Aalto-yliopiston julkaisualustan käyttö julkaisun kokoamiseen ja tilaamiseen

• Oletuspainotalo julkaisualustaa käyttäessä on Unigrafia. Mikäli suunnittelet muun painotalon käyttöä ole aina hyvissä ajoin etukäteen yhteydessä yliopiston julkaisuarjojen julkaisutukeen [email protected].
• Julkaisut saavat Aalto-yliopiston ISBN-tunnuksen.
• Julkaisusta tulee toimittaa Aalto-yliopiston oppimiskeskukseen kappale arkistointia varten niissä formaateissa, joissa julkaisu on tehty.
• Kaikkien Aalto-yliopiston julkaisusarjojen tiedot tallennetaan ja julkaistaan Aaltodoc-julkaisuarkistossa. Sähköinen julkaisu voidaan julkaista Aaltodocissa tekijän luvalla.
• Unigrafia lähettää julkaisusta lakisääteiset kuusi vapaakappaletta Kansalliskirjastoon.  Jos käytät toista painotaloa sinun tulee huolehtia, että painotalo toimittaa vapaakappaleet Kansalliskirjastoon.
• Kun teet tilausta, ota huomioon koulusi ja laitoksesi ohjeet julkaisuihin liittyen. Mikäli koulusi maksaa osan painatuskustannuksista, selvitä koulusi kustannuspaikkakoodi ennen tilauksen tekemistä. Unigrafia ei aloita julkaisun tuottamista puutteellisilla laskutustiedoilla.
• Varaa riittävästi aikaa julkaisun tilaamiseen ja painotyöhön. Unigrafian aikataulu painatukselle on seuraavanlainen: Tilaaja saa vedokset kolmen työpäivän kuluessa tilauksen tekemisestä. Painotyö vie enintään seitsemän työpäivää vedosten hyväksymisestä. Jos julkaisu on tuotettava tiukemmassa aikataulussa, varaudu maksamaan lisäkustannukset. 
• Jos olet tilaamassa väitöskirjaa, ota lisäksi huomioon väitöskirjan riiputukseen tarvittava aika.
• Viimeistele tilauksesi vasta, kun julkaisu on lopullisesti valmis. Kaikki muutokset tilauksen jälkeen ovat maksullisia. Mikäli huomaat tilauksessa korjattavaa jälkikäteen ole yhteydessä suoraan painotaloon.
• Mikäli olet aikeissa tehdä vain sähköisen version, valitse vain PDF version. Jos olet aikeissa tuottaa vain painetun julkaisun, valitse vain Printed version. 

Kun kokoat tilausta, huomioi seuraavat asiat:

• Tallenna tilaus säännöllisesti. Julkaisusta voi tallentaa osia milloin vain ja jatkaa työtä myöhemmin. Kansien ja nimiösivujen tiedot on hyvä tallentaa aina silloin tällöin alustaa käytettäessä. Jos julkaisualustalla jätetään sivu auki, kun tietokonetta ei käytetä, järjestelmä voi turvallisuussyistä edellyttää uudelleenkirjautumista, jolloin kaikki tallentamattomat tiedot menetetään.
• Esikatsele tilaus. Kansi- ja nimiösivujen tietoja ja ulkonäköä voi esikatsella napsauttamalla Update tai PDF Preview. Huomaa, että esikatselu ei näytä (painetun) julkaisun kuvien laatua. Tarkista huolellisesti, että kaikki tarvittavat tiedot ovat oikeassa muodossa. Kun kenttiin tehdään korjauksia, ne saa näkyviin napsauttamalla Update.
• Muokkaa tilausta. Mene ostoskorinäkymään ja jatka julkaisusi muokkaamista napsauttamalla Edit. Työtä voi muokata niin monta kertaa kuin haluat ennen tilauksen tekemistä.

1. Kirjaudu sisään Aalto-yliopiston julkaisualustalle (https://automation.digtator.fi/aalto)

2. Valitse julkaisullesi oikea julkaisupohja

Aalto-yliopistolla on kuusi julkaisupohjaa:

1. Tekniikan korkeakoulujen väitöskirjapohja
2. Kauppakorkeakoulun ja Taiteen ja suunnittelun korkeakoulun väitöskirjapohja
3. Raportit
4. Toimitetut teokset (Compiled works)
5. Oppiaineistot (Study materials)
6. Työpaperit (Working papers)

Julkaisun tyypeissä voi olla alatasoja, jotka määritetään kansinäkymän alareunassa alustan kentässä ”Level”. Raporteille, oppiaineistoille, toimitetuille teoksille ja työpapereille on valittava kansia laadittaessa sarja, joka perustuu julkaisun sisältöön. Lisätietoa Aalto-yliopiston julkaisusarjoista täällä.

3. Täytä julkaisua koskevat yleiset tiedot (Publishing Options)

Kun olet valinnut julkaisutyypin pohjan, jatka täyttämällä asiaankuuluvat tiedot:

• Korkeakoulu ja laitos (vapaaehtoinen muille kuin väitöskirjoille)
• Julkaisun kieli
• Jos tilaat väitöskirjaa, valitse väitöskirjan tyyppi: monografia-, essee- tai artikkeliväitöskirja
• Onko julkaisu sähköinen ja/tai painettu (Huom! Väitöskirjoissa painettu versio on pakollinen.)
• Painettujen kappaleiden määrä. (Laske mukaan pakolliset kappaleet, eli Aalto-yliopiston oppimiskeskukseen toimitettava yksi kappale + kuusi Kansalliskirjaston vapaakappaletoimistoon toimitettavaa kappaletta.)
• Värillisinä painettavat sivut. Tilausvaiheessa on ilmoitettava niiden sivujen määrä, jotka haluat painattaa värillisinä. Sivut ilmoitetaan sivunumeroina sisältö-pdf:ssä. Jos julkaisu sisältää artikkelien kaltaisia osia, sivumäärä voidaan ilmoittaa seuraavasti: ”Artikkeli 1: s. 123–10, 145; Artikkeli 2: s. 50, 57”. Jos koko sisältö tai peräkkäisiä sivuja aiotaan painaa nelivärisenä, on ilmoitettava ensimmäisen ja viimeisen sivun numerot, esim. 1–150 ja 55–60.
• Aikataulu (julkaisun toivottu valmistumispäivä)
• Väitöskirjat: Julkaisun hyväksymispäivä ja väitöspäivä
• Muut julkaisut kuin väitöskirjat: ilmoita myös yksikön johtajan / ohjaajan nimi, joka on antanut luvan julkaisulle kyseisessä sarjassa.

4. Täytä julkaisun tekijä- ja nimitiedot (Publication Info)

Kun olet täyttänyt kaikki yleiset tiedot, täytä julkaisun tekijä- ja nimitiedot. Kun olet täyttänyt tiedot ensimmäisen kerran tässä vaiheessa, julkaisualusta generoi tiedot julkaisun muihin osiin.

5. Valitse kannen värit ja kuvat

Jatka kansien valmisteluun joko napsauttamalla näytön vasenta puolta tai käyttämällä seuraavan vaiheen toimintoa Next Step. Anna tiedot avautuviin kenttiin sekä etu- ja takakansista (Front cover interleaf, Back cover interleaf) että selkämyksestä (Spine interleaf). Takakannessa voi olla enintään tuhannen merkin (välilyönnit mukaan luettuina) pituinen esittely.

Kannet ja värit

Kun annat tietoja näihin kenttiin, voit myös valita julkaisusi värijärjestelmän. Alustalla kansien värit ovat parhaiten näkyvissä pdf:n esikatseluversiossa.

Kuvien ja tunnusten liittäminen kansiin

Tohtorinväitöskirjojen, raporttien ja toimitettujen teosten etukanteen voi lisätä kuvan. Huomaa, että kuvan käyttöön tarvitaan tekijänoikeuden haltijan lupa ja palvelu tarjoaa hyvin rajalliset muokkausmahdollisuudet. Voit käyttää mitä tahansa kuvaa, joka soveltuu sisältöön ja valittuun kannen väriin. Kuvaa ei tarvitse lisätä.

Käytä pdf- tai jpg-tiedostoa (tai tiff-muotoa) vähimmäisresoluutiolla 300 dpi ja väriasetusta CMYK valinnan mukaan. Väitöskirjan kannen kuvien vähimmäisresoluutio on 250–300 dpi. Käsittele ja rajaa kuvaa ennen lataamista. Kuvaa (ja kannen väriä) voi vaihtaa ennen lataamista niin monta kertaa kuin haluat.

Jos haluat, on mahdollista panna takakanteen 1–4 kumppanien tunnusta (Logos interleaf). Tämä ei koske väitöskirjoja.

6. Täytä nimiö- ja tiivistelmäsivujen tiedot

Aalto-yliopiston julkaisualusta generoi alkusivut, eli nimiö- ja tiivistelmäsivun tiedot suoraan väitöskirjaan. Anna kaikki tiedot nimiösivuja ja abstrakteja varten aukeavissa kentissä. Tekniikan korkeakouluilla on omat nimiösivuasiakirjansa väitöskirjoja varten, ja kauppakorkeakoululla ja taiteen ja suunnittelun korkeakoululla on eri versio. (Huom. Julkaisijan sijainti painetun ja sähköisen version tiivistelmäsivuilla on Helsinki, koska Aalto-korkeakoulusäätiön kotipaikka on Helsinki.)

Nimiösivuja on 4–6 sivua, joista sivut 4 ja 6 tai abstraktisivujen takasivut ovat tyhjiä. On suositeltavaa leikata ja liimata abstraktit (enintään 2 800–3 000 merkkiä välilyönnit mukaan luettuina) alustalle vain tekstinä, joka on laadittu Notepadissa tai muussa tekstinkäsittelyohjelmassa. Muissa julkaisuissa kuin tohtorinväitöskirjoissa abstraktisivut voidaan jättää pois, mutta niiden sisällyttäminen on suositeltavaa.

Nimiösivujen tiedot saa näkyviin napsauttamalla ”Update” tai ”PDF Preview”. Tarkista huolellisesti, että kaikki tarvittavat tiedot julkaisun ensimmäisillä sivuilla ovat oikeassa muodossa. Kun kenttiin tehdään korjauksia, ne saa näkyviin napsauttamalla ”Update”. Kun nimiösivut on tehty valmiiksi, tallenna ne ostoskoriin.

Tietojen kerääminen Acris-tutkimustietojärjestelmään

Julkaisualustan kautta kerätään tietoja muun muassa väitöskirjan valvojista, ohjaajista, esitarkastajista ja vastaväittäjistä Aaltodoc-julkaisuarkistoa ja Acris-tutkimustietojärjestelmää varten. Tallenna julkaisualustalle nimitietojen lisäksi tiedot myös organisaatioista (Aalto-yliopiston henkilökunta – yliopisto ja laitostaso, Aalto-yliopiston ulkopuoliset – yliopistotaso tai yrityksen nimi). Mikäli valvojana ja ohjaajana toimii sama henkilö, tallenna tieto molempiin kenttiin. Organisaatiotietojen avulla nimi yhdistyy oikeaan henkilöön Acriksessa. Täytä tiedot esimerkiksi näin:

• Professor First Name Surname, Aalto University, Department of Acoustics
• PhD First Name Surname, VTT Technical Research Centre of Finland Ltd
• Professor First Name Surname, Humboldt University of Berlin

7. Lataa sisältö pdf-tiedostoina ja tallenna koriin

Lataa sisältö pdf-tiedostoina julkaisualustalle. Nimeä tiedostot käyttämällä loogista järjestystä, esimerkiksi numerointia. Näin Unigrafia ymmärtää helpommin järjestyksen, jossa niiden on määrä näkyä lopullisessa julkaisussa. Artikkeli- ja esseeväitöskirjoissa artikkelit tai esseet on hyvä ladata omina tiedostoinaan julkaisualustalle. Unigrafia käyttää painotyössä alkuperäisiä julkaisualustalle lataamiasi tiedostoja. Lopuksi tallenna myös nämä toimenpiteet ostoskoriin.

Muista myös, että julkaisualusta generoi tiivistelmäsivun julkaisualustalle syöttämäsi tiivistelmätekstin pohjalta. Sisältöosuuden ei siis tule sisältää tiivistelmäsivuja.

Aalto-yliopiston julkaisusarjojen julkaisut ovat B5-koossa lukuun ottamatta valmisteluasiakirjoja, jotka ovat A4-kokoisia. Sisällön voi kuitenkin myös tuottaa A4-koossa, koska se pienennetään B5-kokoon painettaessa. Pienentäminen on otettu huomioon jäljempänä olevissa suositelluissa Word- ja Latex-pohjissa.

