Henkilötietojen käsittely - Henkilöstö
Miksi ja missä yhteydessä käsittelemme henkilötietojasi
Suojattu yhteys ja henkilöllisyyden varmistaminen
Pankkitilin lisääminen tai vaihtaminen Workdayssa vaatii suojatun yhteyden lisäksi henkilöllisyyden varmentamisen. Suojatun yhteyden saa myös kotikoneelle. Henkilöllisyyden varmentaminen vaatii erillisen Microsoft Authenticator-sovelluksen. Workdayssa sovellusvarmennusta tarvitaan vain pankkitilitiedon käsittelemiseen. Pankkitilitiedon voi lisätä kun työsopimus on voimassa, eli uudet työntekijät voivat lisätä pankkitilin ensimmäisestä työpäivästä alkaen.
Suojattu yhteys
Suojattu yhteys tarkoittaa, että Aallon tietoturvaratkaisut suojaavat sinua verkkohyökkäyksiltä tai tietojen kaappaamiselta verkossa. Tilitietojen käsitteleminen on Workday-järjestelmässä sallittu vain suojatusta yhteydestä. Suojatun yhteyden voi muodostaa:
-
Aallon tietokoneella, joka on valmiiksi Aalto Networkissa (vaatii lisäksi VPN-yhteyden, jos käytetään yliopiston tilojen ulkopuolella)
-
Koneella, joka on yhdistettynä Aallon salattuun langattomaan verkkoon kampusalueella (vaatii sisäänkirjautumisen, ei Aalto open!)
-
Jos käytössäsi ei ole Aallon tietokonetta, niin ainoa tapa suojattuun yhteyteen etänä on VDI-yhteys, katso ohjeet miten siirryt omalla koneella etätyöpöydällesi ja avaa sitten etätyöpöydällä selain ja kirjaudu Workdayhin.
Kirjaudu uudestaan Workdayhin, kun olet luonut suojatun yhteyden, jotta IP-osoite päivittyy.
Henkilöllisyyden varmentaminen
Kun kone on suojatussa yhteydessä, pankkitilitiedon muokkaaminen tulee mahdolliseksi. Lisäksi, kun haluat muokata pankkitilitietoa, Workday pyytää sinua tunnistautumaan vielä kerran.
Lataa Microsoft Authenticator -sovellus joko App Storesta tai Google Play:sta.
Kun tunnistaudut ensimmäistä kertaa, sinua pyydetään lataamaan sovellus ja yhdistämään sovellus tiliisi. Kun se on kertaalleen tehty, pystyt hyväksymään tai estämään kirjautumisyrityksiä sovelluksesta ilman uudelleenasentamista.
Sinua pyydetään siirtymään salassapidettävään sessioon.
Varmista, että sähköpostiosoite on oikein ja siirry seuraavalle sivulle painamalla Next.
Lataa Microsoft Authenticator -sovellus puhelimeen tai koneelle. Kun sovellus on ladattu, paina Next.
Lisää uusi tili sovelluksessa ja valitse Work or school account. Salli notifikaatiot.
Skannaa äsken lataamallasi sovelluksella QR-koodi (puhelimen kamera). Jos latasit sovelluksen koneelle, paina "Can't scan image".
Hyväksy tai estä kirjautumisyritys ja klikkaa Done.
Lisäksi, avautuvassa Security info -näkymässä voit lisätä varatunnistautumismenetelmiä juuri lisätyn lisäksi, kuten esimerkiksi tekstiviestivahvistuksen. Suosittelemme varatunnistusmenetelmän lisäämistä.
Jos sovelluksen lataaminen ei onnistu, tunnistautua voi myös tekstiviestillä. Katso alta IT:n ohje, jossa neuvotaan myös tekstiviestitunnistautuminen.
Monivaiheinen tunnistautuminen (MFA, 2FA)
Monivaiheinen tunnistautuminen ( Multifactor Authentication - MFA, 2FA ) on käyttäjän tunnistamiseen käytettävä tunistautumismenetelmä, jossa käytetään kahta tai useampaa keinoa ( puhelinsovellus, Microsoft Authentication app ) tunnistaa käyttäjä tämän kirjautuessa tiettyyn järjestelmään tai palveluun.
Lisää ohjeita:
Workday on henkilöstöhallintajärjestelmä. HR käyttää Workdayta kaikissa HR prosesseissa. Workday on myös työntekijöiden sekä vierailijoiden itsepalveluportaali: esimerkiksi yhteystiedot päivitetään ja poissaolot anotaan Workdayssa. Kirjautuaksesi Workdayhin tarvitset aktivoidut Aalto-tunnukset, sekä voimassaolevan työ- tai vierailijasopimuksen. Workdayta voi käyttää suomeksi tai englanniksi.
Palkanmaksuun vaadittavat henkilö- ja pankkitiedot lisätään Workday-järjestelmässä ja verokortti toimitetaan palkkaryhmälle.
Lisää aiheesta:
Henkilöstöpalveluiden (HR) yhteystiedot
Löydät oman yksikkösi henkilöstöpalveluiden yhteyshenkilön tämän sivun kautta.
Tätä palvelua tarjoaa:
Henkilöstöpalvelut
Löysitkö tästä tarvitsemasi tiedon? Jos et, ota meihin yhteyttä.