Palvelut

Joustava työnteko ja etätyö

Joustavuus työntekemisessä edistää työntekijän hyvinvointia. Aalto-yliopistossa on laadittu joustavan työnteon periaatteet, jotka ohjaavat työnteon tapoja. 

Joustavan työnteon periaatteet 

  • Toimintatapaamme leimaavat vastuu, luottamus ja toisen työn arvostaminen
  • Toimintaamme ohjaa asiakaslähtöisyys. Kasvokkaiset tapaamiset ovat olennainen osa tuloksekasta asiantuntijatyötämme. 
  • Tavoitettavuus korostuu vaikka työskentelisimme monipaikkaisesti. 
  • Joustavan työnteon ei ole tarkoitus rohkaista ylityön tai ylimääräisen varsinaisen työpäivän päätteeksi tehtävän työn tekemiseen.
  • Esimiestyössä päivittäisjohtaminen on edelleen tärkeää. 

Mahdollisuus tehdä työtä oman työpisteen lisäksi esimerkiksi asiakkaan luona tai kotoa käsin koskee koko henkilöstöä edellyttäen, että

  • järjestely on yksikön ja työtehtävän kannalta tarkoituksenmukainen,
  • järjestely toimii hyvin,
  • pelisäännöistä on sovittu ja että
  • työskentely tapahtuu Suomessa.

Joustavan työnteon käytännöt 

  • Joustavan työteon käytännöt koskevat työskentelyä Suomessa.
  • Ei koske varsinaisia työmatkoja.
  • Työskentelystä oman työpisteen ulkopuolella sovitaan esimiehen kanssa tiimin, yksikön ja/tai palvelukokonaisuuden pelisääntöjä noudattaen. Kirjallista etätyösopimusta ei enää tehdä.
  • Järjestely voidaan sopia määräajaksi tai toistaiseksi.
  • Työpisteen ulkopuolella tapahtuvan työnteon enimmäismäärää ei yliopistotasoisesti rajata.
  • Säännöllisen työajan piirissä olevilla (lähinnä palveluhenkilöstö) työpäivän pituus on 7 t 21 min päivinä, jolloin työ tehdään osin tai kokonaan Aallon toimipisteiden ulkopuolella. Joustavilla järjestelyillä ei haluta kannustaa normaalin työajan ylittävän työn tekemiseen.
  • Työjärjestelyä voi koska tahansa muuttaa tai sen voi päättää, jos se ei toimi tai ole enää tarkoituksenmukainen.
  • Työnantaja tarjoaa työn edellyttämät työvälineet. Koska ensisijainen työntekopaikka on Aallon toimipisteissä, sen ulkopuolella tapahtuvasta työskentelystä ei tule aiheitua ylimääräisiä kustannuksia.
  • Aallon työntekijät kuuluvat lakisääteisen tapaturmavakuutuksen piiriin. Vakuutus korvaa välittömästi työhön liittyvät tapaturmat myös työskenneltäessä Aallon toimipisteiden ulkopuolella (kuitenkin Suomessa).
  • Joustava työnteko ei vaikuta tapaan, jolla työntekijä ilmoittaa sairaspoissaoloista ja sopii lomista ja muista poissaoloista. Sairastumisesta ilmoitetaan viipymättä esimiehelle ja lomista, saldovapaista tai muista poissaoloista keskustellaan ja sovitaan etukäteen esimiehen kanssa.

Tavoitettavuus

Sujuvan toiminnan kannalta on tärkeää, että henkilöstö on tavoitettavissa normaalin työajan puitteissa riippumatta työskentelypaikasta. Asiasta ja tilanteesta riippuen työasioita voidaan hoitaa kasvokkaisissa tapaamisissa, puhelimen tai sähköpostin välityksellä tai järjestämällä virtuaalikokouksia.

  • Työntekijän tulee olla tavoitettavissa tavanomaisen työpäivän aikana, ellei esimiehen kanssa ole tästä muuta sovittu.
  • Asiakaspalvelu, vastaanotot, päivystys ja muut fyysistä läsnäoloa työpaikalla edellyttävät työtehtävät ja tilaisuudet priorisoidaan muualla tapahtuvan työskentelyn edelle.
  • Työntekijä osallistuu myös tärkeisiin koulutuksiin ja muihin työhön liittyviin tilaisuuksiin Aallon kampuksilla, vaikka hän olisi aiemmin suunnitellut kyseisen päivän etätyöpäiväksi.

