Palvelut

Toimintaohjeita työntekijän kuollessa

Aalto-yliopiston työntekijän kuolema

1 Johdanto

Tämä opas on koottu auttamaan Aalto-yliopiston henkilöstöä kuoleman kohtaamisessa työpaikalla. Kuolema on aina erityistilanne, jota emme voi ennustaa ja johon emme voi valmistautua täysin. Voit käyttää tätä opasta apunasi, kun tarvitset ohjausta kuoleman käsittelyyn työpaikalla.

Kun kuulet kuolemasta, älä mene paniikkiin. Luota terveeseen järkeen. Muista ilmaista osanottosi ja olla hienovarainen, kun keskustelet lähiomaisten kanssa. 

Lista mahdollisista yhteyshenkilöistä ja heidän yhteystietonsa löytyvät tämän ohjeistuksen lopusta.

2 Kuoleman kohtaaminen työpaikalla

2.1 Työntekijän kuollessa kesken työpäivää

  • Onnettomuuden tapahtuessa tai hätätilanteessa varmista, että muut henkilöt ovat turvassa ja tarvittavat toimenpiteet on tehty, jotta tilanne saadaan hallintaan.
  • Ohjaa tapauksen nähneet työntekijät sopivaan yhteiseen tilaan.
  • Ota yhteyttä työntekijän esimieheen ja henkilöstöpäällikköön.
  • Voit myös pyytää yliopiston papin paikalle.
  • Kerro, mitä tapahtui ja kenelle, ja jos mahdollista, miksi. Pysy asialinjalla, älä spekuloi tai tulkitse, ja muista yksityisyys ja tietosuoja.
  • Kysy, mitä työntekijät ovat nähneet tai kuulleet.
  • Kysy, mitä toiveita työntekijöillä on sillä hetkellä.
  • Selvitä välittömän tuen tarve ja mistä sitä saa (esim. Aalto-pappi, työterveys).
  • Rohkaise ryhmän jäseniä tukemaan toisiaan.
  • Sovi ryhmälle uusi tapaamisaika jälkipuintia varten.
  • Tiedotusvälineiden kysymykset tulee ohjata Aallon viestintäyksikköön.

2.2 Kun kuulet työntekijän yhtäkkisestä kuolemasta

  • Ilmaise myötätuntoa asiasta kertojaa kohtaan, jos hän on liikuttunut tapahtuneesta.
  • Kysy, mitä tapahtui ja vahvista tiedot. Kirjoita pääkohdat muistiin.
  • Kysy kertojalta, mitä apua tai tukea hän on jo saanut.
  • Kysy, minkälaista apua hän toivoo saavansa työnantajalta tai esimieheltä, ja kenet hän haluaisi yhteyshenkilöksi.
  • Tarkista kertojan nimi ja yhteystiedot vielä kerran. Kysy, haluaako kertoja, että yliopisto ottaa häneen yhteyttä tai toisin päin.
  • Kerro hänelle Aalto-yliopiston käytännöistä vastaavissa tapauksissa.
  • Kunnioita lähiomaisten toiveita.
  • On tärkeää, että työntekijän kuolemasta tiedotetaan yhtenäisellä ja avoimella tavalla, etenkin työntekijöille, joita asia koskee.
  • Liput voidaan nostaa puolitankoon surun merkiksi joko kuolinpäivänä tai päivänä, jolloin kuolemasta saadaan tieto. Lisäksi on mahdollista nostaa lippu puolitankoon menehtyneen työntekijän hautajaispäivänä. Ota yhteyttä koulun talonmieheen, joka ilmoittaa tilapalveluille surupäivästä.
  • Tiedotusvälineiden kysymykset tulee ohjata Aallon viestintäyksikköön.

3 Työntekijän kuolemasta tiedottaminen

Työntekijän kuoleman käsittely työpaikalla on pääasiassa esimiehen vastuulla. Henkilön, joka saa tiedon kuolemasta, tulee ottaa yhteyttä vainajan esimieheen. Asiasta pitää tiedottaa lähiomaisten toiveita kunnioittaen. Jos lähiomaiset toivovat, että kuolemasta kerrotaan vain mahdollisimman pienelle määrälle ihmisiä, on tarpeellista huomauttaa, että tieto leviää yleensä tavalla tai toisella.

Tilanteesta riippuen ja lähiomaisten toiveet huomioiden, tapahtuneesta voidaan ilmoittaa esimerkiksi

  • henkilöstölle: yksikkö/koulu/yliopisto. Esimies voi esimerkiksi kutsua tiimin/yksikön yhteiseen kokoontumiseen, jossa keskustellaan tapahtuneesta, sovitaan yhteisistä toimintatavoista ja päätetään, miten tapahtuneesta viestitään työyhteisössä.
  • opiskelijoille
  • mahdollisille asiakkaille/yhteistyökumppaneille/sidosryhmille.

Kuolemasta täytyy myös välittää tieto Aalto-yliopiston

  • viestintä-yksikköön: [email protected]
  • IT-palveluihin: [email protected]
  • palkanmaksuun: kun tieto kuolemasta on vahvistettu, tulee siitä ilmoittaa viiveettä palkanmaksuun, mieluiten yksikön omalle yhteyshenkilölle, joko puhelimitse tai sähköpostilla (yksikön HR-palveluilta saa tarvittavat yhteystiedot). Palkka maksetaan kuolinpäivään asti.
  • kampuksen papille.
  • Oppimispalvelut; mikäli menehtynyt työntekijä on Aallossa myös opiskelijana.

Aalto-yliopiston viestintäyksiköllä on vakiintuneet toimintatavat tiedotusvälineitä kiinnostavista tapauksista viestittämiseen. Yhteistyö viestintäyksikön kanssa on erityisen tärkeää tilanteissa, joihin liittyy onnettomuus, väkivaltaa tai jokin muu hätätilanne, tai jos vainaja oli julkisuuden henkilö.

Riittävä tiedotus tulee varmistaa ennen, kuin liput nostetaan puolitankoon, pystytetään muistopöytä tai ryhdytään muihin näkyviin toimenpiteisiin kuolemaan liittyen.

Ulkomaisen työntekijän menehdyttyä ilmoitetaan asiasta myös henkilölle, joka on vastuussa koulun kansainvälisistä asioista.  Sellaisissa tilanteissa tulee varmistaa, että vain riittävän kielitaidon omaavat henkilöt kommunikoivat lähiomaisten kanssa, ja lähiomaiset saavat tarvittaessa apua omalla äidinkielellään.

Aalto-yliopisto ei julkaise kuolinilmoituksia lehdessä. Lähiomaisten kanssa voidaan tarvittaessa sopia muistokirjoituksesta, mikäli sellaista pidetään aiheellisena.

4 Lähiomaisten muistaminen

On tärkeää kunnioittaa lähiomaisten toiveita. Heitä voidaan muistaa joko kukilla tai jollakin muulla sopivalla tavalla. Kuolleen henkilön esimiehellä on pääasiallinen vastuu järjestelyistä. Esimies tai hänen edustajansa sopii Aalto-yliopiston mahdollisesta osallistumisesta hautajaisiin ja muista käytännön järjestelyistä (adressi, kukat).

Aalto-yliopiston henkilöstön menehtynyttä jäsentä voidaan muistella tiimin/yksikön/koulun järjestämässä tilaisuudessa. Tilaisuutta voi johtaa Aalto-pappi, jonkin toisen uskonnollisen yhteisön edustaja tai henkilöstön jäsen. On tärkeää kunnioittaa vainajan toiveita. Jos tarvitaan yhteydenottoa johonkin muuhun uskonnolliseen ryhmään, yliopiston papilta voi kysyä lisätietoja ja käyttää hänen verkostojaan hyväksi.

Lähiomaiset saattavat myös toivoa pääsevänsä vierailulle yliopistoon/yksikköön, joko muistotilaisuuden aikana tai muuna ajankohtana.

Muistotilaisuus:

