja: Eläketurvakeskus -
Mikäli työskentely tapahtuu jossain muussa kuin yllä mainitussa maassa: työntekijä ilmoittaa ulkomailla oleskelusta Kelaan joko henkilöasiakkaan sähköisessä palvelussa tai lomakkeella Y38. Samalla lomakkeella työntekijä ilmoittaa Kelaan myös mukana matkustavien perheenjäsenten muutosta ulkomaille silloin, kun työnantaja hakee Eläketurvakeskukselta todistusta Aallon palveluksessa olevan perheenjäsenen osalta. Laitos täyttää työnantajana lomakkeen Y38T (Työnantajan ilmoitus työskentelystä ulkomailla) paperisella lomakkeella joka löytyy Kelan sivuilta .
Lomakkeet ja lisätietoja: Kela sekä Töihin ulkomaille (KELA:n ja ETK:n esite).
Mikäli yksikössä työskentelee ulkomailla pysyvästi asuva henkilö, joka ei kuulu Suomen sosiaaliturvan piiriin (esim. ns. paikalta palkattu tai pysyvästi ulkomailla asuva suomalainen), tulee Aalto-yliopiston rekisteröityä työnantajaksi kyseiseen maahan. Tällöin työntekijän palkannut laitos/yksikkö vastaa kustannuksista, jotka aiheutuvat Aallon työnantajavelvoitteiden (sosiaaliturva, eläke, työttömyysvakuutus ym.) hoitamisesta asemamaan viranomaisten kanssa, mahdollisesta työnantajan rekisteröitymisestä sekä edellytettyjen maksujen tilittämisestä aiheutuvista kustannuksista.
Apurahatutkijoiden sosiaaliturvasta ulkomailla tehtävän tutkimustyön ajalta löytyy tietoa MELAn sivuilta.
Kela on koonnut sivuilleen hyvän tietopaketin eri maiden terveydenhuoltopalveluista niitä tilanteita varten jos sairastuu ulkomailla.
IT:n ohjeistukset ja tarkistuslistat ulkomaille työskentelemään lähteville löytyvät täältä (aalto.fi).
Lisätietoa
Ulkomaantyöskentelystä lisää tietoa laitoksen/yksikön HR-palveluista.
Kommentit ja parannusehdotukset tätä sivustoa ja komennukselle lähtevän henkilökunnan ohjeistusta ja palveluita koskien ovat tervetulleita osoitteeseen [email protected]
Katso myös
Henkilöstön kansainvälinen liikkuvuus -hakemisto
Henkilöstön kansainvälinen liikkuvuus -hakemisto
Henkilöstöpalveluiden (HR) yhteystiedot
Löydät oman yksikkösi henkilöstöpalveluiden yhteyshenkilön tämän sivun kautta.