Työaika

Työnteon paikasta ja -tavasta riippumatta työaika on aina työsopimuksen mukainen. Työtä tehdään pääsääntöisesti arkipäivinä ja noin klo 8-17 välillä ellei työ nimenomaisesti edellytä työskentelyä viikonloppuna tai iltaisin.

Säännöllisen työajan piirissä olevat leimaavat työaikansa toteutuneiden työtuntien mukaan Tiimaan. Tiima mahdollistaa työpäivän jakamisen eripituisiin blokkeihin liukumarajojen sisällä. Työtehtävien salliessa työpäivän voi siten tehdä täyteen useammassa työskentelyjaksossa, kuitenkin niin, että töitä tehdään yhdenjaksoisesti vähintään tunti. Leimaamattomasta päivästä Tiima laskee kokoaikaisille automaattisesti työaikaa 7 h 21 min, osa-aikaisilla leimaamaton päivä vähentää saldoa.

Kokonaistyöaikaa noudattavien työpäivän pituus voi vaihdella.

Työpiste ja työvälineet

Työnantaja tarjoaa henkilöstölle asianmukaiset työskentelytilat ja työpisteen pääasiassa yhdellä kampuksella.

Tilankäytön linjausten mukaisesti kaikille palveluyksiköille tarjotaan jatkossa työtilaksi monitilatoimisto. Uusissa monitilatoimistoissa työpisteen ominaisuudet määräytyvät työn luonteen perusteella. Kaikilla ei ole omaa nimettyä työpistettä vaan tietylle ryhmälle voidaan osoittaa yhteiskäyttöinen tila, josta työtekijä voi valita kulloinkin vapaana olevan työpisteen. Akateeminen henkilöstö työskentelee myös jatkossa monitilatoimistossa. Sen suunnittelussa huomioidaan akateemisen työn erityispiirteet, kuten keskittymisrauha ja työssä tarvittavat materiaalit. Tenure Track -professoreille tarjotaan mahdollisuus omaan työhuoneeseen. (Kohtaamiset, jakaminen ja monimuotoisuus - Aalto-yliopiston linjaukset tietotyön, oppimisen ja tutkimuksen tiloille 2016)

Työnantaja tarjoaa työn edellyttämät työvälineet. Koska ensisijainen työntekopaikka on Aallon toimipisteissä, ei kotona tai muualla Aallon toimipisteiden ulkopuolella tapahtuvasta työskentelystä tule aiheitua ylimääräisiä kustannuksia työnantajalle.

Tietosuoja ja tietoturva

Työ tehdään aina Aallon tarjoamalla tietokoneella, jolloin tarpeelliset tietoturvapäivitykset ovat aina ajan tasalla. Arkaluontoisen ja luottamuksellisen materiaalin käsittelyyn tulee kiinnittää huomiota erityisesti, jos työskentely tapahtuu etätyöskentelynä.

Joidenkin järjestelmien käyttö etänä voi olla kiellettyä tai materiaalin arkaluotoisuuden tai luottamuksellisuuden vuoksi sitä ei voi viedä pois varsinaiselta työpaikalta. Selvitä myös ennalta, saatko yhteyden tarvitsemiisi järjestelmiin myös etätyöpaikaltasi.

Huomioitavaa

  • Käytettävät laitteet, ohjelmistot ja paperiaineisto tulee olla vain Aallon työntekijän käytössä.
  • Käyttäjätunnukset ja salasanat on säilytettävä huolellisesti siten, etteivät ne ole muiden saatavilla. Vain Aallon henkilöstöllä voi olla pääsy Aalto-yliopiston tietojärjestelmiin.
  • Työssä käytettävä tietokone tulisi ensisijaisesti olla Aalto-yliopiston ylläpitämä, jotta voidaan taata mahdollisimman tietoturvallinen ympäristö. Henkilöstöllä on velvollisuus säännöllisin väliajoin kirjautua Aalto-yliopiston järjestelmiin VPN:n kautta, jotta he saavat koneelleen tarvittavat tietoturva- ja muut ohjelmistopäivitykset.
    • Mikäli työntekoon käytetään kotikonetta, tulisi huolehtia siitä, että jokaisella perheenjäsenellä on oma käyttäjätunnuksensa koneelle, jolloin työhön liittyvä materiaali ja käytettävät ohjelmistot ovat vain Aallon työntekijöiden saatavilla.
  • Huolehdi tietoaineiston varmuuskopioinneista sekä aineiston turvallisesta hävittämisestä.
  • Asiakirjojen käsittelyssä on noudatettava samoja periaatteita riippumatta työnteon paikasta. Salassa pidettävä materiaali tulee säilyttää siten, etteivät ulkopuoliset pääse siihen käsiksi.

Vakuutusturva ja työterveyshuolto

Aallon työntekijät kuuluvat lakisääteisen tapaturmavakuutuksen piiriin. Vakuutus korvaa välittömästi työhön liittyvät tapaturmat myös työskenneltäessä Aallon toimipisteiden ulkopuolella (kuitenkin Suomessa).

Terveystalolla on jokaiselle kampukselle oma toimipisteensä, jota kampuksen henkilöstö ensisijaisesti käyttää. Akuuttitilanteissa on mahdollista käyttää lähintä Terveystalon toimipistettä. Myös akuuttitilanteissa palvelut ovat käytettävissä arkipäivisin (ma - pe) toimipisteen aukiolon ajan mukaan, kuitenkin enintään klo 21 asti. Erikoislääkärikäynti edellyttää aina työterveyslääkärin lähetteen.

Lomat ja poissaolot

Joustava ja monipaikkainen työnteko ei vaikuta tapaan, jolla työntekijä ilmoittaa sairaspoissaoloista ja sopii lomista ja muista poissaoloista. Sairastumisesta ilmoitetaan viipymättä esimiehelle ja lomista, saldovapaista tai muista poissaoloista keskustellaan ja sovitaan etukäteen esimiehen kanssa.

Katso tarkemmin

  • Vuosilomat
  • Sairaspoissaolot
  • ESS- itsepalvelukanava

Katso tarkemmin

Ulkomailla tehtävä etätyö

Aallon työntekijän ulkomailla työskentely on etätyötä silloin, kun tehtävä ei edellytä ulkomailla työskentelyä vaan työn voisi tehdä myös Suomessa. Työntekijän palkka maksetaan normaalisti, mutta työnantaja ei korvaa työntekijälle matkoja tai ulkomailla oleskelusta aiheutuvia kustannuksia. Komennuspolitiikkaa ei sovelleta ulkomailla tehtyyn etätyöhön, eikä etätyötä tekevälle henkilölle tehdä komennussopimusta.

Ulkomailla tehtävästä etätyöstä tulee aina olla ehdottomasti yhteydessä koulun henkilöstöpäällikköön tai yksikön HR-koordinaattoriin ennen etätyösopimuksen tekemistä.

Tarkemmin ulkomaankomennuksista.

Ulkomailla tehtävä etätyö, verotus ja sosiaaliturva

Suomen sosiaaliturvan säilymisen osalta tulee hakea päätökset Eläketurvakeskukselta tai Kelalta. Mikäli etätyötä suunnitellaan tehtäväksi muussa kuin EU/ETA maassa tai maassa, jonka kanssa Suomella on olemassa sosiaaliturvasopimus, tai työntekijällä on työnantaja useammassa maassa yhtä aikaa, saattaa syntyä velvoite sosiaali- ja eläketurvaan liittyvien maksujen maksamisesta myös työskentelyvaltioon. Työntekijän yksikkö on tällöin velvollinen maksamaan kaikki kustannukset, jotka syntyvät mahdollisesta työnantajaksi rekisteröitymisestä työskentelymaassa sekä edellytettyjen maksujen tilittämisestä aiheutuvista kustannuksista ja itse maksuista. Työntekijä vastaa työntekijän sosiaaliturvaan liittyvistä maksuosuuksista sekä Suomessa että asemamaassa.

Verotuksen osalta työntekijä on velvollinen selvittämään Suomen ja työskentelyvaltion verotukseen liittyvät asiat hyvissä ajoin ennen lähtöään. 

Ulkomailla tehtävästä etätyöstä laaditaan Aalto-yliopiston kanssa normaali etätyösopimus.

Lisätietoja

 

Tätä palvelua tarjoaa:

Henkilöstöpalvelut

Löysitkö tästä tarvitsemasi tiedon? Jos et, ota meihin yhteyttä.
  • Julkaistu:
  • Päivitetty:
Jaa
URL kopioitu