  • Tilaisuus tulee järjestää viikon sisällä siitä, kun kuolemasta on saatu tieto.
  • Muistotilaisuuteen osallistuminen on vapaaehtoista.
  • Osallistujat voivat joko puhua tilaisuudessa tai olla hiljaa; on tärkeää antaa jokaisen toimia omalla tavallaan.
  • Muistotilaisuus on luottamuksellinen muttei salainen; osallistujien reaktioita, kuten itkua, puhumattomuutta tai ilmaistuja mielipiteitä ei saa kuvailla muille tapahtuman jälkeen.
  • Tilaisuuden vetäjä selostaa tapahtuneen ensin lyhyesti.
  • Hän kertoo myös tilaisuuden toimintatavoista ja käytännöistä.
  • Muistopöydälle voidaan sytyttää muistokynttilä.
  • Joku voi pitää puheen (esimies, pappi, kollega tai opiskelija).
  • Voidaan myös lukea runo, ajatelma tai ote Raamatusta tai jonkin muun uskonnon pyhästä kirjasta. Rukoileminen on myös mahdollista, jos se sopii vainajan vakaumukseen.
  • Voidaan myös järjestää hiljainen hetki (1–3 min).
  • Osallistujat voivat muistella vainajaa, puhua tunteistaan, kerätä muistokirjaa jne.
  • He voivat myös muistaa lähiomaisia lähettämällä yhteisen adressin.
  • Osallistujien toiveet lisätuesta voidaan myös selvittää, ja yhteystietoja jakaa tarvittaessa.
  • Tilaisuuden vetäjä kertoo tarvittavista toimenpiteistä tapahtuman jälkeen.

4.1 Muistopöytä ja tarvittavat välineet: surulaatikko

Muistopöytä asetetaan sopivaan tilaan: pöytä voi olla henkilöstön käytettävissä joko pidemmän aikaa tai vain muistotilaisuuden ajan. Pöydällä voi olla valkoinen liina, vainajan valokuva ja perustiedot (nimi, syntymäaika, kuolinaika), kynttilä ja kukkia. Nämä tarvikkeet löytyvät jokaisen koulun surulaatikosta (koulukohtaiset lisätiedot löytyvät alta).

Muistopöydällä voi olla esimerkiksi muistokirja, jossa on lyhyitä osanottoja lähiomaisille, tai adressi.  Muistokirja tai adressi lähetetään lähiomaisille sovittuna ajankohtana.

Yliopiston papit vastaavat jokaisesta koulusta löytyvästä surulaatikosta:

  • Aalto ARTS: Väre, 1. krs aulapalvelut
  • Aalto BIZ: Päärakennuksen infopiste
  • Aalto CHEM: Kemian laitos (Kemistintie 1), huone D309 (Jutta Heino)
  • Aalto ELEC: Maarintie 6, dekaanin toimisto
  • Aalto ENG: Otakaari 4, huone 408 (Suvi Hormio)
  • Aalto SCI: Otakaari 1, huone H216 (tilapalveluhenkilöstön huone)
  • U: Dipoli, ensimmäisen kerroksen vastaanotto

5 Käytännön asiat

Lue tästä, jos tarvitset lisätietoa toimintaohjeista työntekijän menehtyessä, kuten esimerkiksi vainajan sähköpostin käsittelystä tai työnantajan laitteiden palauttamisesta. 

Yhteyshenkilönä toimii tietoturvapäällikkö Riitta Gröhn [email protected]

Sähköpostien ja tiedostojen käsittelyssä tulee ottaa lähiomaiset huomioon: koska vainaja on saattanut tallentaa tietokoneelleen henkilökohtaista materiaalia, josta lähiomaiset tietävät, pitää tiedostojen käsittelystä sopia heidän kanssaan. Yliopiston edustajien tulee myös keskustella lähiomaisten kanssa muista käytännön järjestelyistä, kun yhteistyö on loppumassa, kuten työpaikalla olevien henkilökohtaisten esineiden palauttamisesta, tietojärjestelmän käyttöoikeuden ja puhelinliittymän sulkemisesta jne.

Yhteystiedot:

HR-palvelut

Kriisitilanteissa tukea saa myös työterveydestä, jossa ensisijainen yhteyshenkilö on koulun terveydenhoitaja. Ajanvaraukset ja soittopyynnöt saat Terveystalon numerosta 0306 000. Koulujen tarkat yhteystiedot löydät täältä: Työterveys

Jos sinulla on jotakin kysyttävää työntekijän kuolemaan liittyen, voit myös kääntyä Aalto-pappien puoleen. Aalto-pappien kanssa voit keskustella luottamuksellisesti ja he auttavat tarvittaessa muistotilaisuuksien järjestämisessä.

Tätä palvelua tarjoaa:

Henkilöstöpalvelut

Löysitkö tästä tarvitsemasi tiedon? Jos et, ota meihin yhteyttä.
  • Julkaistu:
  • Päivitetty:
Jaa
URL kopioitu