Tietopalvelusihteeri

Aalto-yliopisto on rohkeiden ajattelijoiden yhteisö, jossa tiede ja taide kohtaavat tekniikan ja talouden. Yliopistossa on kuusi korkeakoulua ja lähes 20 000 opiskelijaa. Henkilöstön määrä on 4 700, josta professoreita on 390. Kampuksemme sijaitsevat Espoossa ja Helsingissä.

Etsimme asiakirjahallintapalveluihin määräaikaista

TIETOPALVELUSIHTEERIÄ

perhevapaan sijaiseksi ajalle 9/2017-12/2017

Aalto-yliopiston asiakirjahallintapalvelut vastaa yliopiston asiakirjahallinnan ohjaamisesta sekä kirjaamo- ja arkistotoimista.

Tietopalvelusihteeri hoitaa itsenäisesti lähtevien ja saapuvien asiakirjojen sekä sähköpostiviestien rekisteröinnin yliopiston asianhallintajärjestelmä SAHA:an sekä saapuneiden asiakirjojen jakelun. Tietopalvelusihteeri vastaa kirjattujen asiakirjojen arkistoinnista ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Vastuualueeseen kuuluu lisäksi tietopalvelu ja asiakirjahaut yliopiston sisäisille ja ulkoisille asiakkaille sekä asianhallintajärjestelmä SAHA:an ja yliopiston tiedonohjaussuunnitelmaan liittyvää neuvontaa.

Tehtävän menestyksellinen hoitaminen edellyttää:

  • soveltuvaa tutkintoa (amk / opistotaso)
  • kokemusta assistentin / sihteerin tehtävistä
  • oma-aloitteinen ja asiakaspalveluhenkinen työote, tarkkuus ja priorisointikyky
  • kyky itsenäiseen työskentelyyn ja kyky tulla toimeen erilaisten ihmisten kanssa
  • valmius sujuvaan suulliseen ja kirjalliseen viestintään suomeksi ja englanniksi

Eduksi luetaan:

  • aiempi työkokemus asiakirjahallinnan (kirjaamo tai arkisto) työtehtävistä
  • ymmärrys yliopistotoiminnasta ja sitä koskevista määräyksistä ja lainsäädännöstä
  • vahva tietotekninen osaaminen ja aiempi käyttökokemus kirjaamo- ja arkistotoiminnassa käytössä olevasta tietojärjestelmästä (Triplan Oy, TWeb/SAHA)

Tehtävän palkkaus määräytyy yliopiston palkkausjärjestelmän mukaisesti.

Lisätietoja antaa asiakirjahallinnan päällikkö Susanna Kokkinen, 31.7- 4.8.2017 välisenä aikana, puh. 050-3016913 tai susanna.kokkinen(at)aalto.fi

Pyydämme hakemukset sähköisesti 4.8.2017 mennessä alla olevan linkin kautta. Liitä hakemukseesi liitetiedostona myös CV ja avoin hakemuskirje.