Erikoismerkit otsikoissa ja abstrakteissa

Jos julkaisusi otsikoissa tai abstraktissa on (matemaattisia) erikoismerkkejä, kopioi kyseessä oleva otsikko ja abstrakti yhteen PDF-tiedostoon ja lähetä se sähköpostitse osoitteeseen [email protected]. Kirjoita viestiin ohjeet merkkien sijoittamisesta. Tästä palvelusta veloitetaan maksu. – Huom. Julkaisualustalla abstrakteihin voi kirjoittaa ala- ja yläindeksejä.

Jos käytät LaTeXia, voit ladata abstraktin, jossa on erikoismerkkejä, julkaisualustalle. Tee abstraktista oikeankokoinen Aalto-sarjan LaTeX-mallilla (linkki edellä) luokkavaihtoehdolla ”abstracts”. Valitse mallin uusin versio ja lue asiakirjat huolellisesti ja tutustu myös esimerkkiin.

8. Tee tilaus ja täytä toimitus- ja laskutustiedot

Kun kaikki julkaisun osat ovat ostoskorissa, voit tehdä tilauksen seuraavasti:

1. Siirrä tilaus ostoskoriin painamalla Go to Order. Täytä sitä ennen huolellisesti kaikki tarvittavat tiedot.
2. Anna puhelinnumerosi ja muut tarvittavat toimitus- ja laskutustiedot. Voit antaa tarvittaessa lisätietoja käyttämällä toimituksen ja laskutuksen lisäohjekenttiä.
3. Kun olet täyttänyt toimitus- ja laskutustiedot, paina Next step. Ostoskorinäkymässä lähetä tilauksesi painamalla Place Order. Saat erillisen vahvistusviestin sähköpostiin.
4. Siirry katsomaan julkaisualustan generoimaa luonnosta ja viimeistele tilaus (kohta 9).

Huom. Julkaisualustaa käytettäessä tilaukset on toimitettava yksi kerrallaan. Mikäli ostoskorissasi on tiedostoja useampaa kuin yhtä julkaisua varten, käytä Hold-toimintoa, jolla voit säilyttää myöhemmäksi aineistot, jotka eivät kuulu ensimmäiseen julkaisuun, jonka aiot lähettää tilattavaksi. Kun olet toimittanut tilauksen ensimmäisestä julkaisusta, voit siirtää toisen julkaisun aineistot takaisin ostoskoriin toiminnolla Move to Cart.

9. Esikatsele julkaisualustan generoima luonnos ja tee tarvittavat korjaukset. Lähetä julkaisu painotaloon

Tilaus on hyväksyttävä ennen kuin sen voi lähettää painotaloon. Hyväksyessäsi tilausta voit tarkastaa alustan luomasta luonnosversiosta, onko julkaisussasi esimerkiksi typografisia virheitä tai asioita, joita haluaisit muuttaa sisällöstä:

1. Lataa esikatseluversio painalla Draft version.
2. Jos haluat tehdä muutoksia tilaukseen, paina Review, sitten Make changes.
3. Jos haluat viimeistellä tilauksen ja toimittaa sen painotaloon, paina Review ja Submit for publishing.

Huomaa, että tämä julkaisualustan automaattisesti luoma luonnosversio (draft) ei ole lopullinen sähköinen vedos! Näin ollen luonnosversio ei vastaa sähköistä vedosta, jonka saat Unigrafialta myöhemmin sähköpostitse (esim. artikkeliväitöskirjassa artikkelien marginaalit voivat näyttää luonnosversiossa vääriltä, mutta ne korjataan käsin painotalossa). Luonnosversiosta on tarkoitus tarkastaa vain esimerkiksi typografiset virheet.

10. Odota lopullista vedosta painotalosta ja hyväksy tilaus.

Unigrafia lähettää sinulle lopullisen vedoksen kolmen työpäivän kuluessa tilauksen tekemisestä. Jos käytät toista painotaloa, tarkista vedoksen aikataulu suoraan valitsemaltasi painotalolta.

Jos tarvitset apua tai sinulla on kysyttävää julkaisualustan käyttämisestä, ota yhteyttä meihin: [email protected].