Palvelut

Aalto-yliopiston asiakirjahallintapalvelut

Asiakirjahallintapalvelut vastaa monipuolisesti yliopiston tietoon ja kulttuuriperintöön liittyvistä tehtävistä sekä kirjaamo- ja arkistopalveluiden toiminnasta. Tavoitteena on edistää yliopiston tiedon digitalisointia ja varmistaa pitkään ja pysyvästi säilytettävän tiedon käytettävyys ja saavutettavuus.
Asiakirjahallinnan digitaaliset palvelut
Aalto-yliopiston asiakirjahallinnan digitaaliset palvelut

______________________________________________________________________________________________________________

Asiakirjahallintapalveluiden tehtäväalueet

Taideteollinen korkeakoulu kirjasto Ateneum
Taideteollisen korkeakoulun kirjasto, Ateneum. Kuva: Aalto-yliopiston arkisto, Taideteollinen korkeakoulu

Tiedonohjaus ja asiakirjahallinnan prosessit

  • Yliopiston pitkään ja pysyvästi säilytettävän tiedon tunnistaminen ja hallinta 
  • Yliopiston tiedonohjaussuunnitelman ylläpito 
  • Tiedonohjaussuunnitelman toteuttaminen ja prosessien suunnittelu yhteistyössä yliopiston palveluiden kanssa 
  • Asiakirjahallintaan liittyvä koulutus ja ohjeistaminen 
  • Kirjaamotoiminta, asianhallinta sekä päätös- ja sopimustiedon ylläpito 
  • Tietopalvelu ja julkisuuslain mukaiset tietopyynnöt 
Teknillisen korkeakoulun laboratorio
Teknillisen korkeakoulun laboratoriossa tehdään koetta. Kuva: Aalto-yliopiston arkisto, Teknillinen korkeakoulu

Tiedon digitaalisen elinkaaren hallinta ja järjestelmäinfrastruktuurin kehittäminen 

  • Prosessien digitalisointi ja rajapintaratkaisujen suunnittelu asianhallintajärjestelmä SAHAan ja Aalto Repositoryyn (mm. Päätöslomake, CRM, APL, Workday, palkkiolomake, aalto.fi) 
  • Digitaalisten aineistojen vastaanottokanavien suunnittelu ja kehittäminen 
  • Tiedon hallintaan, säilyttämiseen ja jakamiseen liittyvän järjestelmäinfrastruktuurin kehittäminen (mm. SAHA ja Valmu, Aalto Sign, Aalto Repository, Aalto arkisto Finna) 
  • Sähköinen arkistointi ja pitkäaikaissäilytys (Aalto Repository ja CSC-PAS) 
Re-imagining the past -näyttely
Re-imagining the Past -näyttely keväällä 2020. Kuva: Aalto-yliopiston arkisto

Yliopiston tieteellisen, taiteellisen ja hallinnollisen kulttuuriperinnön säilyttäminen ja ylläpito 

  • Kokoelmanhallintatyö: aineistojen kuvailu ja luettelointi, aineistojen digitointi, digitaalisen aineiston jakaminen ja saataville asettaminen 
  • Kokoelmien omistajuus ja käyttöoikeudet 
  • Aineistojen seulominen, järjestäminen ja suojaaminen 
  • Aalto arkisto Finna -palvelun näkymän ja rajapinnan ylläpito 
  • Tutkija- ja tietopalvelu  
  • Koulutus, vierailut, näyttelyt ja koulutusohjelmayhteistyö  

Tutustu palveluihin ja toimintaan

Aalto-ylopiston arkiston kuva- ja esineaineistoihin kuuluva negatiivi

Aalto-yliopiston arkisto

Aalto-yliopiston arkisto on kaikille tutkijoille avoin arkisto. Arkistopalvelujen tehtävänä on yliopiston tieteellisen, taiteellisen ja hallinnollisen kulttuuriperinnön säilyttäminen ja ylläpito sekä siihen pohjautuvan tutkimuksen edistäminen.

Otakaari 1 ilmakuva

Kirjaamo

Kirjaamo vastaa yliopistossa syntyvien ja sinne saapuvien virallisten asiakirjojen rekisteröinnistä sähköiseen asianhallintajärjestelmään (SAHA), sekä saapuvien asiakirjojen jakelusta ja arkistoinnista.

Palvelut

Asiakirjahallinnan työkalut

Aalto Sign main image

Aalto Sign – sähköinen allekirjoituspalvelu

Aalto-yliopistossa on käytössä allekirjoituspalvelu Aalto Sign. Kaikki yliopiston työntekijät voivat lähettää palvelun kautta dokumentteja allekirjoitettavaksi ja palvelun kautta lähetettyjä allekirjoituspyyntöjä voi allekirjoittaa kuka tahansa myös yliopiston ulkopuolelta. Palvelu on Sarake Oy:n tarjoama.

Palvelut

Asiakirjahallinnan ohjeet

Otaniemi kampus ilmakuva

Tiedonohjaussuunnitelma TOS

Tiedonohjaussuunnitelma TOS on yliopiston asiakirjojen ja niihin verrattavien tietoaineistojen rekisteröinnin, käsittelyn ja säilyttämisen ohjeisto. Tiedonohjaussuunnitelma sisältää tiedot organisaatiossa syntyvistä asiakirjoista ja tietoaineistoista sekä niiden rekisteröintiin ja käsittelyyn liittyvistä menettelyistä ja julkisuudesta.

Palvelut

Aalto-yliopiston kirjaamo

Sähköposti: [email protected]
Puh. 050 406 1141

Aalto-yliopiston arkisto

Sähköposti: [email protected]
Puh. 050 596 9639

Käyntiosoite: Otakaari 1B, Espoo
Postiosoite: PL 11000, 00076 AALTO

Tätä palvelua tarjoaa:

Asiakirjahallintapalvelut

Löysitkö tästä tarvitsemasi tiedon? Jos et, ota meihin yhteyttä.
  • Julkaistu:
  • Päivitetty: