Opiskelijatiimi ideoi palvelumuotoilun keinoin Postin pääkonttorin yleisten tilojen ilmettä ja toiminnallisuutta

Posti toivoi Aallon poikkitieteellisen opiskelijatiimin tarttuvan ”Postin aula” -projektiin, koska Postin omistamalta Postintaival 7 -kiinteistöltä vaaditaan jatkossa uudenlaista joustavuutta ja modernia ilmettä. Posti ja sen toimiala muuttuvat merkittävästi, kun palveluita digitalisoidaan. Myös Postin rakennuksen ympäristö muuttuu lähivuosina uuden asemakaavan myötä betoni- ja asfalttiviidakosta vehreäksi asuinalueeksi. Postintaival 7:ssa toimii Postin pääkonttorin lisäksi myös kolme muuta yritystä, joilla on omia tiloihin liittyviä tarpeitaan. 

”Halusimme rohkeita uusia ideoita tilojen ilmeen ja toiminnallisuuden tuomiseksi 2020-luvulle. Ideat toimisivat pohjana tarkemmalle tilasuunnittelulle. Projektissa tarkasteltiin niin rakennuksen aulatiloja, ravintolaa kuin ensimmäisen kerroksen kokoustiloja”, kertoo Postin toimitilapäällikkö Jari Alén.

Kyselytutkimus, haastatteluja ja havainnointia

Vivi Kiukkasen mukaan Postilla on paljon uusia innovaatioita, jotka haluttiin tuoda esille tiloihin. ”Postilaisten kanssa oli myös helppoa toimia ja meitä kannustettiin heti alussa rikkomaan rajoja ja olemaan luovia. Näistä lähtökohdista oli innostavaa tehdä projektia”, hän sanoo.

Projektitiimi teki tarvekartoituksen, jossa se hyödynsi palvelumuotoilun työkaluja, kuten kyselytutkimusta, haastatteluja ja observointia. Lisäksi opiskelijat järjestivät projektin aikana osallistavan suunnittelutyöpajan, jossa osallistujat saivat kuvitella yhden päivän rakennuksessa vuonna 2040. Projektin lopputuloksena oli neljä käyttäjäpersoonaa sekä kolme käyttäjähaastatteluihin ja -tutkimukseen perustuvaa tulevaisuuden skenaariota. 

”Palvelumuotoilun rooli rakennetun ympäristön kehittämisessä korostuu. Projekti tarjosi hyvän mahdollisuuden oppia aiheesta lisää todellisen yhteistyökumppanin kanssa. Opiskelijoiden erilaiset osaamiset täydensivät hienosti toisiaan ja johtivat kiinnostavaan, ammattimaisesti toteutettuun lopputulokseen”, sanoo tiimiä ohjannut Antti Pirinen. 

Tiimityön sujuvuus välittyi myös Postille, jonka Learning Manager Kaisa Suojoki kertoo projektitiimin työskentelyn olleen alusta loppuun asti päämäärätietoista ja innovatiivista. Hän kehuu, että opiskelijat myös toimivat proaktiivisesti ja että projekti eteni sovittujen aikataulujen mukaisesti.

Kolme eri tulevaisuuden skenaariota: Taipale, Retki ja Matka

Palvelumuotoilunäkökulma auttoi projektitiimiä ymmärtämään tilojen käyttäjien tarpeita. Kerätyn materiaalin avulla projektiryhmä loi Postin toiveesta kolme eri tulevaisuuden skenaariota, joille he antoivat nimet Taipale, Retki ja Matka. Skenaarioiden tarkoituksena oli koota tutkimushavainnot kiinnostavalla tavalla yhteen ja innovoida kiinteistön tulevaisuutta. Skenaariot esiteltiin Postille pohjapiirrosten ja havainnekuvien avulla. Lisäksi haastateltavista koostettiin neljä kuvitteellista käyttäjäpersoonaa, joiden palvelupolkuja kuvattiin tarinoiden kautta.

“Projektin lopputuotoksena syntyneet tilasuunnitelmat olivat ilahduttavan erilaisia ja niitä oli pohdittu monipuolisesti erilaisten käyttäjäpersoonien avulla”, sanoo Kaisa Suojoki. 

Tulevaisuuden skenaariot erosivat toisistaan toteutettavuuden, teknologian ja kuvitteellisen budjetin suuruuden perusteella. Taipale-skenaariossa tilaa muokattiin remontoimalla olemassa olevia tiloja: kokoussiipi sai uuden sisäänkäynnin, ja infotiski siirtyi eteisaulaan paremman asiakaskokemuksen luomiseksi. Retki- ja Matka-skenaarioissa muutokset tehtiin täydennysrakentamisella ja korvaamalla matala toimisto-osa uudella korkealla osalla. Molemmissa skenaarioissa rakennuksen pääsisäänkäynti siirtyi kaavamuutoksessa olevalle kävelykadulle, ja vanhan sisäänkäynnin paikalle rakennettiin uusi ravintola. Futuristisesta Matka-skenaariosta löytyvät muun muassa Aalto Hub, hologrammi-kokoustila ja drooni-kuljetuspalvelu. Uudentyyppisiä tiloja löytyi kaikista skenaarioista, oman paikkansa saivat esimerkiksi rentoutumishuone ja esittelytila ”showroom”. Myös tilojen esteettömyyteen kiinnitettiin erityistä huomiota. 

”Tarkkojen havaintojen ja monipuolisten analyysien avulla syntyi lopputulos, joka ylitti odotukset. Toteutukseen suunnitelmia päätyy asteittain heti alkaneen vuoden alusta alkaen”, sanoo Postin toimitilapäällikkö Jari Alén.

Räätälöidyt opiskelijoiden yritysprojektit -konsepti tarjoaa opiskelijoille mahdollisuuden päästä ratkomaan yritysten ajankohtaisia liiketoiminnan haasteita, ja toimeksiantajayritykselle mahdollisuuden kehittää ja sparrata uusia ideoita yhdessä opiskelijoiden kanssa.